Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup nowych części do komputera a ulepszenie środka trwałego

Wśród środków trwałych w mojej firmie posiadam komputer stacjonarny. Obecnie chciałbym wymienić w nim niektóre elementy. Części, które wymontuję, chciałbym następnie sprzedać. W jaki sposób powinienem zewidencjonować taką operację i jak to wykonać w systemie wfirma.pl?

Piotr, Ostrowiec

Sposób ewidencji wymiany części w środku trwałym zależny jest od tego, jak taka wymiana została zakwalifikowana. Można ją bowiem zakwalifikować jako:

  • remont – działanie, które ma na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego wraz z wymianą zużytych części. Działanie to nie może przy tym zmienić charakteru oraz funkcji remontowanego środka trwałego;
  • ulepszenie – przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja. Sposób ewidencji ulepszenia środka trwałego uzależniony jest od wartości ulepszenia.

Zakup nowych części do komputera jako remont

W przypadku gdy w komputerze stacjonarnym doszło do fizycznego zużycia części i przez to nie jest możliwe dalsze użytkowanie komputera, wymiana części na te same bądź podobne w funkcjonalności (ale nie lepsze, które zwiększą znacznie jego wartość i poszerzą możliwości użytkowania) powinna zostać potraktowana jako remont.Wydatki na zakup części kwalifikowany jako remont ujmowany jest niezależnie od stosowanej metody rozliczania kosztów bezpośrednio w kosztach podatkowych. W przypadku podatnika prowadzącego KPiR ma to miejsce w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.W związku z remontem części nie należy korygować uprzednio zaewidencjonowanego komputera w środkach trwałych. Jeśli części zostaną zlikwidowane, należy sporządzić ich protokół likwidacyjny.

Bezpłatny wzór protokołu likwidacyjnego znajduje się w artykule: Protokół likwidacji środka trwałego – wzór z omówieniem.

Standardowo utylizacja części komputerowych powinna zostać dokonana za pomocą zajmującej się tym profesjonalnie firmy. Podkreślić należy, że rachunek bądź faktura za tego typu usługę dla podatnika będzie stanowić koszt podatkowy i tym samym podatnik będzie mógł ją ująć w kolumnie 13 „pozostałe wydatki” KPiR.

Zakup nowych części do komputera jako ulepszenie

Ewidencja nabytych części do komputera zależna jest od tego, jaką wartość ma dokonane ulepszenie oraz czy uprzednio komputer został zewidencjonowany w środkach trwałych. W przypadku gdy ulepszenie ma wartość poniżej 10 tys. zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników VAT zwolnionych), może ono zostać zaewidencjonowane bezpośrednio w kosztach podatkowych – w kolumnie 13 „pozostałe wydatki” w KPiR. Natomiast jeśli koszty poniesione w celu ulepszenia sprzętu są wyższe, powinno być ono zaewidencjonowane jako ulepszenie środka trwałego i tym samym powinno zwiększyć wartość odpisów amortyzacyjnych komputera.

Z kolei jeśli przed ulepszeniem podatnik ujął nabycie komputera bezpośrednio w kosztach ze względu na to, że jego wartość wynosiła mniej niż 10 tys. zł (kwalifikacja jako niskocenny środek trwały), to w momencie ulepszenia tego komputera należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Przy tym koszt z tytułu wniesienia komputera do ewidencji stanowić będzie wyłącznie wartość odnosząca się do ulepszenia. Warto mieć na uwadze, że ulepszenie może być amortyzowane jednorazowo w ramach pomocy de minimis pod warunkiem, że zostało dokonane w tym samym roku co ujęcie komputera w ewidencji środków trwałych oraz została wskazana jednorazowa metoda jego amortyzacji.W przypadku gdy kwota ulepszenia środka trwałego w danym roku podatkowym przekroczy 10 tys. zł, podatnik będzie musiał skorygować zapisy i zaewidencjonować ulepszenie zamiast jednorazowo w kosztach w formie ulepszenia środka trwałego i tym samym dokonać amortyzacji w czasie w stosunku do wartości tego ulepszenia.

Sprzedaż zużytych części a zakup nowych części do komputera

Sprzedaż zdemontowanych części z komputera firmowego należy udokumentować przy pomocy faktury bądź rachunku (w zależności od tego, czy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT, czy podatnikiem VAT zwolnionym). Przychód z tytułu sprzedaży należy uwzględnić w kolumnie 8 KPiR – „pozostałe przychody”. Czynni podatnicy podatku VAT muszą pamiętać także o opodatkowaniu sprzedaży odpowiednią stawką (zwykle dla części komputerowych jest to 23%) oraz uwzględnieniu jej w rejestrze sprzedaży VAT.

Zakup nowych części do komputera - ewidencja w systemie wfirma.pl

Użytkownik wfirma.pl ulepszenia lub remontu środka trwałego, a także sprzedaży wymienionej części dokona z łatwością w systemie. Jeśli dokonany został remont bądź ulepszenie poniżej 10 tys. zł, jego koszt ujmuje się w systemie w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie należy skorzystać z opcji DODAJ » FAKTURA/FAKTURA (BEZ VAT). W oknie, które się otworzy, jako rodzaj wydatku należy wybrać „Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą” i uzupełnić pozostałe dane.

Tak zaksięgowany wydatek trafi automatycznie do kolumny 13 „pozostałe wydatki” w KPiR oraz rejestru VAT zakupu (jeśli odliczany był podatek VAT).

W przypadku gdy ulepszenie ma wartość powyżej 10 tys. zł, księgowanie odbywa się w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie należy skorzystać z opcji DODAJ » FAKTURA/FAKTURA (BEZ VAT). W oknie, które się otworzy, jako rodzaj wydatku należy wybrać „Ulepszenie środka trwałego” i uzupełnić pozostałe dane.

Po zapisaniu zwiększeniu ulegnie wartość amortyzacji zespołu komputerowego ujętego w środkach trwałych. Jak zwiększyły się odpisy amortyzacyjne – można sprawdzić w zakładce: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, po kliknięciu na nazwę zespołu komputerowego.

Przy sprzedaży części komputera należy wystawić fakturę tak, aby trafiła do kolumny 8 KPiR. Należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. W oknie, które się pojawi, uzupełniamy dane. W podzakładce SKUTEK KSIĘGOWY należy wybrać opcję KSIĘGUJ DO VAT. Po zapisaniu przychód zostanie zapisany w rejestrze sprzedaży VAT (w przypadku czynnych podatników VAT).

Następnie aby przychód ujął się w kolumnie 8, należy wprowadzić go wpisem ręcznym do KPiR przez zakładkę EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS. W oknie należy podać dane kontrahenta, któremu sprzedano części oraz uzupełnić podstawowe dane wpisu, a w kolumnie POZOSTAŁE PRZYCHODY wprowadzić wartość netto sprzedaży.