Kiedy i w jakiej formie złożyć wypowiedzenie umowy o pracę?

Po podjęciu decyzji o zakończeniu współpracy z pracownikiem przychodzi czas, aby wręczyć wypowiedzenie umowy o pracę. Nasuwają się wówczas pytania, kiedy i w jakiej formie należy je złożyć. Mogą pojawić się także problemy z prawidłowym ustaleniem terminu zakończenia umowy.

Wypowiedzenie umowy o pracę

W myśl przepisów prawa pracy każda ze stron może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem. Okres wypowiedzenia jest to czas, jaki mija od momentu złożenia przez jedną ze stron wypowiedzenia umowy o pracę do chwili rozwiązania stosunku pracy.

Warto wspomnieć o wyroku Sądu Najwyższego z 24 marca 1999 r. (I PKN 631/98), który uznał, że wypowiedzenie umowy o pracę, złożone w innej formie niż pisemna, na przykład w formie ustnej, jest niezgodne z przepisami prawa pracy, ale skuteczne i w konsekwencji umowa o pracę zostaje rozwiązana. Składając pracownikowi wypowiedzenie w formie ustnej, które jest niezgodne z przepisami prawa pracy, należy pamiętać, że ma on prawo odwołać się do sądu pracy. W sytuacji, w której pracownik odwoła się do sądu, wypowiedzenie umowy o pracę nie doprowadzi do jej zakończenia.

Długość okresu wypowiedzenia

Od momentu wręczenia wypowiedzenia pracownikowi, tak aby miał możliwość zapoznania się z jego treścią, zaczyna biec okres wypowiedzenia. W celu ustalenia prawidłowej daty zakończenia umowy należy wziąć pod uwagę długości okresów wypowiedzenia. Zależą one od rodzaju umów oraz od stażu pracy pracownika.

Zgodnie z przepisami umowy o pracę na czas określony oraz te zawarte na czas nieokreślony charakteryzują się dłuższymi okresami wypowiedzeń niż w przypadku umów na okres próbny.

Jak ustalić datę zakończenia umowy

Okresy wypowiedzenia ustalone są w dniach roboczych, tygodniach oraz w miesiącach. W celu ustalenia daty zakończenia wypowiedzenia wskazane jest posiłkowanie się przepisami Kodeksu pracy oraz przepisami Kodeksu cywilnego.

Wypowiedzenie liczone w dniach roboczych

Gdy okres wypowiedzenia umowy jest liczony w dniach, np. w przypadku umowy zawartej na okres próbny, jak wskazuje przepis art. 300 Kodeksu pracy, w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Jak wynika z art. 111 k.c. termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia, a jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Przykład 1.

Pracodawca w poniedziałek 06.09.2021 r. wręczył pani Janinie wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na okres próbny. Pani Janina pracuje od poniedziałku do piątku, a okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze, ponieważ umowa nie przekracza 2 tygodnie. Okres wypowiedzenia jest liczony od wtorku 07.09.2021 r. i kończy się odpowiednio 09.09.2021 w czwartek.

Okres wypowiedzenie obejmujący tydzień lub miesiąc

Zgodnie z art. 30 § 2¹ k.p. okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.

Przykład 2.

Pani Wanda otrzymała wypowiedzenie umowy o pracę w środę 9 marca 2022 r. Okres wypowiedzenia Pani Wandy wynosi 2 tygodnie, ponieważ jest zatrudniona na podstawie umowy na czas określony, która nie przekracza 6 miesięcy. Od złożenia 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia w środę muszą minąć dwa pełne tygodnie, a ostatnim dniem stosunku pracy będzie sobota, tzn. że wypowiedzenie złożone w środę 9 marca upłynie 26 marca 2022 r.

Wypowiedzenie umowy o pracę złożone listem poleconym

Pracodawca może wręczyć wypowiedzenie:

• bezpośrednio pracownikowi, najlepiej w obecności świadka, który jest osobą postronną. Gdy pracownik odmówi zapoznania się z treścią wypowiedzenia, dobrze jest sporządzić krótką notatkę z tego zdarzenia.
• za pośrednictwem poczty. W takim wypadku wypowiedzenie umowy o pracę wysyła się listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Należy pamiętać, że istnieje pewna grupa pracowników pod szczególną ochroną, której nie wolno zwalniać. W przypadku doręczenia za pośrednictwem poczty termin wypowiedzenia należy liczyć od dnia odebrania pisma.

W aktualnej sytuacji epidemiologicznej, wprowadzono art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, który wszedł w życie 18 kwietnia 2020 r. Na podstawie, którego nie można uznać, że zaniechanie odbioru korespondencji po jednokrotnym lub dwukrotnym awizowaniu będzie uznawane za skuteczne doręczenie pisma. Aktualnie, żeby doszło do skutecznego rozwiązania umowy konieczny jest więc faktyczny odbiór pisma.

Przykład 3.

Pracodawca chce zwolnić z pracy pana Wojciecha, posiadającego 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. 30.09.2022 r. w piątek, w momencie próby wręczenia wypowiedzenia pan Wojciech odmówił zapoznania się z treścią dokumentu.

• 30.09.2022 r. (czwartek) -  pracodawca zapoznał pana Wojciecha z treścią wypowiedzenia,
• 3.10.2022 r. (poniedziałek) -  data nadania listu poleconego,
• 07.10.2022 r. (piątek) - pan Wojciech odebrał list,
• 22.10.2022 r. (sobota) - umowa kończy się z upływem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia

Jeżeli podczas próby wręczenia wypowiedzenia panu Wojciechowi nie było świadka, wówczas okres 2-tygodniowego wypowiedzenia biegnie od momentu odebrania przesyłki, czyli od 07.10.2022 r.

Jakie zasady obowiązują przy doręczeniu wypowiedzenia za pośrednictwem poczty

• pismo zostanie uznane za doręczone, jeżeli odbierze je domownik dorosły;
• jeżeli pracownik zmienił miejsce zamieszkania i nie powiadomił o tym pracodawcy, wysłanie wypowiedzenia na nieaktualny adres uznaje się za doręczone;
• pismo uznaje się za skutecznie doręczone, gdy pracownik ma możliwość zapoznania się z jego treścią, lecz nie odbiera przesyłki pocztowej.

W przypadku podjęcia decyzji o zakończeniu stosunku pracy z pracownikiem, przedsiębiorca powinien dokładnie zastanowi się w jakiej formie i w jakim terminie powinien złożyć wypowiedzenie umowy o pracę.

Przygotowanie wypowiedzenia w systemie wFirma

Systemie wFirma umożliwia wygenerowanie rozwiązania umowy. Aby tego dokonać należy dodać zakończenie umowy o pracę w zakładce KADRY » UMOWY zaznaczyć daną umowę oraz wybrać opcję DODAJ » ZAKOŃCZENIE. 

Po zapisaniu zmian będzie  można wydrukować dokument rozwiązania/wypowiedzenia umowy o pracę poprzez zaznaczenie zakończenia umowy i wybór opcji DRUKUJ. Tak zostanie wybrukowany odpowiedni dokument. Więcej w artykule: Zakończenie umowy o pracę