Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych podczas pracy zdalnej

W czasie walki z zagrożeniami spowodowanymi epidemią COVID-19 pracodawcy mogą kierować pracowników do wykonywania pracy zdalnej. Dotyczyć może to m.in. pracowników, którzy do realizacji zadań służbowych wykorzystują swój prywatny samochód. Nasuwa się w związku z tym pytanie, czy w okresie świadczenia pracy zdalnej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych.

Prywatny samochód jako narzędzie pracy 

Pracownicy przy wykonywaniu zadań powierzonych im przez pracodawców posługują się czasem własnymi samochodami. Jednak samo korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych nie rodzi po stronie pracodawcy obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnego pojazdu do wykonywania pracy. Podstawą do żądania od pracodawcy zwrotu wspomnianych kosztów może być dopiero uprzednio zawarta między stronami umowa cywilnoprawna (art. 34a ust. 1 Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym).

Dokonanie uzgodnienia między stronami stosunku pracy w umowie cywilnoprawnej, że pracodawca będzie zwracać pracownikowi koszty używania jego prywatnego samochodu do celów służbowych, jest zgodne z wynikającą z art. 22 § 1 Kodeksu pracy zasadą, że to na pracodawcy jako podmiocie zatrudniającym ciąży obowiązek organizowania pracy i wyposażenia stanowisk pracy w niezbędne narzędzia.

Umowa cywilnoprawna dotycząca używania prywatnego samochodu do celów służbowych powinna zawierać co najmniej wskazanie stron (pracodawcy i pracownika) oraz zgodę pracodawcy na używanie przez pracownika do celów służbowych samochodu będącego jego własnością albo znajdującego się w jego dyspozycji, lecz niebędącego własnością pracodawcy. Warto również określić w umowie zakres i zasady wykorzystania samochodu.

W przypadku używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, zwrot kosztów określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (§ 1 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, dalej „rozporządzenie o kosztach”).

Ryczałt 

W przypadku jazd lokalnych (czyli używania samochodu do celów służbowych w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika) zwrot kosztów następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów.

Maksymalna wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego uzależniona jest od pojemności skokowej silnika i wynosi:

  • 0,5214 zł – dla pojemności do 900 cm3;

  • 0,8358 zł – dla pojemności powyżej 900 cm3.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalany jest przez pracodawcę w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten nie może przekroczyć:

  • 300 km – do 100 tys. mieszkańców;

  • 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;

  • 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

W szczególnych przypadkach wskazanych w rozporządzeniu o kosztach limit może zostać podwyższony (jazdy lokalne w służbie leśnej, w służbie parków narodowych, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej).

Aby można było dokonać zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych konieczne jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego tego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
W oświadczeniu należy podać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz wskazać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. 

Zwrot kosztów w przypadku podróży służbowej

Zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia o kosztach.

Zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem w podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie ma charakteru ryczałtowego – kwota zwrotu jest uzależniona od liczby faktycznie przejechanych kilometrów.

Praca zdalna 

Praca zdalna została zdefiniowana w Tarczy antykryzysowej jako wykonywanie, na polecenie pracodawcy, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania – w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 (art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być przez pracodawcę w każdym czasie cofnięte.

Wykonywanie pracy w trybie pracy zdalnej nie wyklucza możliwości używania w tym czasie prywatnego samochodu do celów służbowych.

Czy za czas pracy zdalnej przysługuje zwrot kosztów używania prywatnego samochodu?

Jak wynika z przedstawionych wyżej zasad dotyczących używania prywatnego samochodu do celów służbowych, koniecznymi warunkami zwrotu poniesionych w związku z tym przez pracownika kosztów są:

  • w przypadku jazd lokalnych (rozliczenie ryczałtowe) – złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu samochodu do celów służbowych w danym miesiącu;

  • w przypadku jazd zamiejscowych (rozliczenie według przejechanych kilometrów) – faktyczne odbycie podróży służbowej.

Nie ma przy tym istotnego znaczenia, czy używanie samochodu prywatnego miało miejsce w czasie wykonywania pracy w zwykły sposób, czy też w trybie pracy zdalnej.

Przykład 1.

Pracownik podpisał z pracodawcą umowę cywilnoprawną w sprawie używania prywatnego samochodu do celów służbowych. W lutym 2021 roku pracodawca polecił pracownikowi świadczenie pracy w trybie pracy zdalnej. W miesiącu tym, zgodnie ze złożonym oświadczeniem, pracownik używał prywatnego samochodu do celów służbowych, w jazdach lokalnych. W związku z tym przysługuje mu ryczałtowy zwrot kosztów.

Przykład 2.

Pracownik wykonujący pracę zdalną świadczył ją w styczniu 2021 roku, wyłącznie przebywając w domu, posługując się środkami bezpośredniego porozumiewania się na odległość (telefon, e-mail). W tych okolicznościach pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych, ponieważ we wspomnianym miesiącu w ogóle go nie używał – zarówno do jazd lokalnych, jak i zamiejscowych.

Podsumowując, wykonywanie pracy w trybie zdalnym, w rozumieniu art. 3 Tarczy antykryzysowej, nie wpływa na pozbawienie pracownika prawa do zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych.