Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód służbowy dla menedżera - jak rozliczyć?

Spółki wraz z rozwojem i ekspansją muszą zatrudniać wykwalifikowanych menedżerów. W wielu przypadkach kadra menedżerska nie pracuje na tzw. etacie. Kadra zarządzająca poza wysokimi poborami otrzymuje liczne benefity. Jednym z nich jest możliwość korzystania z samochodów służbowych w celach prywatnych. W przypadku kadry menadżerskiej niebędącej pracownikami powstaje przychód. Podatnicy nadal mają problem z jego rozliczeniem.

Przychód podatkowy – menedżer zatrudniony na etacie

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej: ustawa o PIT – przychodami są co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. 

Na podmiotach dokonujących ww. świadczeń co do zasady ciążą obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych (patrz art. 31 ustawy o PIT) do obliczenia i pobrania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku pracy.

Samochód służbowy dla menedżera - nieodpłatne korzystanie z samochodu 

Na wstępie należy przypomnieć, że jednym z nieodpłatnych świadczeń zaliczonych do przychodów ze stosunku pracy jest nieodpłatne wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika. Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

  • 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;

  • 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W sytuacji wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w ust. 2a. Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w ust. 2a albo ust. 2b i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Przykład 1.

Spółka zatrudniła menedżera, który ma pokierować przedsiębiorstwem i wdrożyć plan ekspansji na nowe rynki. W ramach wykonywanej działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje samochody osobowe. Z jednego z nich korzysta zatrudniony menedżer. Spółka zezwala na wykorzystywanie samochodu służbowego (luksusowego SUV-a) przydzielonego nowemu menedżerowi, także do celów prywatnych. Pracownik otrzymał ponadto kartę paliwową, aby mógł tankować oraz dokonywać innych nabyć eksploatacyjnych związanych z pojazdem. Spółka zastanawia się, czy przekazując samochód służbowy nieodpłatnie do użytku prywatnego z zapewnionym paliwem i materiałami eksploatacyjnymi, może wszystko rozliczyć w ustawowym limicie 400 zł?

Tak, w tym przypadku może zaliczyć wszystkie opłaty do limitu. Potwierdza to interpretacja ogólna Ministra Finansów z 11 września 2020 roku, nr DD3.8201.1.2020, w której czytamy, że ryczałtowa kwota z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT „obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym”.

Kontrakt menedżerski

Kontrakt menedżerski nazywany jest też umową o zarządzanie przedsiębiorstwem bądź umową zarządu. Polega na tym, że menedżer zobowiązuje się do prowadzenia za wynagrodzeniem przedsiębiorstwa drugiej strony na jej rachunek i ryzyko, przy czym prowadzi to przedsiębiorstwo bądź we własnym, bądź w cudzym imieniu. Charakterystyka kontraktów menedżerskich przede wszystkim podkreśla samodzielność menedżera oraz cel umowy, którym jest przeniesienie prowadzenia przedsiębiorstwa na menedżera z przyznaniem mu samodzielności w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem. W praktyce cechą kontraktów menedżerskich jest oczekiwanie, że menedżer wniesie też własne wartości niematerialne w postaci nowego sposobu zarządzania przedsiębiorstwem, swoje doświadczenia zawodowe, wiedzę handlową, wyrobione kontakty handlowe itd. 

Kontrakt menedżerski należy do kategorii umów cywilnoprawnych. Charakter usług zarządzania lub umów o podobnym charakterze ustawodawca zawarł w treści art. 13 pkt 9 ustawy o PIT stanowiącego, że przychody z tego tytułu są przychodami z osobiście wykonywanej działalności, nawet gdy umowy te zawierane są przez autonomiczne podmioty gospodarcze.

Tym samym przychody uzyskiwane na podstawie kontraktu menedżerskiego należy zaliczyć do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, a dochód z tego źródła powinien być opodatkowany według zasad przewidzianych dla tego źródła przychodu, tj. na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej (patrz art. 17 ust. 1 ustawy o PIT).

Kontrakt menedżerski – rozliczenie używania samochodu służbowego

Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku większości menedżerów mamy do czynienia z kontraktem menedżerskim.

Przykład 2.

Spółka zawarła kontrakt menedżerski. Menedżer ma pokierować przedsiębiorstwem i wprowadzić plan naprawczy. W ramach wykonywanej działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje samochody osobowe. Z jednego z nich korzysta menedżer. Spółka zezwala na wykorzystywanie luksusowego samochodu służbowego przydzielonego nowemu menedżerowi także do celów prywatnych. Zastanawia się, czy przekazując samochód służbowy nieodpłatnie do użytku prywatnego, może go rozliczyć w formie ryczałtowej. Spółka ustaliła, iż najem luksusowego samochodu kosztuje około 4000 zł miesięcznie. 

W myśl art. 12 ust. 2 ustawy o PIT wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługuje tylko pracownikowi. W przypadku kontraktu menedżerskiego nie mamy do czynienia z pracownikiem.  Spółka nie może więc rozliczyć przychodów z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego w ramach ustawowego ryczałtu do wysokości 400 zł. 

Zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o PIT  spółka w celu ustalenia wartości świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych winna stosować ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów. 

Tym samym w przypadku menedżera spółka powinna doliczyć mu do przychodu kwotę 4000 zł (taka jest kwota najmu na rynku). Powyższe oznacza, że wysokość przychodu za korzystanie przez menedżerów z samochodów służbowych zależy od tego, na jakiej podstawie (umowie) wykonuje on swoje obowiązki. 

Podsumowując, w przypadku kontraktów menadżerskich należy podkreślić, że korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych może być bardzo kosztowne.