Otrzymanie kaucji w umowie najmu i jej rozliczenie budzi wątpliwości księgowe. Kaucja ma charakter zwrotnego zabezpieczenia, więc nie stanowi przychodu w momencie otrzymania. Kluczowe jest jej prawidłowe ujęcie w ewidencji bilansowej, a następnie, gdy następuje zaliczenie kaucji na poczet ostatniego czynszu, wymaga to dokonania odpowiednich przeksięgowań na kontach rozrachunkowych w księgach wynajmującego.
Kaucja jako zabezpieczenie umowy najmu
Zgodnie z art. 659 Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej: kc): przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Aby zabezpieczyć roszczenia wynajmującego, zasadne jest przewidzenie w umowie mechanizmu gwarantującego prawidłowego wykonywanie obowiązków przez najemcę. W praktyce najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest pobranie od najemcy kaucji zabezpieczającej.
Możliwość wprowadzenia do umowy postanowienia o kaucji zabezpieczającej wynika z zasady swobody umów wynikającej z art. 3531 kc, zgodnie z którym: strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Zasadniczo kaucja ma charakter zwrotny, co oznacza, że w przypadku prawidłowego wykonania umowy kaucja podlega zwrotowi na rzecz tego podmiotu, który ją wpłacił.
Kaucja zabezpieczająca w księgach wynajmującego
Kaucja otrzymana od najemcy nie stanowi przychodu w momencie jej wpływu. Ma ona charakter zwrotny i służy zabezpieczeniu roszczeń wynajmującego wynikających z umowy najmu, w szczególności dotyczących zapłaty czynszu, opłat dodatkowych, ewentualnych szkód w lokalu lub zaległości wynikających z umowy. Z tego względu kaucja jest ujmowana jako zobowiązanie wynajmującego wobec najemcy i w praktyce ewidencjonowana na koncie 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”.
Wpływ kaucji powoduje zatem:
- zwiększenie środków pieniężnych na rachunku bankowym,
- równoczesne powstanie zobowiązania wobec najemcy.
Ewidencja w księgach rachunkowych wynajmującego otrzymania kaucji od najemcy przelewem na podstawie wyciągu bankowego wygląda następująco:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”.
Kaucja pozostaje na koncie rozrachunkowym do momentu jej zwrotu lub zaliczenia na poczet należności z tytułu najmu.
Zaliczenie kaucji na poczet ostatniego czynszu w księgach wynajmującego
Strony umowy mogą postanowić, że kaucja zostanie zaliczona na poczet ostatniej płatności czynszowej. W takiej sytuacji kaucja przestaje pełnić funkcję zabezpieczenia i staje się środkiem służącym uregulowaniu istniejącego zobowiązania najemcy. Następuje więc jej „przekształcenie” w zapłatę za usługę najmu.
Ujęcie księgowe takiego zdarzenia wymaga dwóch kroków:
- wystawienia faktury sprzedaży za ostatni czynsz,
- przeksięgowania kaucji z konta 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” na konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”
Kwota kaucji pokrywa należność z tytułu czynszu do wysokości kwoty brutto z faktury. Jeżeli kaucja przewyższa kwotę ostatniego czynszu, nadwyżka powinna zostać zwrócona najemcy na rachunek bankowy, co zmniejsza saldo konta 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”.
Ujęcie księgowe otrzymania kaucji i późniejszego zaliczenia jej na poczet ostatniego czynszu w księgach wynajmującego wygląda następująco:
- Otrzymanie kaucji na rachunek bankowy:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”.
- Wystawienie faktury sprzedaży z tytułu czynszu:
- Wn konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” – kwota brutto,
- Ma konto 222 „VAT należny i jego rozliczenie” – kwota VAT,
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – wartość netto (jeżeli najem nie stanowi podstawowej działalności jednostki).
- Zaliczenie kaucji na poczet czynszu:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”,
- Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”.
- Zwrot niewykorzystanej części kaucji na rachunek bankowy:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Przykład 1.
Spółka z o.o. wynajmuje lokal użytkowy kontrahentowi X. W momencie podpisania umowy najmu, w lutym 2025 roku, najemca wpłacił kaucję zabezpieczającą w wysokości 6000 zł. Kaucja została zaewidencjonowana jako zobowiązanie na koncie 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” w lutym 2025 roku (w momencie otrzymania kaucji na rachunek bankowy).
Ewidencja w księgach rachunkowych wynajmującego w lutym 2025 roku otrzymania kaucji od najemcy przelewem na podstawie wyciągu bankowego przebiegała następująco:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący” – 6000 zł,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” – 6000 zł.
Miesięczny czynsz najmu wynosi 4674 zł (w tym VAT 874 zł). Najem nie stanowi podstawowej działalności spółki, dlatego przychód z tytułu najmu ewidencjonowany jest na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Umowa najmu została rozwiązana 30 listopada 2025 roku, a strony ustaliły, że kaucja zostanie zaliczona na poczet czynszu za listopad będący ostatnim miesiącem najmu. Pozostała część kaucji, tj. 1326 zł, została zwrócona najemcy na rachunek bankowy. Jak powinna przebiegać ewidencja w księgach rachunkowych wynajmującego zaliczenia części kaucji na poczet ostatniego czynszu i zwrotu pozostałej części kaucji na rachunek bankowy?
Ewidencja w księgach rachunkowych wynajmującego przebiega następująco:
- Wystawienie faktury sprzedaży za listopad 2025 roku:
- Wn konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” (w analityce: Imienne konto kontrahenta X) – 4674 zł,
- Ma konto 222 „VAT należny i jego rozliczenie” – 874 zł,
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – 3800 zł.
- Zaliczenie kaucji na poczet czynszu:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce: Imienne konto kontrahenta X) – 4674 zł,
- Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” – 4674 zł.
- Zwrot pozostałej części kaucji (1326 zł):
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” – 1326 zł,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 1326 zł.
W wyniku powyższych księgowań kaucja została w pełni rozliczona, a saldo konta 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce: Imienne konto kontrahenta X) wynosi zero.
Otrzymanie kaucji zabezpieczającej oraz jej późniejsze zaliczenie na poczet ostatniego czynszu wymaga prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych wynajmującego. Kaucja, jako świadczenie zwrotne, nie stanowi przychodu i w momencie wpływu jest wykazywana jako zobowiązanie wobec najemcy na koncie 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”. Dopiero przeznaczenie kaucji na pokrycie należności czynszowej powoduje zmianę jej charakteru — staje się ona formą zapłaty za usługę najmu, co wiąże się z koniecznością przeksięgowania jej z konta pozostałych rozrachunków na konto rozrachunków z odbiorcami.
