Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja samodzielnie złożonego komputera - przypadki szczególne

Prawidłowa ewidencja samodzielnie złożonego komputera to hasło pojawiające się zwykle u firm, w których komputer jest wykorzystywany do celów działalności. Komplikacje pojawiają się, gdy w samodzielnie złożonym komputerze konieczna jest wymiana części bądź ich ulepszenie. Często też zdarza się, że kupowany jest dodatkowy sprzęt, np. drugi monitor, myszka czy klawiatura. Sprawdźmy, jak powinno się to prawidłowo rozliczyć w KPiR.

Kwestia amortyzacji oraz prawidłowego określenia wartości początkowej samodzielnie złożonego komputera opisana została w artykule: Ewidencja samodzielnie złożonego komputera w kosztach podatkowych.

Jak zaksięgować wymianę części w komputerze?

W sytuacji gdy w komputerze doszło do fizycznego zużycia części i tym samym dalsze używanie komputera nie jest możliwe, wymianę części składowej, która uległa zużyciu, należy potraktować jako koszty remontu.

Za remont uznaje się działanie, które ma na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego wraz z wymianą zużytych części. Jednakże działania te nie mogą zmienić charakteru i funkcji remontowanego środka trwałego.
Koszty remontu w KPiR ujmowane są niezależnie od stosowanej metody rozliczania kosztów bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, tj. w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.

Podkreślić należy, że w przypadku zużycia części zamiennej nie jest korygowana ewidencja samodzielnie złożonego komputera. Konieczne jest natomiast sporządzenie protokołu likwidacyjnego.

Bezpłatny wzór protokołu likwidacyjnego znajduje się w artykule: Protokół likwidacji środka trwałego – wzór z omówieniem

Utylizację części komputerowej należy wykonać u profesjonalnej firmy zajmującej się recyklingiem tego typu sprzętu. Wówczas wydatki poniesione na utylizację będą dla podatnika kosztem uzyskania przychodu, który będzie mógł ująć w KPiR na podstawie faktury bądź rachunku.
Reasumując, w przypadku gdy jednostka dokona wymiany części (rozumianej jako remont) w zespole komputerowym, nie spowoduje to wzrostu wartości użytkowej komputera, a jedynie przywróci jego pierwotną wartość, którą utracił na skutek zużycia.

W jaki sposób ewidencjonować ulepszenie komputera?

Za ulepszenie uznaje się przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację. Sposób ewidencji ulepszenia środka trwałego zależny jest od wartości ulepszenia. W poniższej tabeli ukazano zależność wartości ulepszenia od sposobu ewidencji.

Wartość ulepszenia

Ewidencja

Ulepszenie poniżej 10 tys. zł trwałego/niskocennego środka trwałego.

Może być zaewidencjonowane bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu tj. w KPiR w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.

Ulepszenie powyżej 10 tys. zł środka trwałego.

Musi być zaewidencjonowane w formie ulepszenia środka trwałego i musi zwiększyć wartość odpisów amortyzacyjnych.

Ulepszenie powyżej 10 tys. zł niskocennego środka trwałego.

W momencie ulepszenia należy wprowadzić do ewidencji środek trwały: zespół komputerowy w wartości odpowiadającej wartości ujętej w kosztach powiększonej o ulepszenie. Przy czym kosztem może być wyłącznie wartość dotycząca ulepszenia.

Jeśli kwota ulepszeń, które zostały ujęte wcześniej w kosztach podatkowych, w danym roku podatkowym przekroczy 10 tys. złotych, podatnik będzie zobowiązany do skorygowania zapisów i potraktowania wszystkich nabyć jako ulepszenie środka trwałego, a tym samym dokonać amortyzacji w czasie.

Przykład 1.

Pan Stanisław nabył i wprowadził do majątku firmowego w sierpniu 2017 roku środek trwały „A”, którego wartość początkowa wyniosła 90 000 zł.

Odpisy amortyzacyjne dokonywane były od września 2017 roku za pomocą metody liniowej. W kwietniu 2019 roku pan Stanisław dokonał ulepszenia środka trwałego „A” w kwocie 6000 zł. W związku z tym, że jego wartość była poniżej 10 000 zł, pan Stanisław wydatki na ulepszenie ujął bezpośrednio w kosztach podatkowych. W listopadzie tego samego roku pan Stanisław dokonał kolejnego ulepszenia na wartość 6000 zł, przez co suma wydatków na ulepszenie środka trwałego „A” przekroczyła 10 000 zł (wyniosła 12 000 zł). W związku z powyższym ulepszenia powinny zostać ujęte w formie zwiększenia wartości początkowej środka trwałego. Tak więc pan Stanisław będzie musiał dokonać korekty kosztów i ująć ulepszenia w formie zwiększenia wartości początkowej środka trwałego. W tym przypadku pan Stanisław będzie zmuszony przeliczyć zaliczki na podatek dochodowy za okres kwiecień – listopad, bowiem w związku z korektą kosztu kwota zaliczki na podatek dochodowy za dany okres mogła ulec zwiększeniu.
Ulepszenie, które podlega ewidencji w formie zwiększenia wartości środka trwałego, może zostać amortyzowane jednorazowo w ramach pomocy de minimis, jeśli nastąpiło w tym samym roku co uwzględnienie majątku w ewidencji i zastosowana została amortyzacja jednorazowa.

Myszka, klawiatura i monitor w zespole komputerowym

Myszka, klawiatura i monitor są urządzeniami, które nie mogą funkcjonować samodzielnie bez podłączenia do komputera – nie spełniają bowiem warunku kompletności i zdatności do użytku, w związku z czym nie mogą stanowić odrębnego środka trwałego.

Biorąc powyższe pod uwagę, nabyte urządzenia, takie jak myszka, klawiatura i monitor, powinny znaleźć się w ewidencji samodzielnie złożonego komputera.

Co do zasady sprzęty takie jak myszka, klawiatura oraz monitor po zakupie powinny być przyporządkowane do jednego komputera stacjonarnego.
Jeśli nastąpiło nabycie drugiej myszki albo klawiatury bądź drugiego monitora i możliwe było przyporządkowanie ich do konkretnego komputera stacjonarnego, to jeśli każde z nich ma wartość poniżej 10 tys. złotych, wówczas zakup na podstawie faktury bądź rachunku (niezależnie od stosowanej metody rozliczania kosztów) można ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, tj. w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.

Ewidencja samodzielnie złożonego komputera w systemie wfirma.pl

Ewidencja samodzielnie złożonego komputera w systemie do samodzielnego prowadzenia księgowości online wfirma.pl przebiega w prosty sposób. Fakturę za nabyte części do składanego komputera ujmuje się schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie jako rodzaj wydatku wybrać należy:

  • „Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą” – jeśli ma wartość poniżej 10 tys. złotych.
  • „Zakup środka trwałego” – jeśli podatnik dobrowolnie chce wprowadzić komputer do ewidencji środków trwałych bądź ten ma wartość powyżej 10 tys. złotych.

Ewidencja samodzielnie złożonego komputera - kategoria kosztu

Jeśli dokonany jest remont bądź ulepszenie poniżej 10 tys. zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników VAT zwolnionych), wówczas jego koszt ujmuje się w systemie schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie jako rodzaj wydatku wybrać należy „Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą”.

Ewidencja samodzielnie złożonego komputera - wybór wydatku

Natomiast księgowanie ulepszenia powyżej 10 tys. złotych odbywa się następująco:

  1. Jeśli komputer został ujęty w ewidencji środków trwałych, księgowanie odbywa się schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie jako rodzaj wydatku wybrać należy „Ulepszenie środka trwałego”.

Ewidencja samodzielnie złożonego komputera - ulepszenie środka trwałego

  1. Jeśli komputer został ujęty bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, księgowanie ulepszenia odbywa się za pomocą dwóch ścieżek:

    • dla celów ujęcia podatku VAT schematem: EWIDENCJE REJESTR VAT ZAKUPU » DODAJ WPIS, dane uzupełniamy zgodnie z fakturą, a w zakładce ZAAWANSOWANE oznaczamy opcję ŚRODEK TRWAŁY.

Ewidencja samodzielnie złożonego komputera - wpis do rejestru VAT zakupów

    • EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY, gdzie uzupełniamy dane zespołu komputerowego. Jako wartość początkową należy przyjąć wartość zespołu komputerowego powiększonego o ulepszenie. W zakładce: ZAAWANSOWANE zaznaczyć należy opcję ŚRODEK TRWAŁY PRZENIESIONY Z INNEJ FIRMY i w pozycji ZAMORTYZOWANO wprowadzić wartość zespołu komputerowego ujętego uprzednio bezpośrednio w kosztach podatkowych. Dzięki temu kosztem będą jedynie odpisy amortyzacyjne w wartości dotyczącej jego ulepszenia.

Ewidencja samodzielnie złożonego komputera - ewidencja w systemie

 

Artykuły z cyklu
„Ewidencja samodzielnie złożonego komputera”
Zobacz wszystkie