Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy i w jakiej formie złożyć wypowiedzenie umowy o pracę?

Po podjęciu decyzji o zakończeniu współpracy z pracownikiem przychodzi czas, aby wręczyć wypowiedzenie umowy o pracę. Nasuwają się wówczas pytania, kiedy i w jakiej formie należy je złożyć. Mogą pojawić się także problemy z prawidłowym ustaleniem terminu zakończenia umowy.

Wypowiedzenie umowy o pracę

W myśl przepisów prawa pracy każda ze stron może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem. Okres wypowiedzenia jest to czas, jaki mija od momentu złożenia przez jedną ze stron wypowiedzeniu umowy o pracę do chwili rozwiązania stosunku pracy.

Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 k.p.)

Warto wspomnieć o wyroku Sądu Najwyższego z 24 marca 1999 r. (I PKN 631/98), który uznał, że wypowiedzenie umowy o pracę, złożone w innej formie niż pisemna, na przykład w formie ustnej, jest niezgodne z przepisami prawa pracy, ale skuteczne i w konsekwencji umowa o pracę zostaje rozwiązana. Składając pracownikowi wypowiedzenie w formie ustnej, które jest niezgodne z przepisami prawa pracy, należy pamiętać, że ma on prawo odwołać się do sądu pracy. W sytuacji, w której pracownik odwoła się do sądu, wypowiedzenie umowy o pracę nie doprowadzi do jej zakończenia.

Wypowiedzenie umowy o pracę złożone w formie elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoznaczne z oświadczeniem woli złożonym na piśmie, czego nie można już powiedzieć o faksie czy mailu. 

Długość okresu wypowiedzenia

Od momentu wręczenia wypowiedzenia pracownikowi, tak aby miał możliwość zapoznania się z jego treścią, zaczyna biec okres wypowiedzenia. W celu ustalenia prawidłowej daty zakończenia umowy należy wziąć pod uwagę długości okresów wypowiedzenia. Zależą one od rodzaju umów oraz od stażu pracy pracownika.

Okres wypowiedzenia umowy zawartej na okres próbny

3 dni robocze

jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni

1 tydzień

jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie

2 tygodnie

jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące

Okres wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony i na czas nieokreślony

2 tygodnie

jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy

1 miesiąc

jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy

3 miesiące

jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata

W myśl przepisów przejściowych w związku z zaistniałymi 22 lutego 2016 r. zmianami  dotyczącymi terminowych umów o pracę:

  • umowy na czas określony trwające 22 lutego 2016 r., zawarte do 6 miesięcy lub na dłuższy okres, w których nie ma klauzuli dopuszczającej ich wypowiedzenie z zachowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia, zostaną niewypowiedzialne;

  • umowy na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy, trwające 22 lutego 2016 r., które zawierają klauzulę dopuszczającą wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązywane są z zastosowaniem okresów wypowiedzenia wskazanych w powyższej tabeli.

Jak ustalić datę zakończenia umowy

Okresy wypowiedzenia ustalone są w dniach roboczych, tygodniach oraz w miesiącach. W celu ustalenia daty zakończenia wypowiedzenia wskazane jest posiłkowanie się przepisami Kodeksu pracy oraz przepisami Kodeksu cywilnego.

Wypowiedzenie liczone w dniach roboczych

Gdy okres wypowiedzenia umowy jest liczony w dniach, np. w przypadku umowy zawartej na okres próbny, jak wskazuje przepis art. 300 Kodeksu pracy, w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Jak wynika z art. 111 k.c. termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia, a jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Przykład 1.

Pracodawca w poniedziałek 07.01.2019 r. wręczył pani Janinie wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na okres próbny. Pani Janina pracuje od poniedziałku do piątku, a okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze, ponieważ umowa nie przekracza 2 tygodni. Okres wypowiedzenia jest liczony od wtorku 08.01.2019 r. i kończy się odpowiednio 10.01.2019 w czwartek.

Okres wypowiedzenie obejmujący tydzień lub miesiąc

Zgodnie z art. 30 § 21 k.p. okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.

Przykład 2.

Pani Wanda otrzymała wypowiedzenie umowy o pracę we wtorek 5 lutego 2019 r., której okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, ponieważ jest zatrudniona na podstawie umowy na czas określony, która nie przekracza 6 miesięcy. Od złożenia 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia we wtorek muszą minąć dwa pełne tygodnie, a ostatnim dniem stosunku pracy będzie sobota, tzn. że wypowiedzenie złożone we wtorek 5 lutego upłynie 23 lutego 2019 r.

Wypowiedzenie umowy o pracę złożone listem poleconym

Pracodawca może wręczyć wypowiedzenie:

  • bezpośrednio pracownikowi, najlepiej w obecności świadka, który jest osobą postronną. Gdy pracownik odmówi zapoznania się z treścią wypowiedzenia, dobrze jest sporządzić krótką notatkę z tego zdarzenia.

  • za pośrednictwem poczty. W takim wypadku wypowiedzenie umowy o pracę wysyła się listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Należy pamiętać, że istnieje pewna grupa pracowników pod szczególną ochroną, której nie wolno zwalniać. W przypadku doręczenia za pośrednictwem poczty termin wypowiedzenia należy liczyć od dnia odebrania pisma.

Przykład 3.

Pracodawca chce zwolnić z pracy pana Wojciecha, posiadającego 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. 16.03.2018 r. w piątek, w momencie próby wręczenia wypowiedzenia pan Wojciech odmówił zapoznania się z treścią dokumentu.

11.01.2019 r. (piątek) -  pracodawca zapoznał pana Wojciecha z treścią wypowiedzenia

14.01.2019 r. (poniedziałek) -  data nadania listu poleconego

21.01.2019 r. (poniedziałek) - pan Wojciech odebrał list

26.01.2019 r. (sobota) - umowa kończy się z upływem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia

Jeżeli podczas próby wręczenia wypowiedzenia panu Wojciechowi nie było świadka, wówczas okres 2-tygodniowego wypowiedzenia biegnie od momentu odebrania przesyłki, czyli od 21.01.2019 r.

W przypadku gdy pan Wojciech nie odebrał przesyłki, 2-tygodniowy okres wypowiedzenia biegnie po dwukrotnym awizowaniu przesyłki, czyli po 15 dniach od daty wysłania wypowiedzenia.

Jakie zasady obowiązują przy doręczeniu wypowiedzenia za pośrednictwem poczty

  • pismo zostanie uznane za doręczone, jeżeli odbierze je domownik dorosły;

  • jeżeli pracownik zmienił miejsce zamieszkania i nie powiadomił o tym pracodawcy, wysłanie wypowiedzenia na nieaktualny adres uznaje się za doręczone;

  • pismo uznaje się za skutecznie doręczone, gdy pracownik ma możliwość zapoznania się z jego treścią, lecz nie odbiera przesyłki pocztowej.