Przedsiębiorca ma możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o poniesione wydatki, które nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Aby to było możliwe, powinien dodatkowo wskazać ich związek z prowadzoną działalnością, a także zaznaczyć, że ich poniesienie wpływa na powstanie przychodu lub zabezpiecza jego źródło. Oprócz wymienionych wyżej warunków zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, podatnik musi spełnić jeszcze jeden bardzo ważny, a mianowicie: poniesione wydatki muszą być należycie udokumentowane. W tym celu podatnik otrzymuje dowód księgowy potwierdzający zawarcie transakcji.
Zdarza się, że dokonując zakupu nie zawsze otrzymuje się fakturę czy rachunek. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy nabywa się rzeczy od osoby nieprowadzącej działalności. Wtedy też odpowiednim dokumentem dla celów podatku dochodowego będzie umowa. Oprócz tego w obrocie prawnym istnieją również inne dokumenty, które mogą być podstawą do księgowania.
Poniesienie wydatku bez faktury czy rachunku
Dokumentami dla celów podatkowych, które potwierdzają dokonanie zakupu, są nie tylko faktury i rachunki. Zalicza się do nich również:
- noty księgowe, sporządzane w celu skorygowania zapisu odnośnie operacji gospodarczej, która wynika z dowodu obcego lub własnego - otrzymuje się je od kontrahenta, podatnika lub przekazuje kontrahentowi,
- dzienne zestawienie dowodów, które sporządza się do zaksięgowania zbiorczym zapisem np. faktury sprzedaży,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych lub bankowych,
- inne dowody opłat.
W dowodach takich powinno znaleźć się:
- wiarygodne określenie wystawcy bądź wskazanie nazwy i adresów stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość a także (jeżeli to możliwe) ilościowe określenie,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych.
W niektórych sytuacjach wystarczającym może okazać się dowód wewnętrzny. Jednak, aby było to możliwe musi dotyczyć ściśle określonych przypadków, jakie zostały określone w rozporządzeniu, np. dieta z tytułu podróży służbowej osoby prowadzącej działalność gospodarczą.
Dowód księgowy jako podstawa zapisów w księgach rachunkowych
Obowiązkiem przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe, jest prowadzenie ich zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Podstawowym dowodem księgowym (oprócz faktury i rachunku) uwzględnianym w księgach jest również dowód księgowy:
- zbiorczy, który służy do dokonywania łącznych zapisów dowodów źródłowych, które powinny być pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorowym,
- zastępczy, który wystawiany jest do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- korygujący poprzednie zapisy,
- rozliczeniowy, w którym ujmuje się dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Dowód księgowy powinien zawierać następujące informacje:
- określenie rodzaju dowodu,
- numer identyfikacyjny,
- określenie nazw i adresów stron dokonujących operacji gospodarczych,
- opis operacji,
- wartość operacji (jeżeli to możliwe),
- datę dokonania operacji,
- datę sporządzenia dowodu (jeżeli jest ona inna niż data dokonania operacji)
- podpis wystawcy dowodu a także osoby, dla której dowód księgowy jest wydawany bądź od której przyjęto składniki majątku,
- dekretację oraz podpis osoby upoważnionej do jej dokonania.
Dokument zastępczy
Według interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20.04.2018 r. (nr sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.132.2018.1.AP), w przypadku, gdy występuje uzasadniony brak możliwości uzyskania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego np. faktury, przedsiębiorca ma możliwość udokumentowania dokonanego zakupu dowodem zastępczym (art. 20 ust.4 UoR). Nie odnosi się to natomiast do operacji gospodarczych, dotyczących zakupów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zamierza prowadzić skup odzieży (przy założeniu, że zakup towarów będzie dokonywany od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) a następnie planuje odsprzedawać je innym podmiotom. W związku z powyższym zakup taki będzie mógł udokumentować za pomocą dowodów księgowych zastępczych, wpisując w nazwie “Dowód zakupu towarów używanych”. Dokument taki powinien zawierać wszystkie elementy dowodu księgowego, które wymieniono powyżej.
Ponadto w przypadku, gdy sprzedający będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej odmówi podania swoich danych, przedsiębiorca może oznaczyć sprzedawcę na dowodzie zakupu jako “klient detaliczny”.
Wpisy automatycznie dokonywane przez program księgowy
Jeżeli podatnik prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera, to jako równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
- uzyskają one trwałe czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
- możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
- stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
- dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
