Ulgi i odliczenia w zeznaniu rocznym – jak je udokumentować?

Złożenie rocznego zeznania podatkowego to dla wielu podatników szansa na obniżenie podatku. Kluczowe okazują się tu ulgi i odliczenia w zeznaniu rocznym, które pozwalają na realne zmniejszenie zobowiązania. Należy jednak pamiętać, że samo ich wykazanie w deklaracji PIT nie wystarczy. Aby bezpiecznie i zgodnie z prawem skorzystać z preferencji, konieczne jest posiadanie kompletu dokumentów potwierdzających spełnienie ustawowych warunków. Odpowiednia dokumentacja jest fundamentem prawidłowego rozliczenia.

Ulgi i odliczenia w zeznaniu rocznym - warunki formalne

Jak wyżej wspomniano, skorzystanie z większości ulg i odliczeń w zeznaniu rocznym nie zależy wyłącznie od spełnienia ustawowych przesłanek, lecz także od posiadania dokumentów potwierdzających prawo podatnika do zastosowania danej preferencji. Warto zacząć je gromadzić już na etapie powstawania wydatków, a najpóźniej przed zakończeniem roku podatkowego. Brak odpowiednich dowodów może bowiem uniemożliwić bezpieczne skorzystanie z preferencji podatkowych, nawet jeśli materialne warunki do ich zastosowania zostały spełnione.

Należy mieć na uwadze, że zastosowanie ulg i odliczeń, których zakres i sposób dokumentowania różnią się w zależności od rodzaju preferencji, następuje dopiero na etapie składania zeznania rocznego. Dokumenty potwierdzające prawo do preferencji podatkowych należy przechowywać na wypadek weryfikacji przez organ podatkowy. Zeznanie roczne składa się w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Ulga prorodzinna

Ulga na dzieci, jako odliczenie od podatku ustalonego według skali podatkowej, od lat pozostaje jedną z najczęściej stosowanych preferencji w rocznych zeznaniach PIT. Prawo do niej przysługuje podatnikom spełniającym warunki określone w art. 27f ustawy o PIT.

W zeznaniu rocznym, poprzez załącznik PIT/O, podatnik chcący skorzystać z ulgi prorodzinnej wskazuje liczbę dzieci oraz ich numery PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – imiona, nazwiska i daty urodzenia. Należy jednak pamiętać, że na żądanie organu podatkowego konieczne jest przedstawienie dokumentów potwierdzających prawo do ulgi. Mogą to być w szczególności:

• odpis aktu urodzenia dziecka,
• zaświadczenie sądu rodzinnego o ustanowieniu opiekuna prawnego dziecka,
• odpis orzeczenia sądu o ustaleniu rodziny zastępczej albo umowy zawartej między rodziną zastępczą a starostą, 
• zaświadczenie o kontynuowaniu nauki przez pełnoletnie dziecko.

W praktyce oznacza to, że samo spełnienie przesłanek do skorzystania z ulgi na dzieci nie jest wystarczające, jeżeli podatnik nie jest w stanie wykazać swojego prawa do odliczenia odpowiednimi dokumentami. Ich brak może skutkować zakwestionowaniem ulgi przez organ podatkowy i koniecznością korekty zeznania oraz zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę.

Ulga rehabilitacyjna

Drugą pod względem popularności preferencją stosowaną przez podatników PIT jest ulga rehabilitacyjna. Jest ona przeznaczona dla osób z niepełnosprawnościami lub podatników utrzymujących takie osoby. Obejmuje ona zarówno wydatki ponoszone bezpośrednio przez osoby z niepełnosprawnościami, jak i koszty ponoszone w związku z niepełnosprawnością osób pozostających na utrzymaniu podatnika będących członkami jego rodziny.

Zakres wydatków możliwych do rozliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej został szczegółowo określony w art. 26 ust. 7a ustawy o PIT i obejmuje szeroką kategorię kosztów ponoszonych w związku z niepełnosprawnością. Do wydatków tych zalicza się w szczególności koszty adaptacji i wyposażenia mieszkań oraz budynków mieszkalnych stosownie do potrzeb wynikających z niepełnosprawności, a także wydatki na przystosowanie do nich pojazdów mechanicznych. Odliczeniu podlega również zakup, naprawa lub najem wyrobów medycznych oraz indywidualnego sprzętu, urządzeń i narzędzi niezbędnych w rehabilitacji lub ułatwiających wykonywanie czynności życiowych, z wyłączeniem sprzętu gospodarstwa domowego, a także – w ustawowo określonych limitach – wydatki na pieluchomajtki, pieluchy anatomiczne, chłonne majtki, podkłady i wkłady anatomiczne. 

Ulga rehabilitacyjna obejmuje także wydatki związane z rehabilitacją i leczeniem, w tym odpłatność za pobyt na turnusach rehabilitacyjnych oraz w zakładach lecznictwa uzdrowiskowego, rehabilitacji leczniczej, opiekuńczo-leczniczych i pielęgnacyjno-opiekuńczych, a także koszty zabiegów rehabilitacyjnych i leczniczo-rehabilitacyjnych. W określonych przypadkach odliczeniu podlegają również wydatki na pobyt opiekuna osoby niepełnosprawnej lub dziecka niepełnosprawnego. 

Ponadto w ramach ulgi możliwe jest odliczenie m.in. wydatków na opiekę pielęgniarską w domu, usługi opiekuńcze, opłacenie tłumacza języka migowego, utrzymanie psa asystującego oraz przewodników osób niewidomych lub z niepełnosprawnością narządu ruchu – w granicach ustawowych limitów. 

Odliczeniu podlegają także wydatki na leki, w części przekraczającej 100 zł miesięcznie, jeżeli lekarz specjalista stwierdzi konieczność ich stosowania, a także koszty transportu osoby niepełnosprawnej oraz używania samochodu osobowego, do wysokości określonej w ustawie.

Sposób dokumentowania wydatków rozliczonych w zeznaniu rocznym PIT zależy od ich rodzaju. Co do zasady, poniesienie wydatku należy potwierdzić odpowiednim dokumentem, może to być m.in. faktura, rachunek czy dowód wpłaty. Ustawodawca przewidział jednak wyjątki, w przypadku których nie jest wymagane udokumentowanie poniesienia wydatku dowodem księgowym, ale należy uwzględnić wskazany w ustawie o PIT limit odliczenia. Dotyczy to m.in.:

• opłacenia przewodników osób niewidomych I lub II grupy inwalidztwa oraz osób z niepełnosprawnością narządu ruchu zaliczonych do I grupy inwalidztwa – w kwocie nieprzekraczającej w roku podatkowym 2280 zł;
• utrzymania psa asystującego, o którym mowa w ustawie o rehabilitacji zawodowej – w kwocie nieprzekraczającej w roku podatkowym 2280 zł;
• używania samochodu osobowego stanowiącego własność (współwłasność) osoby z niepełnosprawnością lub podatnika mającego na utrzymaniu taką osobę albo dziecko z niepełnosprawnością, które nie ukończyło 16. roku życia – w kwocie nieprzekraczającej w roku podatkowym 2280 zł.

Należy jednak mieć na uwadze, że podatnik odliczający tego typu wydatki, na żądanie organu podatkowego musi przedstawić dowody potwierdzające prawo do skorzystania z ulgi, np. dane przewodnika (imię i nazwisko) czy certyfikat psa asystującego w rozumieniu ustawy o rehabilitacji zawodowej.

Przekazanie darowizn

Często stosowanym odliczeniem w zeznaniu podatkowym są również darowizny podlegające odliczeniu po spełnieniu odpowiednich warunków i zachowaniu limitu odliczenia przy opodatkowaniu według skali podatkowej lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. 

Należy przy tym mieć na uwadze, że darowizny można odliczyć w zeznaniu podatkowym pod warunkiem, że zostały przekazane na cele wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem odliczeniu podlegają darowizny przekazane na cele: 

1. określone w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego, organizacjom, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 tej ustawy, lub równoważnym organizacjom określonym w przepisach regulujących działalność pożytku publicznego obowiązujących w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, prowadzącym działalność pożytku publicznego w sferze zadań publicznych, realizującym te cele, z zastrzeżeniem ust. 6e,
2. kultu religijnego,
3. krwiodawstwa realizowanego przez honorowych dawców krwi na podstawie Ustawy z 22 sierpnia 1997 roku o publicznej służbie krwi, w wysokości iloczynu kwoty rekompensaty określonej przepisami wydanymi na podstawie art. 11 ust. 2 tej ustawy i litrów oddanej krwi lub jej składników,
4. kształcenia zawodowego publicznym szkołom prowadzącym kształcenie zawodowe, o których mowa w art. 4 pkt 28a Ustawy z 14 grudnia 2016 roku – Prawo oświatowe, oraz publicznym placówkom i centrom, o których mowa w art. 2 pkt 4 tej ustawy,
5. e) określone w art. 7 ust. 1 Ustawy z 11 sierpnia 2021 roku o przygotowaniu i realizacji inwestycji w zakresie odbudowy Pałacu Saskiego, Pałacu Brühla oraz kamienic przy ulicy Królewskiej w Warszawie

– w wysokości dokonanej darowizny, nie więcej jednak niż kwoty stanowiącej 6% dochodu.

W przypadku darowizn pieniężnych dokumentem potwierdzającym ich przekazanie może być dowód wpłaty na rachunek bankowy obdarowanego. Natomiast przy darowiznach niepieniężnych podatnik powinien mieć dokument z danymi identyfikującymi darczyńcę określającym wartość przekazanej darowizny oraz oświadczeniem obdarowanego o przyjęciu darowizny. Jeżeli darowizna została przekazana organizacji zagranicznej, wymagane jest dodatkowo oświadczenie potwierdzające, że podmiot ten w dniu przekazania darowizny spełniał warunki równoważne organizacjom pożytku publicznego działającym w Polsce.

Ulga na Internet

Podatnicy rozliczający się według skali podatkowej powszechnie korzystają z ulgi na Internet, która obejmuje wydatki za użytkowanie sieci. Należy jednak pamiętać o ograniczeniach czasowych oraz kwotowych. Odliczenie to przysługuje wyłącznie w dwóch następujących po sobie latach podatkowych, pod warunkiem że nie korzystano z niego wcześniej. Ponadto roczny limit ulgi jest ściśle określony i wynosi maksymalnie 760 zł.

Dokumentem potwierdzającym prawo podatnika do skorzystania z ulgi na Internet może być w szczególności faktura lub rachunek. Należy pamiętać, że dokument potwierdzający poniesienie wydatków związanych z użytkowaniem sieci rozliczanych w ramach ulgi na Internet musi jednoznacznie identyfikować nabywcę i sprzedawcę usługi, określać jej rodzaj oraz kwotę zapłaty.

Niezależnie od rodzaju zastosowanej ulgi lub odliczenia, podatnik powinien pamiętać, że dokumenty potwierdzające prawo do preferencji muszą być przechowywane na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Brak możliwości ich przedstawienia na wezwanie organu może skutkować zakwestionowaniem zastosowanego odliczenia lub ulgi podatkowej.