Poradnik Przedsiębiorcy

Szkolenia dla pracowników – jak je sprawnie zaplanować?

Szkolenia dla pracowników to część działań, które są podejmowane przez pracodawców w celu podniesienia kompetencji, a idąc dalej – efektywności pracowników. Finalnie ma to przełożyć się na wzrost wyników firmy. Warto zatem zastanowić się, które działania powinny poprzedzić ostateczne spotkanie szkoleniowe oraz spełnienie jakich warunków zwiększa prawdopodobieństwo maksymalnego wykorzystania zdobytej wiedzy.

Niestety wielu pracodawców nadal postrzega szkolenia dla pracowników jako zbędny koszt, decydując się tylko na te, które w ich mniemaniu są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku. Zdecydowanie bardziej „po macoszemu” traktowane są w dalszym ciągu te dotyczące kompetencji miękkich.

Dlaczego warto odpowiedzialnie i strategicznie podejść do organizacji szkoleń pracowników? Jak ustalić, jaką tematykę powinno obejmować szkolenie? Czy należy pomijać szkolenia dla pracowników z zakresu kompetencji miękkich na rzecz tych dotyczących twardych umiejętności?

Obserwacja i strategiczne działanie

Przedsiębiorcy bardzo często ustalają tak zwany budżet szkoleniowy na dany rok. Bez względu na to, czy ma to miejsce w każdej firmie, powinni oni podejść do tego tematu strategicznie. Kluczowe znaczenie ma w tym miejscu wnikliwa obserwacja sytuacji panującej w przedsiębiorstwie. Często funkcję taką pełnią specjaliści z zakresu HR i rozwoju, sprawując pieczę nad budżetem szkoleniowym na dany rok. Jest to planowanie obejmujące różnego rodzaju projekty, np. rozwoju talentów w firmie i układanie ścieżek sukcesji przyszłych liderów. Najczęściej jednak szkolenia dla pracowników dotyczą bieżących problemów i uzupełniania luk kompetencyjnych. Niemniej jednak ogromne znaczenie ma fakt, jaka kultura organizacyjna panuje w firmie oraz to, jakie kompetencje są kluczowe podczas poszukiwania nowych pracowników.

Jak dobrze zaplanować szkolenia dla pracowników?

Wielu pracodawców zdecydowanie zmniejsza szansę na efektywne szkolenie swoich pracowników, pomijając proces analizy potrzeb szkoleniowych. Planowanie szkolenia dla pracowników powinno obejmować następujące etapy:

  1. Określenie celów, jakie chcemy, żeby przyniosło szkolenie naszym pracownikom
    Szkolenie powinno być następstwem wydarzeń, jakie obrazuje funkcjonowanie firmy   zarówno w kontekście kompetencji twardych, jak i tych związanych z komunikacją oraz pozostałymi tematami odnoszącymi się do kompetencji miękkich.

  2. Kontakt z firmami szkoleniowymi wraz z zapytaniem ofertowym
    Chcąc zaplanować szkolenie, warto po określeniu obszaru uznawanego przez przedsiębiorstwo za ten, który powinien zostać objęty procesem zdobywania wiedzy, wysłać zapytania ofertowe do firm, które działają w tym obszarze. Daje to większe spektrum możliwości wyboru.
  3. Badanie potrzeb szkoleniowych
    Dla przedsiębiorcy istotne znaczenie powinien mieć fakt podjęcia przez firmę szkoleniową tematu badania potrzeb szkoleniowych. Jest to bardzo ważna część procesu szkoleniowego. Pozwala poprzez rozmowę wskazać rzeczywisty obszar wymagający wsparcia trenera. Nierzadko taki, który na pierwszy rzut oka jest dostrzegany przez pracodawcę, stanowi jedynie wierzchołek góry lodowej kryjącej pod powierzchnią zupełnie inny obszar wymagający wsparcia.

  1. Umiejętne zaplanowanie czasu szkolenia dla pracowników
    Jednym z ważnych czynników (a niestety często pomijanym) jest odpowiednie zaplanowanie terminu, w jakim będzie odbywało się szkolenie. W trosce o maksymalną efektywność poszkoleniową pracownik powinien mieć zapewnioną możliwość jak najszybszego wykorzystania zdobytej wiedzy w praktyce. Z każdym dniem następuje spadek wykorzystania zdobytej informacji. W związku z tym nie powinno ono odbywać się w piątek bądź w dniach poprzedzających nieobecność pracowników w firmie. W takich sytuacjach spada możliwość odpowiedniego wdrożenia zdobytego know-how.

Kompetencje miękkie – co to takiego?

Kompetencje miękkie to wszystkie umiejętności, które są przydatne we współpracy z innymi. Dotyczą obszaru komunikacji, asertywności, umiejętności pracy w grupie, radzenia sobie ze stresem czy zarządzania czasem. Kompetencje miękkie stanowią zatem niezwykle istotny obszar, który nie powinien zostać zaniedbany.

Szkolenia dla pracowników z zakresu kompetencji miękkich – czy warto?

Pozornie wydawać by się mogło, że inwestycja w szkolenia specjalistyczne dotyczące konkretnych eksperckich umiejętności są kluczem do osiągnięcia sukcesu. Warto jednak pamiętać, że nawet najlepsze szkolenia branżowe nie zastąpią umiejętności współpracy z drugim człowiekiem. Bez dbania o sferę konstruktywnej komunikacji trudno osiągać oczekiwane rezultaty i działać efektywnie, ponieważ w większość profesji mamy kontakt z drugim człowiekiem.

Podsumowując, odpowiednie przygotowanie procesu szkoleniowego jest często kluczem do jego efektywności. Warto zatem rozpocząć takie działania od wsłuchania się w potrzeby pracowników oraz obserwacji ich zachowań i relacji w firmie.