Dotychczasowe regulacje prawne nie określały definicji faktury, a już tym bardziej faktury elektronicznej. Niekiedy brak doprecyzowania znaczenia tych pojęć przysparzał podatnikom wiele problemów. Od stycznia 2014 roku w polskich przepisach podatkowych będzie można odnaleźć obie te definicje.
Definicja faktury
Definicja faktury została umieszczona w art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jego treścią, fakturą będzie dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Definicja faktury elektronicznej
Definicję faktury elektronicznej podatnik odnajdzie w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Rozumie się przez nią fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Czy skan jest fakturą elektroniczną?
W myśl nowych przepisów, faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne pod warunkiem, że wersja papierowa nie została przekazana nabywcy.
Faktury przekazane w formie papierowej
Faktury sporządzone w formacie elektronicznym, np. w programie fakturowo-księgowym, które nabywca otrzymał w formie papierowej, nie będą stanowiły faktury elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy. Jednak co do zasady będą spełniały definicję faktury.
Kiedy fakturę elektroniczną uważa się za wystawioną?
Aby faktura mogła zostać uznana za wystawioną, dostawca, usługodawca albo osoba trzecia działająca w ich imieniu, bądź też nabywca lub usługobiorca w przypadku samofakturowania, musi udostępnić fakturę w taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać, np. przy wykorzystaniu wiadomości e-mail, bezpiecznego połączenia EDI lub za pośrednictwem portalu internetowego, do którego dostęp chroniony jest loginem i hasłem.
Natomiast faktura może zostać uznana za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy, czyli np. w momencie wpływu wiadomości e-mail na pocztę elektroniczną odbiorcy, czy też w chwili jej pobrania z portalu internetowego.
