Poradnik Przedsiębiorcy

Duplikat świadectwa pracy - jak sporządzić?

Świadectwo pracy jest dokumentem, które ma obowiązek wystawić pracodawca po zakończeniu stosunku pracy z pracownikiem. Znajduje się w nim wiele ważnych informacji, np. okres zatrudnienia, wykorzystany urlop czy okresy choroby pracownika. Dokument ten jest również jednym z podstawowych w procesie ustalania prawa do emerytury. Co jednak w sytuacji, kiedy wskutek wydarzeń losowych pracownik straci oryginał świadectwa pracy? Czy pracodawca ma obowiązek wystawić pracownikowi duplikat świadectwa pracy? Jeśli tak, to ile ma na to czasu? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Duplikat świadectwa pracy tylko na wniosek pracownika

Pracodawca jest zobowiązany do wystawienia duplikatu świadectwa pracy wyłącznie na podstawie wniosku pracownika. Z wnioskiem do pracodawcy może zgłosić się też osoba upoważniona przez pracownika lub - po śmierci pracownika - członek jego rodziny. Wniosek warto uzasadnić.

Ważne!

Wniosek pracownika o wydanie duplikatu świadectwa pracy może mieć dowolną formę. Może być złożony zarówno w formie papierowej, jak i np. przesłany drogą elektroniczną w formie wiadomości e-mail.

Jak sporządzić duplikat świadectwa pracy?

Bardzo ważne jest, aby duplikat świadectwa pracy został sporządzony w prawidłowy sposób. Z całą pewnością wykonanie kserokopii świadectwa nie jest prawidłowe. Duplikat, a dokładniej odpis świadectwa pracy powinien zostać przygotowany, uwzględniając następujące wytyczne:

  • powinien zawierać identyczne dane jak w pierwotnym dokumencie, z uwzględnieniem zarówno pierwotnych danych, jak i daty wystawienia (pierwotnego) świadectwa pracy,

  • na dokumencie powinna znaleźć się informacja o tym, że jest to odpis, wraz z datą sporządzenia danego odpisu,

  • dokument powinien być podpisany przez osobę pierwotnie podpisującą dokument. Jeśli jest to niemożliwe, dokument podpisuje aktualnie uprawniona do tego osoba, z nazwą swojego stanowiska, np. Kierownik działu kadr i płac Jan Kowalski.

Pracodawca nie ma obowiązku przechowywania duplikatu świadectwa pracy w dokumentach pracowniczych. Jednak z praktycznego punktu widzenia warto go sporządzić w dwóch egzemplarzach: jeden przekazać pracownikowi, a drugi wraz z wnioskiem pracownika przechowywać w jego aktach, w części C.

Czy pracodawca musi wydać duplikat świadectwa pracy?

Ani Kodeks pracy ani inne rozporządzenia nie regulują wprost obowiązku wydania pracownikowi duplikatu świadectwa pracy. Nie ma również określonych sankcji za niedopełnienie obowiązku ani terminu, w jakim należy duplikat przekazać pracownikowi.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy § 6 wskazuje, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracownikowi.

Powyższy zapis wskazuje, że pracodawca ma obowiązek wydać odpis świadectwa. Jeśli jednak nie ustosunkuje się do wniosku pracownika i nie wyda mu duplikatu świadectwa pracy lub dokona tego ze znacznym opóźnieniem, może spotkać się z pociągnięciem do odpowiedzialności za poniesione przez pracownika straty powstałe z jego zaniedbania na podstawie zasad ogólnych Kodeksu cywilnego.