Rozporządzenie w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dopuszcza możliwość zwolnienia z obowiązku jej prowadzenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami PKPiR nie muszą prowadzić osoby, które:
- jako formę rozliczeń z podatku dochodowego wybrały formy zryczałtowane (tzn. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i karta podatkowa),
- nie mają prawa do prowadzenia tzw. księgowości uproszczonej i w związku z tym prowadzą księgi rachunkowe (ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w PLN równowartość 1 200 000 euro),
- wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
- wykonują zawód adwokata, ale wyłącznie w zespole adwokackim,
- sprzedają środki trwałe po likwidacji działalności.
W wyjątkowych sytuacjach podatnik, który jest zobowiązany do prowadzenia KPiR może zostać z niego zwolniony. Na wniosek podatnika, decyzję w tej sprawie podejmuje naczelnik urzędu skarbowego. Przepisy dopuszczają możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenie księgi podatkowej, jak również ze zwolnienia z poszczególnych czynności wchodzących w zakres jej prowadzenia. Urząd z obowiązku prowadzenia KPiR zwalnia tylko w uzasadnionych sytuacjach, do których należą:
- wiek i stan zdrowia podatnika,
- rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności.
Wniosek, złożony w formie pisemnej, musi spełniać określone kryteria:
- gdy składa go podatnik kontynuujący działalność, wniosek musi zostać złożony najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby nastąpić;
- w sytuacji rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego, wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.
Należy jednak pamiętać, że decyzja urzędu ma charakter uznaniowy i spełnienie powyższych kryteriów, nie daje gwarancji zwolnienia z obowiązku prowadzenia księgi podatkowej. Ponadto, pozytywne rozpatrzenie wniosku nie zwalnia podatnika z obowiązku opłacania zaliczek na podatek dochodowy. Podatnik w dalszym ciągu musi ewidencjonować uzyskiwane przychody oraz związane z nimi koszty. Jednak forma w jakiej ewidencja ta będzie prowadzona jest dowolna. Warunkiem jest jedynie właściwe ustalenie zobowiązania podatkowego.
