W toku prowadzenia działalności przedsiębiorcy muszą czasami odbyć podróż poza granice kraju. Wielu z nich jako środek lokomocji wybiera firmowy lub wykorzystywany w przedsiębiorstwie prywatny samochód. W takim wypadku stają oni przed dylematem - jak rozliczyć paliwo kupione za granicą? Czy jest to w ogóle możliwe? Jeśli tak, to na podstawie jakiego dokumentu? Co z podatkiem VAT od takiej transakcji?
Paliwo kupione za granicą to koszt uzyskania przychodu
Na początku należy ustalić, czy zakup paliwa za granicą może stanowić koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w art. 23.
W świetle ww. przepisu, aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu zaistnieć muszą łącznie trzy warunki:
- celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu, lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
- wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
- wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.
Oznacza to, iż jeżeli odbyta podróż zagraniczna związana była z prowadzoną działalnością, wówczas przedsiębiorca ma prawo zaliczyć zakup paliwa na zagranicznej stacji benzynowej do kosztów podatkowych (pod warunkiem, że wydatek ten został prawidłowo udokumentowany).
Zakup paliwa to nie WNT
W myśl ustawy o VAT paliwo do pojazdu stanowi towar. Jednak w przypadku zakupu benzyny, oleju napędowego lub gazu, tankowanych bezpośrednio do samochodu i służących przemieszczaniu się pojazdu, transakcja taka nie będzie traktowana i rozliczana jak standardowe wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru.
Paliwo zakupione na zagranicznej stacji benzynowej powinno trafić do kosztów uzyskania przychodu w kwocie brutto. Zasada ta dotyczy zarówno samochodów osobowych, jak i ciężarowych. Podstawę księgowania może w tym wypadku stanowić faktura lub paragon (co potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 sierpnia 2011 roku - sygn. IBPBI/1/415-547/11/WRz). Na dokumentach pojawi się wyszczególniona kwota naliczonego podatku od towarów i usług. Jednak przez wzgląd na fakt, iż danina ta została opłacona za granicą, przedsiębiorca nie może jej odliczyć w Polsce.
W związku z powyższym, zakupu paliwa za granicą nie należy traktować jak typowe wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, ani tym bardziej jako import usług. Jak zatem zaksięgować takie zdarzenie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Paliwo kupione za granicą - jak zaksięgować w systemie wfirma.pl?
Aby zaksięgować paliwo kupione za granicą w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki: WYDATKI » WYDATKI » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) oraz wybrać jako rodzaj wydatku ZAKUP PALIWA DO POJAZDU. Wówczas w polu RAZEM należałoby wprowadzić kwotę z paragonu/faktury w walucie obcej. Ponadto w polu POJAZD należy wybrać odpowiedni numer rejestracyjny samochodu, którego dotyczy poniesiony wydatek.
W systemie istnieje możliwość automatycznego przeliczenia waluty według odpowiedniego kursu. Wystarczy w oknie dodawania wydatku, w zakładce ZAAWANSOWANE zmienić walutę na tę, w której wystawiony jest paragon (lub inny dokument zakupu).
