Zatrudnienie pracownika wiąże się z decyzją dotyczącą rodzaju umowy na podstawie strony chcą nawiązać współpracę. Przy nawiązaniu stosunku pracy może być to na początek umowa na okres próbny, ale nie stoi nic na przeszkodzie, by od razu podpisać umowę na czas określony lub nieokreślony, jednak takie rozwiązanie z reguły uważane jest za zbyt ryzykowne. Sprawdź, o czym należy pamiętać zatrudniając pracowników.
Zatrudnienie pracownika i dokumentacja z tym związana
Osoba podpisująca umowę o pracę zobowiązuje się do wykonywania określonej pracy w określonym miejscu i czasie pod kierownictwem pracodawcy. Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością wynagradzania zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie o pracę, w kwocie większej lub równej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Przed podpisaniem umowy przedsiębiorca musi zgromadzić dokumenty wymagane do nawiązania stosunku pracy. W czasie trwania zatrudnienia oraz po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty pracownika - akta osobowe dzielą się na części dotyczące poszczególnych etapów zatrudnienia.
Część A - znajdują się w niej dokumenty zgromadzone przed zatrudnianiem pracownika, są to między innymi:
- kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Część B - znajdują się w niej dokumenty zgromadzone w trakcie zatrudniania pracownika, są to między innymi:
- umowa o pracę,
- pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami z regulaminem pracy oraz zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z przysługującego urlopu na opiekę nad dzieckiem,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo rozliczenia się,
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
- pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopów związanych z rodzicielstwem oraz urlopu bezpłatnego,
- orzeczenia lekarskie wydane z związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.
Część C - zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, są to między innymi:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli taka umowa była zawarta,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Część D - zawiera dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest jedną z form przetwarzania danych osobowych. W związku z tym pracodawca jest zobowiązany do:
- zapewnienia należytej ochrony danych osobowych,
- nieudostępniania osobom nieuprawnionym,
- ochrony przed utratą lub zniszczeniem,
- dopuszczenia do danych wyłącznie osób upoważnionych.
Treść umowy o pracę
Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę musi określać strony umowy, rodzaj umowy, datę zawarcia umowy oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności:
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Umowę o pracę należy zawrzeć w formie pisemnej. Jeżeli umowa nie zostanie zawarta na piśmie, pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli ten dzień nie został określony - w dniu podpisania umowy.
Zatrudnienie pracownika wiąże się z obowiązkiem poinformowania go na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Zatrudnienie pracownika na pełen etat przedsiębiorca powinien wypłacać wynagrodzenie wyższego lub równego minimalnej płacy określonej na dany rok. W Polsce minimalne wynagrodzenie ustalane jest corocznie na podstawie Ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Wysokość minimalnego wynagrodzenia jest ogłaszana w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, w drodze obwieszczenia Prezesa Rady Ministrów (do 15 września każdego roku na kolejny rok). Ustalone odgórnie minimalne wynagrodzenie jest kwotą brutto.
Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje również co najmniej minimalne wynagrodzenie obliczone proporcjonalnie do wymiaru etatu.
