Zaległość w ZUS oznacza odsetki!

Nieterminowe regulowanie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to problem, z którym spotyka się wielu przedsiębiorców. Taka zaległość w składkach ZUS wiąże się z koniecznością naliczenia i zapłaty odsetek za zwłokę. Jak w praktyce wygląda rozliczenie takiej wpłaty przez ZUS, w jaki sposób prawidłowo obliczyć należne odsetki i co jeszcze warto wiedzieć o konsekwencjach opóźnień? Odpowiedzi znajdują się w tym artykule.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą a zobowiązania z tytułu składek ZUS

Zasady podlegania składkom ZUS prawodawca zdefiniował w Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, w Ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa.

Jak powszechnie wiadomo, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana do opłacania miesięcznej składki ZUS w terminie do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu rozliczeniowym.

Na miesięczną składkę ZUS składają się zobowiązania z tytułu:

1. składek ZUS społecznych (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa);
2. składki ZUS zdrowotnej;
3. składki ZUS na Fundusz Pracy.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z ulgi na, wówczas przez 6 pełnych miesięcy opłaca tylko składkę zdrowotną.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z ulgi ZUS preferencyjny albo ulgi Mały ZUS Plus, wówczas odpowiednio przez 24 pełne miesiące albo przez 3 lata w ciągu 60-miesięcznego okresu opłaca:

1. składki ZUS społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa);
2. składkę ZUS zdrowotną.

Zaległość w ZUS

Powyżej wymienione ustawy wskazują, że z tytułu nieuregulowanych składek ZUS powstają należne odsetki. Odsetki za zwłokę w zapłacie składek ZUS przedsiębiorca ustala w taki sam sposób jak odsetki od zaległości podatkowych.

Powyższe oznacza tyle, że to w przepisach Ordynacji Podatkowej znajduje się schemat obliczenia odsetek za zwłokę w zapłacie składek ZUS. 

Jest jednak pewna rzecz, która będzie niekiedy odróżniać kwotę odsetek za zwłokę w zapłacie składek ZUS od kwoty za zwłokę w zapłacie zaległości podatkowych (o tym w dalszej części publikacji).

Podstawa prawna do naliczania odsetek za zwłokę od zaległości publicznoprawnych stanowi art. 53 do art. 58 Ordynacji Podatkowej. 

Ponadto istnieje jeszcze taki akt wykonawczy jak Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 września 2017 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 

Rozporządzenie to omawia nie tylko tryb rozliczania składek ZUS, wypłaconych zasiłków, zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych, ale także tryb rozliczania odsetek za zwłokę od zaległości w składkach ZUS.

W § 6 tego rozporządzenia została określona reguła rozliczania wpłaty składki, gdy poza należnością główną zapłacie podlegają również odsetki.

Płatnik składek dokonuje jednej wpłaty obejmującej łączną kwotę składek na:

1. ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w deklaracji kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą wypłaconych zasiłków, świadczeń rodzinnych oraz przysługującego płatnikowi składek wynagrodzenia;
2. Fundusz Emerytur Pomostowych w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych do zapłaty składek, określonej w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy;
3. ubezpieczenie zdrowotne w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych do zapłaty składek za dany miesiąc kalendarzowy;
4. Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych do zapłaty składek, określonej w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy

– na przydzielony płatnikowi składek przez Zakład numer rachunku składkowego.

Co niezwykle ważne, odsetki za zwłokę przedsiębiorcy wpłacają bez wezwania ZUS-u.

Należy w tym miejscu podkreślić jeszcze jedną kwestię, która de facto jest nowością.

Co więcej, wpłatę należności z tytułu składek objętych układem ratalnym lub odroczeniem terminu płatności rozlicza się na pokrycie kosztów upomnienia, składek oraz przysługujących od nich odsetek za zwłokę i opłaty prolongacyjnej, a następnie na pokrycie wymierzonej dodatkowej opłaty.

Zgodnie z tym, co mówi § 24 powyższego rozporządzenia, wpłata na pokrycie należności ZUS objętych już tytułem wykonawczym rozdzielana jest w następujący sposób:

1. z wpłaty na pokrycie należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne w pierwszej kolejności pokrywa się opłatę manipulacyjną, opłatę za czynności egzekucyjne, wydatki egzekucyjne, koszty egzekucyjne powstałe w umorzonym postępowaniu egzekucyjnym, opłatę egzekucyjną, koszty upomnienia, a następnie składki i odsetki za zwłokę należne funduszowi emerytalnemu i otwartym funduszom emerytalnym – proporcjonalnie do należności tych funduszy objętych tym tytułem (pozostałą po rozliczeniu część wpłaty rozlicza się proporcjonalnie na pokrycie należnych składek i odsetek za zwłokę na fundusz rentowy, fundusz chorobowy i fundusz wypadkowy, proporcjonalnie do należności poszczególnych funduszy objętych danym tytułem wykonawczym);
2. z wpłaty na pokrycie należności z tytułu składek na Fundusz Emerytur Pomostowych objętych danym tytułem wykonawczym w pierwszej kolejności pokrywa się opłatę manipulacyjną, opłatę za czynności egzekucyjne, wydatki egzekucyjne, koszty egzekucyjne, opłatę egzekucyjną, koszty upomnienia, a następnie składki i odsetki za zwłokę;
3. z wpłaty na pokrycie należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne objętych danym tytułem wykonawczym w pierwszej kolejności pokrywa się opłatę manipulacyjną, opłatę za czynności egzekucyjne, wydatki egzekucyjne, koszty egzekucyjne, opłatę egzekucyjną, koszty upomnienia, a następnie składki i odsetki za zwłokę;
4. z wpłaty na pokrycie należności z tytułu składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy objętych danym tytułem wykonawczym w pierwszej kolejności pokrywa się opłatę manipulacyjną, opłatę za czynności egzekucyjne, wydatki egzekucyjne, koszty egzekucyjne, opłatę egzekucyjną, koszty upomnienia, a następnie składki i odsetki za zwłokę należne każdemu z funduszy – proporcjonalnie do należności każdego z tych funduszy objętych tym tytułem.

Odsetki od zaległości w ZUS-ie – przepisy w praktyce

Nawiązując do wyżej wspomnianych regulacji, przedsiębiorca musi pamiętać, że gdy zapłacona przez niego po terminie należność ZUS nie zawiera kwoty odsetek za zwłokę w zapłacie tych składek, to pomimo zapłaty całej kwoty zaległych składek ZUS rozliczy otrzymaną kwotę proporcjonalnie na poczet:

• zaległych składek ubezpieczeniowych,
• odsetek za zwłokę.

Tym samym dojdzie do sytuacji, w której zaległość główna wciąż nie została opłacona, ponieważ otrzymaną od przedsiębiorcy kwotę bez należnych odsetek ZUS podzielił na dwie części:

• jedna została zaliczona proporcjonalnie, jako zapłacona kwota odsetek;
• druga została zaliczona proporcjonalnie, jako zapłacona należność główna z tytułu zaległych składek.

Ponadto należy podkreślić, że w sytuacji braku zapłaty składek ZUS albo zapłaty zbyt niskiej niż należnej kwoty składek ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych może (ale nie musi) wydać decyzję o doliczeniu przedsiębiorcy (płatnikowi składek ZUS) dodatkowej (sankcyjnej) opłaty z tego tytułu do wysokości 100% nieopłaconych składek ZUS. Płatnik składek może jednak odwołać się do sądu od tej decyzji.

Przykład 1.

Przedsiębiorca nie opłacił w ustawowym terminie należności wobec ZUS-u na kwotę 2500 zł. Odsetki za opóźnienie wyniosły 52 zł. Zaległość ogółem wyniosła 2552 zł, jednak prowadzący działalność wykonał przelew na rzecz ZUS-u jedynie w kwocie należności głównej 2500 zł.

Rozliczenie wpłaty przez ZUS:

• 2449 zł zostanie zaliczone na poczet zaległych składek ZUS,
• 51 zł zostanie zaliczone na poczet odsetek.

Wobec ZUS-u pozostanie więc zaległość w kwocie 51 zł za składki plus odsetki (1 zł, ale z uwagi na utrzymującą się zaległość będą wciąż rosnąć).

Odsetki od zapłaty zaległości w składkach ZUS przedsiębiorca (płatnik składek) ustala, począwszy od dnia następnego po dniu upływu terminu płatności składek ZUS albo terminu płatności określonego m.in. w decyzji ZUS-u. Warto wspomnieć, że gdy ustawowy termin zapłaty składek ZUS przypada w dzień wolny albo święto, wówczas zostaje on przesunięty na pierwszy dzień roboczy. Zasada ta ma bezpośrednie przełożenie na sposób ustalania okresu opóźnienia z zapłatą.

Tak więc przedsiębiorca, chcąc ustalić wysokość odsetek, musi obliczyć liczbę dni opóźnienia według powyższej metody, określić wysokość zaległości w składkach ZUS oraz stopę procentową odsetek od zaległości podatkowych przypadającą na okres powstania każdej zaległości w składkach ZUS (od 6 listopada 2025 roku wynosi ona 11,5% w skali roku).

Warto wspomnieć, że odsetek od niezapłaconych zaległości w składkach ZUS przedsiębiorca nie naliczy i nie zapłaci w sytuacji zastosowania się do błędnych decyzji i rozliczeń wydanych przez ZUS.

Na koniec trzeba jeszcze podkreślić, że w sytuacji uregulowania częściowych zapłat należy pamiętać o tym, że kwota przelana na rachunek ZUS-u czy urzędu skarbowego rozliczana jest proporcjonalnie na należność główną i odsetki. Uniknięcie naliczania dodatkowych odsetek rozwiąże pozwolenie z ZUS-u na ratalną spłatę składek.