Podatnicy samodzielnie prowadzący ewidencję przychodów i kosztów w PKPiR mogą spotkać się z problemem w jakim momencie rozliczeniowym ująć dane zdarzenie gospodarcze.
Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, jednak nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.
W przypadku ewidencji przychodów kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów § 19 ust. 1. Otóż zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a konkretniej dat ich wystawienia.
Przy sprzedaży nieudokumentowanej fakturami zapisu dokonuje się na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jednocześnie księgowania dokonuje się jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W sytuacji, kiedy podatnik w jednym dniu wystawi wiele faktur, dopuszcza się działania polegające na zapisie zestawienia tych dokumentów zawierającego sumę wartości kwot w nich wykazanych - zastawienie sprzedaży.
Takie zestawienie sprzedaży powinno zawierać określone rozporządzeniem informacje:
- datę i kolejny numer zestawienia;
- numery od-do faktur objętych zestawieniem;
- sumę zbiorczą tych faktur;
- podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
W sytuacji podatników prowadzących ewidencję sprzedaży - mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.
Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych pomniejszonych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu, bądź na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Podatnik sam wybiera jak będzie prowadził ewidencję faktur sprzedażowych. Natomiast w przypadku dokonywania zapisów księgowych raz w miesiącu, obowiązuje termin do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wystąpienia sprzedaży. Dotyczy to w szczególności:
- podatników prowadzących ewidencję sprzedaży bezrachunkowej;
- podatników prowadzących ewidencję sprzedaży poprzez kasy rejestrujące lub dokonujących sprzedaży dokumentowanych wyłącznie fakturami;
- biur rachunkowych, którym zostało zlecone prowadzenie ksiąg.
