Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i korzystam z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Niedawno zakończyłem współpracę z biurem rachunkowym, które przez cały 2025 rok miało pełny dostęp do mojego KSeF na podstawie uprawnień, które im nadałem. Jak odebrać uprawnienia w KSeF? Czy wystarczy, że po prostu rozwiążę umowę, czy muszę to gdzieś zgłaszać?
Zbigniew, Żary
W erze KSeF dostęp do faktur jest równoznaczny z dostępem do wrażliwych danych finansowych. Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym niestety nie powoduje automatycznego cofnięcia uprawnień. Poniżej przedstawiamy, jak odebrać uprawnienia w KSeF.
Jak odebrać uprawnienia w KSeF?
Krok 1: Logowanie i lokalizacja uprawnień
Logujemy się do Aplikacji Podatnika KSeF – koniecznie przy użyciu swojego kwalifikowanego podpisu, pieczęci elektronicznej lub profilem zaufanym. Następnie przechodzimy do sekcji UPRAWNIENIA » ZARZĄDZAJ UPRAWNIENIAMI.
Krok 2: Odebranie uprawnień użytkownikowi
Znajdź na liście użytkowników osobę lub podmiot, któremu chcesz odebrać dostęp. Przy nazwisku lub identyfikatorze biura rachunkowego wybierz opcję „Odbierz uprawnienia”.
Dzięki temu dany użytkownik straci dostęp do systemu.
Krok 3: Unieważnienie tokenów (jeśli były używane)
Jeśli biuro rachunkowe pobierało twoje faktury z KseF za pomocą swojego oprogramowania księgowego (przez API), najprawdopodobniej korzystało z tokenu autoryzacyjnego wygenerowanego w twoim koncie w KSeF. W sekcji zarządzania tokenami odszukaj ten klucz (zazwyczaj oznaczony datą lub opisem) i wybierz opcję „Unieważnij”. Dzięki temu zostanie zablokowana komunikacja zewnętrznego oprogramowania z KSeF.
Krok 4. Unieważnienie ZAW-FA
Jeśli prowadzisz spółkę i na ZAW FA upoważniłeś biuro rachunkowe, to aby odebrać uprawnienia nadane przez ZAW-FA, należy sporządzić również ZAW-FA i wskazać w pozycji CEL ZŁOŻENIA FORMULARZA – ODEBRANIE UPRAWNIEŃ lub ODEBRANIE WSZELKICH NADANYCH UPRAWNIEŃ jeśli np. oprócz biura uprawnienia posiadają jego pracownicy.
Na koniec warto dodać, że odebranie uprawnienia osobie, której nadano najszerszy zakres uprawnień, nie powoduje, że osoby lub podmioty przez nią wskazane również tracą swoje uprawnienia. Więc jeśli one też mają stracić dostęp do KSeF, należy również im odebrać uprawnienia (lub można skorzystać z opcji ODEBRANIE WSZELKICH NADANYCH UPRAWNIEŃ).
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Kto jest uprawniony do cofania dostępu w KSeF?
Jak szybko działa cofnięcie uprawnień?
Czy w KSeF jest dostępna historia zmian uprawnień?
Czy można jedynie tymczasowo zablokować dostęp?
