W umowach jednym z najczęściej powtarzających się postanowień końcowych jest to, że wszelkie zmiany do umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Czy te zapisy bezwzględnie wymagają, aby wszelkie zmiany miały formę pisemną? Czy wiadomość e-mail może być równoważna z formą pisemną? Na te pytania odpowiedź zostanie udzielona w dalszej części opracowania.
Forma pisemna – jak zastrzec ją w umowie?
Dla pewności łączącej nas umowy z kontrahentem, aby mieć realny wpływ na jej treść i wyeliminować ryzyko jednostronnego określania i zmieniania warunków umów, do tej pory najczęściej wskazywano, że zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności.
Zastrzeżenie formy pisemnej
Wszelkie zmiany niniejszej umowy, aneksy, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W takim jednak przypadku może się okazać, że tworzenie aneksów będzie bardzo częste i przez to, zamiast porządkować i ułatwiać współpracę, będzie ją utrudniać oraz, wbrew założeniom, wywoływać chaos. Nagromadzenie aneksów może bowiem spowodować, że umowa będzie musiała być gromadzona w osobnych segregatorach.
Przykład 1.
Sp. z o.o. zawarła umowę sprzedaży z inną firmą. Umowa zakłada stałą współpracę stron. Zgodnie z umową cena ma być przesyłana sprzedającemu na numer konta wskazany w umowie. W jej treści podano 1 numer rachunku, który na przestrzeni lat wielokrotnie się zmieniał. Strony zastrzegły, że każda zmiana wymaga formy pisemnej. W tej sposób przedstawiciele stron musieli kilkukrotnie się spotykać albo za pośrednictwem listów poleconych przesyłać sobie aneksy do umowy ze wskazaniem aktualnego numeru konta sprzedającego.
Na podstawie tego przykładu łatwo można zaobserwować, że wszelkie zmiany w formie pisemnej wcale nie muszą być ułatwieniem w pracy, a mogą wiązać się z licznymi komplikacjami. Gdyby dodatkowo wskazać, że sp. z o.o. musi być reprezentowana przy zawieraniu umów i aneksów przez 2 członków zarządu, z których 1 mieszka w Rzeszowie, a drugi w Gdańsku, sytuacja stałaby się kuriozalna. Aby ta spółka podpisała umowę, potrzebne byłyby na to co najmniej 2 dni robocze, przy założeniu, że umowa, podpisana przez jednego z nich zostanie wysłana kurierem do drugiego z nich. W ten sposób decyzja nie mogłaby zostać podjęta szybko – działałoby to ze szkodą dla sprzedającego, który na płatność musiałby czekać dłużej, jeżeli kupujący nie znałby nowego numeru rachunku bankowego.
Jak wygląda forma pisemna?
Forma pisemna, dla swojej ważności, wymaga tego, aby podpis osoby, która go dokonuje, był własnoręczny. Nie może to być zatem np. faks, skan, podpis wykonany komputerowo. Musi on zostać nakreślony dłonią. Nie musi być czytelny, choć oczywiście ma to ewentualne dodatkowe walory w przypadku wątpliwości co do oryginalności podpisu. Niemniej, w przypadku kwestionowania autorstwa podpisu, może zostać powołany biegły grafolog, który na podstawie próbek pisma stwierdzi, od kogo on pochodzi, nawet w przypadku tzw. parafki.
Tekst umowy nie musi być spisany własnoręcznie i najczęściej nie jest. Wystarczy jedynie, aby podpis był własnoręczny.
Ta kwestia została uregulowana w art. 78 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Forma elektroniczna
Artykuł 781 kc wskazuje, że równoważne z oświadczeniem wyrażonym w formie pisemnej jest oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej. Czy taką formą jest wiadomość e-mail?
Niestety, odpowiedź na to pytanie jest przecząca. Zgodnie z kc forma elektroniczna to taka, w której oświadczenie woli składającego musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Obecnie są możliwości w zakresie nabycia takiego bezpiecznego podpisu, jak również podpisywania dokumentów profilem zaufanym czy za pośrednictwem ePUAP – choć te 2 ostatnie dotyczą w głównej mierze spraw urzędowych, a nie umów pomiędzy podmiotami.
Niemniej jednak kc co do zasady zakłada możliwość złożenia oświadczenia woli czy zawarcia umowy w formie elektronicznej, ale wyłącznie dla osób posiadających podpis elektroniczny, których jednak nie ma zbyt wiele.
Wiadomość e-mail – czy zachowuje formę pisemną?
Jak wskazano powyżej, kc zrównał z formą pisemną formę dokumentową. Aby złożyć oświadczenie w takiej formie, nie wystarczy jednak np. napisać wiadomości e-mail. Konieczne jest złożenie oświadczenia i opatrzenie go podpisem kwalifikowanym, który odbiorca zweryfikuje za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Wiadomość e-mail nie ma takiej formy, zatem nie spełnia tych wymogów.
Stąd też żadne oświadczenia złożone za pomocą wiadomości e-mail lub SMS w świetle prawa nie mają mocy. Są po prostu nieważne i bezskuteczne.
Rodziło to wiele komplikacji, zwłaszcza w dobie pandemii COVID-19, kiedy nawoływano do pozostania w domu, izolacji, niespotykania się z innymi. Wiele zakładów pracy, przedsiębiorstw, a także małych przedsiębiorców i osób prywatnych zostało w domach, unikało spotkań z innymi, a także wizyt w placówkach pocztowych.
Strony często modyfikowały lub rozwiązywały swoje umowy właśnie za pośrednictwem środków komunikowania się na odległość.
Należy jednak wskazać, że jeśli obie strony zgadzają się na zmodyfikowanie swojej umowy w sposób inny niż pisemny, tj. np. mailowo, i są w tym zakresie zgodne, nie powinno wywoływać to żadnych negatywnych konsekwencji.
Przykład 2.
Pani Joanna i pani Marta miały zawartą umowę najmu lokalu mieszkalnego. Pani Joanna była wynajmującym, a pani Marta najemcą. Pani Marta studiowała w Warszawie. W związku z pandemią okazało się, że zajęcia są zdalne. Z tego względu poprosiła panią Joannę o obniżenie czynszu. Panie wymieniły maile, w których porozumiały się w tym zakresie, a pod treścią oświadczeń złożyły zeskanowane podpisy. W sądzie ta zmiana nie miałaby mocy wiążącej, jednak jeśli wynajmująca w przyszłości nie będzie żądała zapłaty pierwotnej sumy czynszu, to właśnie modyfikacja sporządzona w formie e-mail będzie je wiązać.
Jak umożliwić zmienianie umów w formie e-mail?
Mimo że forma e-maila nie jest znana w kc (nie ma takiej instytucji), znana jest zasada swobody umów. W jej myśl strony mogą wskazać, że konkretne zapisy umów mogą być modyfikowane w formie wiadomości e-mail.
Niezbędne jest jednak w takiej sytuacji zapewnienie, że osoba, która wysyła lub otrzymuje wiadomość, jest w rzeczywistości stroną umowy. Ataki hakerskie są bowiem dosyć częste i nie można wykluczyć, że osobą chcącą zmodyfikować umowę wcale nie jest strona tej umowy. W takiej sytuacji można zdecydować się na „podwójną weryfikację”, np. dodatkowo wymagając wykonania telefonu o przesłaniu wiadomości w formie e-mail.
Ważne też jest, aby kluczowe elementy umowy nie były w ten sposób zmieniane, aby uniknąć ewentualnych komplikacji w sytuacji, gdy ktoś włamie się na konto naszego kontrahenta.
Takie praktyki powinny być raczej używane przez kontrahentów, którzy się dobrze znają, długo ze sobą współpracują i darzą się zaufaniem w toku prowadzonej działalności gospodarczej.
Podsumowanie
Podsumowując, należy wskazać, że wiadomość e-mail nie zastępuje formy pisemnej i nie stanowi zachowania postanowień umowy, które wymagają dla zmian właśnie pisemności. W tym zakresie kc nie przewiduje odstępstw, nie zakłada nawet, aby możliwe było zawieranie umów poprzez wiadomości e-mail.
Niewątpliwie ma na to wpływ fakt, że zdarzają się włamania na konta, kradzieże telefonów, komputerów, na których są pozostawione aktywne dane logowania, zatem jest duże ryzyko, że tożsamość autora oświadczenia nie będzie równoznaczna z podpisem u dołu wiadomości.
Strony mogą wprawdzie samodzielnie decydować się na takie umowy i modyfikacje w formie pisemnej, jednak warto mieć na uwadze to, że nie zawsze znamy autora odpowiedzi lub oświadczenia, które do nas kieruje.
Czasami możemy paść ofiarą oszustwa, np. przelewając środki na rzekomo zmieniony numer rachunku bankowego naszego kontrahenta. Trzeba mieć na uwadze, że wykrycie sprawcy takiego działania nie jest ani proste, ani szybkie, dlatego należy być szczególnie ostrożnym podczas zawierania i zmieniania umów za pośrednictwem wiadomości e-mail.
