Poradnik Przedsiębiorcy

Ulga z tytułu zakupu kasy on-line - jak skorzystać?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy podatników prowadzących sprzedaż na rzecz osób prywatnych niebędących przedsiębiorcami. Tradycyjne kasy fiskalne są z każdym kolejnym rokiem zastępowane przez kasy on-line. Warto przy tym zauważyć, że podatnik kupujący kasę fiskalną on-line ma prawo do ubiegania się o ulgę w postaci zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy. W artykule omówimy, kiedy przysługuje ulga z tytułu zakupu kasy on-line.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej on-line

Jak wskazaliśmy na wstępie, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

Według art. 111 ust. 6a ustawy VAT kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (kasa on-line). 

Obowiązek posiadania kasy on-line jest wprowadzany stopniowo i systematycznie, począwszy od 1 stycznia 2020 r. Przykładowo 1 lipca 2021 r. konieczność posługiwania się kasą on-line powstała wobec podmiotów świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze oraz związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej wyłącznie w zakresie wstępu. 

Podmioty mogące się ubiegać o ulgę 

Art. 111 ust. 4 ustawy VAT określa grupę podatników, którzy mogą ubiegać się o wspomnianą ulgę. W myśl tego przepisu podatnicy, u których: 

  1. powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a;
  2. nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży 

– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Należy zatem zwrócić uwagę, że w świetle powyższego przepisu prawo do ulgi przysługuje wyłącznie w przypadku nabycia kasy fiskalnej on-line. 

Podatnik nabywający „tradycyjną” kasę rejestrującą nie ma prawa do skorzystania z ulgi. Taką możliwość daje zakup kasy on-line.

Ulga z tytułu zakupu kasy on-line - warunki skorzystania

Wspomniana ulga polega na możliwości odliczenia od podatku VAT kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Jeżeli kwota do odliczenia jest wyższa niż kwota podatku należnego, to podatnik ma prawo do zwrotu tej kwoty na rachunek bankowy.

Szczegółowe zasady przyznawania ulgi zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika. 

Zgodnie z zawartymi tam regulacjami odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy lub jej zwrot następuje pod warunkiem:

  1. rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży, przy użyciu zakupionych kas on-line, których nabycie nastąpiło w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar; 
  2. posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

W sytuacji gdy mamy do czynienia z odliczeniem kwoty od podatku należnego, dokonuje się go w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

W przypadku gdy kwota wydana na zakup wykazana w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy jest niższa bądź równa kwocie podatku należnego, podatnik pomniejsza kwotę tego podatku o wysokość kwoty wydanej na zakup.

Przykład 1.

Podatnik zakupił kasę fiskalną on-line za kwotę 1000 zł. To oznacza, że odliczeniu podlega kwota 700 zł. Odliczenia dokonuje się w deklaracji VAT. W tym samym okresie rozliczeniowym kwota podatku należnego wyniosła 2300 zł. Powoduje to, że wydatek poniesiony na zakup kasy fiskalnej pomniejsza kwotę podatku należnego, który ostatecznie będzie wynosił 1600 zł.

W przypadku gdy kwota wydana na zakup wykazana w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy jest wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik pomniejsza kwotę podatku należnego o wysokość kwoty wydanej na zakup, a pozostałą część kwoty wydanej na zakup może, w tym okresie rozliczeniowym, wykazać do zwrotu na rachunek bankowy lub powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

Jeżeli w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy nie wystąpił podatek należny, podatnik kwotę wydaną na zakup wykazuje do zwrotu na rachunek lub powiększa kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

Przykład 2.

Podatnik zakupił kasę fiskalną on-line za kwotę 1000 zł. To oznacza, że odliczeniu podlega kwota 700 zł. Kwota podatku należnego w tym samym okresie rozliczeniowym wynosi 300 zł. W tej sytuacji podatek do zapłaty będzie wynosił 0 zł. Natomiast pozostała kwota wydatku – 400 zł – może być albo zwrócona na rachunek bankowy podatnika, albo przeniesiona na następny okres rozliczeniowy. Analogiczne rozwiązanie podatnik może przyjąć w sytuacji, gdy w danym okresie rozliczeniowym nie wystąpił podatek należny. 

Ulga z tytułu zakupu kasy on-line przez podatników zwolnionych z VAT

Podatnicy zwolnieni z VAT, podobnie jak podatnicy czynni, również mają obowiązek stosowania kasy fiskalnej. Tego typu podmioty nie odliczają podatku VAT oraz nie składają deklaracji podatkowych. Z tych też powodów w ich przypadku jedyną opcją jest zwrot wydatkowanej kwoty na rachunek bankowy.

Jak stanowi art. 111 ust. 5 ustawy VAT, w stosunku do podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika. 

Dodatkowo jak podaje par. 4 rozporządzenia, w stosunku do podatników zwolnionych zwrot kwoty wydanej na zakup jest dokonywany na wniosek podatnika złożony do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Wniosek zawiera:

  1. imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą;
  2. numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.

Do wniosku należy dołączyć:

  1. kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
  2. kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży. 

W zależności od sytuacji podatnicy czynni mogą pomniejszać kwotę podatku należnego o kwotę wydatkowaną na zakup kasy on-line, przenosić ją na następny okres rozliczeniowy lub wnioskować o jej zwrot na rachunek. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT mogą jedynie otrzymać zwrot kwoty na rachunek po uprzednim złożeniu stosownego wniosku w tej sprawie.
Przechodząc do podsumowania, należy podkreślić, że ulga z tytułu wydatku poniesionego na zakup kasy fiskalnej występuje wyłącznie w sytuacji, gdy dochodzi do nabycia kasy fiskalnej on-line. Co ważne, z ulgi mogą skorzystać zarówno czynni, jak i zwolnieni podatnicy podatku VAT.