Poradnik Przedsiębiorcy

Wszystko o środkach trwałych oraz metodach ich amortyzacji

Czym są środki trwałe?

Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, których przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok, kompletne, zdatne do użytku i wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Do środków trwałych zalicza się w szczególności:

  • nieruchomości- w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego
  • maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy
  • ulepszenie w obcych środkach trwałych
  • inwentarz żywy

Ważne!

Środki trwałe oddane do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron.

Klasyfikacja środków trwałych (KŚT)

Klasyfikacja środków trwałych (KŚT) jest usystematyzowanym zbiorem obiektów majątku trwałego służącym m.in. do celów ewidencyjnych, ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych oraz badań statystycznych. W związku z tym wyróżniamy dziesięć jednocyfrowych grup klasyfikacji środków trwałych:

  • 0- grunty;
  • 1- budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego oraz spółdzielcze prawo własnościowe do lokalu mieszkalnego;
  • 2- obiekty inżynierii lądowej i wodnej;
  • 3- kotły i maszyny energetyczne;
  • 4- maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania;
  • 5- maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne;
  • 6- urządzenia techniczne;
  • 7- środki transportu;
  • 8- narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane;
  • 9- inwentarz żywy.

Wyżej wymienione grupy środków trwałych dzielą się na drugim szczeblu podziału na podgrupy oznaczone symbolami dwucyfrowymi. Wprowadzono również trzeci szczebel podziału, który jest oznaczony symbolami trzycyfrowymi.

Wartość początkowa środków trwałych

To w jaki sposób należy ustalić wartość początkową środków trwałych zostało wyjaśnione w art. 22g ust. 1 ustawy o PIT, według którego za wartość początkową środków trwałych uznaje się:

  • w przypadku odpłatnego nabycia - cenę ich nabycia powiększoną o koszty poniesione w celu zakupu środków trwałych do dnia aż dane środki trwałe zostaną przekazane do użytkowania w działalności. 
  • w przypadku wytworzenia we własnym zakresie - koszt wytworzenia
  • w przypadku nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób - wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości
  • w przypadku aportu w spółce cywilnej:
  1. wartość początkową, od której dokonywane były odpisy amortyzacyjne - jeżeli przedmiot wkładu był już wcześniej amortyzowany,
  2. sumę poniesionych wydatków w celu nabycia lub wytworzenia przedmiotu wkładu, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie - jeżeli przedmiot wkładu nie był amortyzowany,
  3. wartość rynkowa - jeżeli ustalenie wydatków na nabycie lub wytworzenie przedmiotu wkładu jest niemożliwe i przedmiot wkładu nie był wcześniej użytkowany w prowadzonej przez wspólnika wnoszącego wkład działalności gospodarczej, z wyłączeniem wartości niematerialnych i prawnych wytworzonych przez wspólnika we własnym zakresie;

Przyjęcie środka trwałego do użytkowania

W celu przyjęcia środka trwałego do eksploatacji należy wystawić dokument księgowy OT (przyjecie środka trwałego). Dane jakie powinien zawierać:

  • nazwę i adres jednostki wystawiającej OT
  • numer kolejny oraz datę wystawienia OT
  • nazwa środka trwałego (charakterystyka środka trwałego, symbol KŚT, numer inwentarzowy)
  • numer i data dowodu dostawy
  • miejsce użytkowania (przeznaczenia)
  • wartość środka trwałego
  • stawkę amortyzacji
  • podpisy zespołu przyjmującego środek trwały

Amortyzacja środków trwałych

Przez pojęcie amortyzacji należy rozumieć wyrażone w pieniądzu zużycie środków trwałych. Odpisy amortyzacyjne dokonywane są drogą systematycznego, planowego rozłożenia wartości początkowej środka trwałego na ustalony okres amortyzacji.

Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Amortyzacji mogą podlegać także środki trwałe o niskiej wartości (niższej niż 10 000 PLN). Jednak, w tym przypadku, jeśli podatnicy nie chcą wprowadzić danego składnika do ewidencji środków trwałych, to mogą go ująć bezpośrednio w kosztach firmy na dzień oddania go do użytkowania w działalności.

Środki trwałe, które nie podlegają amortyzacji zostały wymienione w art. 22c ustawy o PIT, są to m.in:

  • grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów
  • budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu
  • dzieła sztuki i eksponaty muzealne

Metody amortyzacji środków trwałych

Metoda amortyzacji liniowa

Jest to najprostsza metoda amortyzacji, która polega na dokonywaniu równomiernych odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego. Stawki amortyzacji są ustalane w oparciu o Klasyfikację Środków Trwałych (KŚT). Amortyzacja rozpoczyna się w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym środek trwały został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i dokonuje się jej do miesiąca, w którym nastąpi zrównanie odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową lub w którym środek trwały zostanie postawiony w stan likwidacji.

Dla pewnej grupy środków trwałych można dokonywać odpisów amortyzacyjnych metodą liniową przy zastosowaniu indywidualnych stawek, które umożliwiają szybszą amortyzację środka trwałego. Dotyczy to środków trwałych ulepszonych lub używanych, które zostały wprowadzone po raz pierwszy do ewidencji danego podatnika. 

Metoda amortyzacji degresywna

Jest to druga pod względem popularności metoda amortyzacji, która zakłada, że wraz z upływem czasu użyteczność środka trwałego maleje. Metoda ta pozwala na stosowanie wysokich odpisów przez pierwszych kilka lat.

W tym przypadku również stawkę ustala się w oparciu o Klasyfikację Środków Trwałych, która jest zwiększana przez określony współczynnik.

Ważne!

Należy pamiętać, że począwszy od roku, w którym amortyzacja obliczona metodą degresywną miałaby być niższa od amortyzacji obliczonej metodą liniową, przechodzi się na metodę liniową.

 Tą metodę można zastosować tylko do wybranych grup KŚT:

  • grupy 3- kotły i maszyny energetyczne
  • grupy 4- maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania
  • grupy 5- specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty
  • grupy 6- urządzenia techniczne
  • grupy 8- narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie

Degresywnej metody amortyzacji nie można stosować do środków trwałych zaliczonych do grup 1 i 2 KŚT oraz do grupy 3–6 i 8 Klasyfikacji, które nie są maszynami i urządzeniami, np. do kiosków czy domków campingowych (grupa 8 KŚT).

Metoda amortyzacji progresywna

Inaczej zwana metodą rosnących odpisów amortyzacyjnych. Jest jedna z najrzadziej stosowanych metod amortyzacji, która polega na tym, że kwota odpisów amortyzacyjnych jest coraz większa z upływem okresu eksploatacji. Wynika to z założenia, że im starszy obiekt, tym wymaga większych nakładów na remonty, naprawy itp., a więc koszt jego eksploatacji się zwiększa.

Metoda amortyzacji jednorazowa

Amortyzację jednorazową można zastosować w przypadku:

  • fabrycznie nowych środków trwałych do łącznego limitu 100 000 zł w danym roku podatkowym, pod warunkiem, że wartość początkowa nabytego w ciągu danego roku podatkowego składnika majątku lub wartość początkowa przynajmniej dwóch składników majątku, wynosi co najmniej 10 000 zł (jednorazowym odpisom amortyzacyjnym podlegają środki trwałe zaliczane do 3-8 grupy Klasyfikacji Środków Trwałych z wyłączeniem samochodów osobowych);
  • gdy wartość środków trwałych nie przekracza wartości 10 000 zł (dotyczy to wszystkich środków trwałych).

Metoda amortyzacji jednorazowa ma zastosowanie także w przypadku pomocy de minimis, co zostało ujęte w art. 22k ust. 7 ustawy o PIT. Według danego przepisu jest ona przeznaczona dla:

  • podatników podatku dochodowego zarówno od osób fizycznych jak i od osób prawnych, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej w danym roku. Mogą oni dokonać odpisów amortyzacyjnych do wysokości 50 000 EUR - jest to limit jednorazowej amortyzacji
  • małych podatników, których przychody ze sprzedaży brutto nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym równowartości w złotych 1 200 000 EUR.

Jednorazowym odpisom amortyzacyjnym podlegają środki trwałe zaliczane do 3-8 grupy Klasyfikacji Środków Trwałych z wyłączeniem samochodów osobowych.

W sytuacji, gdzie podatnik ubiega się o udzielenie pomocy de minimis wraz z wnioskiem o wydanie takiego zaświadczenia musi złożyć również następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup środka trwałego wraz z dowodem zapłaty ewidencję środków trwałych
  • dowód dokonania odpisów amortyzacyjnych (np.: kopia KPiR)
  • oświadczenie o metodzie amortyzacji jaką przyjęto by dla środka trwałego, gdyby nie zastosowano jednorazowej amortyzacji
  • kopie zaświadczeń o uzyskanej pomocy de minimis w okresie bieżącego roku kalendarzowego oraz dwóch poprzedzających go lat kalendarzowych albo oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w tym okresie albo oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy de minimis w tym okresie
  • informacje niezbędne do udzielenia pomocy de minimis dotyczące wnioskodawcy i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz wielkości i przeznaczenia pomocy de minimis

O skorzystaniu z pomocy de minimis w formie amortyzacji jednorazowej decyduje sam podatnik. Natomiast organ podatkowy weryfikuje, czy wszystkie warunki zostały przez niego spełnione (po otrzymaniu wniosku o udzielenie takiej pomocy wraz z niezbędnymi przepisami).

Zawieszenie działalności a amortyzacja środka trwałego

Jak wynika z art. 22c ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacja środków trwałych musi zostać zawieszona wraz z zawieszeniem działalności. W tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność. Będzie można ją ponownie uruchomić przy wznowieniu działalności gospodarczej.

Ewidencja środków trwałych

Jak wynika z ustawy o rachunkowości każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych, która powinna zawierać następujące dane:

  • liczbę porządkową
  • datę nabycia
  • datę przyjęcia do używania
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych
  • wartość początkową
  • stawkę amortyzacyjną
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony
  • zaktualizowaną wartość początkową
  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych
  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową
  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia

W przypadku braku ewidencji środków trwałych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Inwestycje w obcych środkach trwałych

Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Podatnik może zaliczyć niezamortyzowaną część inwestycji w obcym środku trwałym do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem ich związku z poniesieniem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Likwidacja środka trwałego

W celu zlikwidowania środka trwałego należy sporządzić dowód księgowy LT - likwidacja środka trwałego. Służy on wycofaniu z ewidencji aktywów rzeczowych firmy. Dokument ten zawiera następujące dane:

  • nazwę jednostki, w której wystawia się dowód LT i jej dokładny adres
  • numer kolejny dowodu
  • datę wystawienia
  • nazwę środka trwałego
  • numer inwentarzowy środka trwałego
  • orzeczenie komisji likwidacyjnej podające przyczynę oraz sposób likwidacji środka trwałego
  • podpisy członków komisji likwidacyjnej
  • podpis pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce
  • podpis upoważnionego pracownika księgowości
  • podpis kierownika jednostki
  • uwagi dotyczące likwidowanego środka trwałego

Co do zasady, jeżeli środki trwałe nie zostały do końca zamortyzowane, a podlegają likwidacji, wówczas można ująć ich niezamortyzowaną część w kosztach uzyskania przychodów.

Jednak należy pamiętać, że istnieją od tej reguły liczne odstępstwa, np. zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów.