Poradnik Przedsiębiorcy

Fakturowanie - faktura jako dokument księgowy

Faktura jest podstawowym dokumentem sprzedaży. Zawiera szczegółowe informacje o dokonanej transakcji gospodarczej. Co należy o nim wiedzieć?

Jakie dane muszą znajdować się na fakturze?

Jeżeli chodzi o wystawianie faktur elektronicznych, przedsiębiorcę obowiązują te same zasady, co przy wystawianiu faktur papierowych. W związku z tym e-faktura powinna zawierać elementy, określone w ustawie o VAT w artykule 106e:

  • datę wystawienia faktury,

  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Faktura uproszczona

Przedsiębiorca ma możliwość wystawienia faktury uproszczonej, jeżeli wartość transakcji nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro. Należy jednak zauważyć, że wystawianie faktur uproszczonych nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Ma on jedynie do tego prawo.

Fakturą uproszczoną może być paragon fiskalny, jednak musi on zawierać numer NIP nabywcy.

Nie wszystkie transakcje mogą zostać udokumentowane fakturą uproszczoną - w takiej formie nie można dokumentować:

  • sprzedaży wysyłkowej,

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

  • świadczenia usług i dostawy towarów na rzecz podmiotów z państw członkowskich Unii Europejskiej, gdy nabywca zobowiązany jest do rozliczeń podatku VAT.

Jak sama nazwa wskazuje, faktura uproszczona nie musi niektórych elementów, które konieczne są na zwykłej fakturze. Powinna natomiast zawierać:

  • datę wystawienia,

  • NIP nabywcy,

  • dane identyfikacyjne sprzedawcy towaru lub usługi,

  • nazwę, rodzaj i ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług,

  • kwotę podatku VAT.

Czym jest e-faktura?

Zgodnie z art. 2 ustawy o podatku od towarów i usług za fakturę elektroniczną uważa się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym i stanowi elektroniczny odpowiednik faktury papierowej. Oznacza to, że zawiera te same dane i ma taką samą wartość prawną, co faktura papierowa. Nie musi być drukowana - wystarczy, że zostanie zapisana na nośniku, który umożliwi do niej łatwy dostęp.

Podatnik jest zobowiązany do zapewnienia jej autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zostały zamienione dane, które powinna zawierać.

Autentyczność, integralność oraz czytelność faktury można zapewnić poprzez kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usługi. W tym celu można też stosować bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI).

Należy jednak mieć na względzie, że warunkiem stosowania faktur elektronicznych jest posiadanie zgody odbiorcy na tego typu dokumentowanie transakcji.

Faktury korygujące

Od 1 stycznia 2016 roku nastąpiła zmiana w księgowaniu faktur korygujących. Było to konieczne, ponieważ do tej pory przedsiębiorcy często mieli problem z właściwym ujmowaniem tych dokumentów.

Księgując fakturę korygującą wydatek od 2016 roku, przedsiębiorca ujmie ją w tym okresie rozliczeniowym, w którym ją otrzymał. Jest to duża zmiana i ułatwienie dla przedsiębiorcy - do tej pory przy księgowaniu faktur korygujących nierzadko konieczne było cofanie się do okresu, w którym wystawiona była faktura pierwotna.

Jeśli faktura pierwotna w momencie wystawienia nie zawierała błędów, a zdarzenia wpływające na zmianę kosztów nastąpiły dopiero później, to fakturę korygującą należy ujmować na bieżąco. Przykładem takiej sytuacji może być zwrot towaru przez nabywcę lub obniżenie ceny.

Należy jednak mieć na względzie, że ujęcie faktury korygującej w bieżącym okresie nie będzie możliwe, jeśli powodem wystawienia korekty jest błąd rachunkowy lub inna oczywista pomyłka.

Powyższa zasada dotyczy również faktur korygujących przychody. Jeśli więc przyczyną wystawienia faktury korygującej nie jest błąd rachunkowy lub też oczywista pomyłka, korektę ujmuje się w tym okresie rozliczeniowym, którego dotyczy.

Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT faktura korygująca powinna zawierać następujące elementy:

  • oznaczenie “FAKTURA KORYGUJĄCA” lub “KOREKTA”,

  • numer kolejny oraz datę wystawienia,

  • dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca, określona w art. 106e ust. 1 pkt 1-6, czyli: datę wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, NIP sprzedawcy oraz w określonych przypadkach NIP nabywcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi; jak również nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

  • przyczynę korekty,

  • jeżeli korekta zmienia podstawę opodatkowania lub kwotę podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,

  • jeżeli zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Jeśli jednak przedsiębiorca udziela upustu lub obniżki ceny do wszystkich dostaw towarów lub wykonanych usług, wyświadczonych na rzecz jednego odbiorcy, może wystawić zbiorczej faktury korygującej. Taka faktura korygująca powinna dodatkowo zawierać wskazanie okresu, do którego odnosi się upust lub obniżka. Ponadto może ona nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Duplikat faktury

Duplikat faktury sporządzany jest w sytuacji, gdy faktura pierwotna zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Przeważnie jest on wystawiany przez sprzedawcę towarów lub usług na wniosek nabywcy i powinna zawierać adnotację “DUPLIKAT”.

Posiadanie duplikatu faktury umożliwia odliczenie podatku VAT od danej transakcji. Jeśli pierwotna faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy, odliczenie VAT możliwe jest w miesiącu otrzymania duplikatu lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast w sytuacji, gdy VAT został odliczony z faktury pierwotnej, która następnie zaginęła, duplikat jest jedynie dowodem potwierdzającym prawo do dokonanego wcześniej odliczenia VAT.

Terminy wystawiania faktur w 2016 r.

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę należy wystawić nie później niż do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę.

Jeśli jednak całość lub część zapłaty otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, należy wystawić fakturę zaliczkową. Dokument wystawia się do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania zapłaty.

Fakturę można również wystawić przed powstaniem obowiązku podatkowego, czyli przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, jednak nie wcześniej niż 30 dni przed zdarzeniem.

Ustawodawca przewidział również wyjątki od wskazanych zasad, ponieważ w przypadku niektórych czynności zmianie ulega termin wystawienia faktury. Dotyczy to następujących przypadków:

  • usługi budowlane i budowlano-montażowe - fakturę należy wystawić nie później, niż 30 dni od daty wykonania usługi,

  • dostawa książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) – fakturę wystawia się nie później niż 60 dni od dnia wydania towarów,

  • czynności związane z drukowaniem książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług – fakturę wystawia się nie później niż 90 dni od dnia wykonania usługi,

  • dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej - z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy stanowiących import usług. W przypadku powyższych usług fakturę należy wystawić nie później niż z dniem upływu terminu płatności. Przy czym otrzymanie zaliczki na poczet usługi nie powoduje obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów fakturę wystawia się w terminie do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano transakcji. Jeżeli chodzi natomiast o zaliczkę z tytułu WDT, przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.

Natomiast w sytuacji, gdy podatnik dokonuje eksportu towarów, należy zastosować ogólną zasadę wystawiania faktur - należy wystawić je nie później, niż do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu wydania towarów, a w przypadku otrzymania zaliczki - do 15-ego dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki.