Sposób wyliczania podstawy opodatkowania oraz stawki podatkowe mogą okazać się kluczowe dla sukcesu w biznesie. Nieprzemyślany wybór systemu podatkowego może pozbawić przedsiębiorcę pokaźnych „oszczędności”. Na szczęście możliwa jest zmiana formy opodatkowania. Popełnienie błędu przy zakładaniu firmy nie oznacza, że jesteśmy skazani na taki stan rzeczy do końca jej trwania. Jak jednak należy dokonać takiej zmiany i czy samo oświadczenie woli mające miejsce w tytule przelewu środków do urzędu skarbowego będzie wystarczające?
Jakie formy opodatkowania może wybrać przedsiębiorca?
Prawo podatkowe nie jest nazbyt rozbudowane, jeżeli chodzi o opcje systemów podatkowych. W zasadzie przedsiębiorca może wybierać między trzema formami, przy czym nie każdy rodzaj działalności ma w ogóle taką możliwość. Na przykład adwokaci prowadzący swoją działalność nie mogą korzystać z innej formy opodatkowania niż ta ogólna (podatek progresywny). Dlatego też, zanim przedsiębiorca zabierze się za zmianę systemu podatkowego, dobrze, aby dokładnie sprawdził, czy jest to w ogóle możliwe.
Co mamy zatem do wyboru?
- zasady ogólne (skala podatkowa, podatek progresywny) – 12% i 32%;
- podatek liniowy – 19%;
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Zasady ogólne
Niejako formą domyślną jest skala podatkowa. Wynika to z faktu, że jest ona przypisywana podatnikowi, jeżeli ten nie wybierze przy rejestracji firmy innego systemu podatkowego. W praktyce wygląda to w ten sposób, że jeśli dana osoba rejestruje wniosek CEIDG w przedmiocie założenia działalności gospodarczej i w sekcji pozwalającej na wybór formy podatkowej zostawi puste pole, będą obowiązywały ją zasady ogólne. Urząd skarbowy nie będzie wzywał takiego podatnika do uzupełnienia formularza przez wskazanie systemu podatkowego.
Zasady ogólne są dostępne dla każdego rodzaju działalności. Nie znajdziemy tutaj żadnych ograniczeń czy wyłączeń. Każdy może korzystać z tego systemu. Przy tym rodzaju opodatkowania obowiązują dwa progi (stawki) podatkowe. Podatek progresywny jest wyliczany od dochodu (przychód minus koszty). Pierwszy próg wynosi 12% i jest wyliczany od dochodu do wysokości 120 000 zł w skali roku. Po przekroczeniu tej kwoty zaczyna obowiązywać podatek 32%. Preferowany jest przez przedsiębiorców generujących wysokie koszty prowadzenia działalności. Jeżeli firma uzyskuje wysokie przychody, posiadając przy tym duże obciążenia, wówczas dochód nie jest na tyle wysoki, aby przedsiębiorca w szybkim tempie (np. po 3 miesiącach) wszedł na drugi próg podatkowy.
Oprócz możliwości odliczenia kosztów skala podatkowa wiąże się z wieloma ulgami i zwolnieniami podatkowymi, takimi jak możliwość rozliczania się z małżonkiem czy kwota wolna od podatku (aktualnie kwota ta wynosi 30 000 zł).
Podatek liniowy
Podatek liniowy również jest wyliczany od dochodu i wynosi 19%. Jego zaletą jest stała stawka. 12% PIT może kusić, jednak w sytuacji, gdy przychody idą w górę, a koszty są niewielkie, może się okazać, że w kilka miesięcy przedsiębiorca zostanie zmuszony do płacenia 32% podatku. W przypadku liniówki taki problem nie wystąpi. Niezależnie od tego, jak duży dochód firma wygeneruje, obciążenie skarbowe będzie stałe.
Podatek liniowy, mimo że liczony od dochodu, nie daje możliwości korzystania z ulg podatkowych, w tym tej najważniejszej – kwoty wolnej od podatku. PIT trzeba opłacać już od pierwszej zarobionej złotówki.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Trzecia dostępna forma podatkowa to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W tym przypadku nie wylicza się podstawy opodatkowania od dochodu, a od przychodu. To bardzo istotna różnica, koszty nie mają tutaj bowiem znaczenia.
Ryczałt został również obłożony ograniczeniem. Nie skorzystają z niego przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku skarbowym (kalendarzowym) osiągnęli przychód na poziomie co najmniej 2 mln euro. Ponadto wiele rodzajów działalności gospodarczej w ogóle nie ma możliwość skorzystania z tej formy opodatkowania. Są to między innymi przedsiębiorcy:
- osiągający przychody z tytułu prowadzenia aptek;
- osiągający przychody z tytułu działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych;
- osiągający przychody z tytułu działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych;
- wytwarzający wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, na podstawie odrębnych przepisów, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii.
Stawki podatku są różnorodne. Zaczynają się na poziomie 2%, a kończą 17%. To, z jakiej stawki będzie mógł skorzystać podatnik, zależy od rodzaju prowadzonej działalności.
Kiedy zmiana formy opodatkowania będzie miała sens?
Kwestię wyboru najlepszego systemu podatkowego powinno się przemyśleć jeszcze przed rejestracją firmy. Czasami jednak nie ma na to czasu, chęci lub dostatecznej wiedzy. W takim wypadku konieczna będzie zmiana formy opodatkowania. Tylko co wybrać? Zastanówmy się, kiedy warto przejść z jednego systemu na inny.
Jak wskazaliśmy wcześniej, zasady ogólne są atrakcyjne na początku roku podatkowego, kiedy dochody nie przebijają jeszcze magicznej liczby 120 tys. zł. Później zaczynają się schody, 32% to bowiem najwyższa z możliwych stawek PIT. Skala podatkowa jest zatem dla przedsiębiorców, którzy są w stanie równoważyć przychód z kosztami. Nawet wysokie przychody nie sprawią, że podatnik co miesiąc będzie musiał oddawać prawie 1/3 swoich dochodów, jeżeli firma będzie generowała adekwatnie wysokie koszty. Jeżeli jednak są one nikłe, wówczas nie warto ryzykować i lepiej przejść na podatek liniowy (19%) lub ryczałt (o ile możliwy jest wybór niskiej stawki, np. 2%, 5% czy nawet 8,5%).
Podatek liniowy to dobry pomysł dla przedsiębiorców, którzy liczą na wysokie dochody, tj. pokaźne przychody, przy ograniczonych kosztach. Wówczas nie ma ryzyka przejścia na drugi próg podatkowy ze stawką 32%. Co więcej, liniówka pozwala korzystać z preferencyjnych zasad naliczania składki zdrowotnej. Przy zasadach ogólnych składka ta wynosi 9% dochodu, przy podatku liniowym jest to już tylko 4,9%. Chcąc przejść na podatek liniowy, trzeba pamiętać, że nie będzie tutaj możliwości korzystania z ulg podatkowych. Odpada kwota wolna od podatku oraz możliwość rozliczania się z małżonkiem. Jeżeli zatem małżonek wykonuje słabo płatny zawód albo jest bezrobotny, kwota wolna od podatku może ze 120 000 zł wzrosnąć do 240 000 zł. Przy skali podatkowej podatnik – do wspomnianej kwoty dochodu – będzie korzystał ze stawki 12%, przy liniówce będzie to zaś 19%.
Kto powinien zastanowić się nad zmianą formy opodatkowania na ryczałt? Z pewnością przedsiębiorcy, którzy nie generują żadnych kosztów. Są to np. programiści oraz inne osoby, które pracują z domu, a do wykonywania zawodu potrzebny jest im jedynie komputer i telefon. W przypadku pracowników IT będzie to najlepsze wyjście, zamiast 12% czy 19% PIT, które płaciliby w rzeczywistości od przychodu, na ryczałcie będzie to bowiem jedynie 8,5%. Każdy podatnik, dla którego przychód i dochód w praktyce to niemal ta sama kwota, powinien sprawdzić, czy zmiana formy opodatkowania na ryczałt nie przyniesie mu korzyści. Możliwość korzystania ze stawek na poziomie niższym od 12% z pewnością będzie wówczas opłacalna.
Ryczałtowcy planujący duże inwestycje, np. remont przedsiębiorstwa, powinni zaplanować je tak, aby móc zmienić formę opodatkowania na zasady ogólne jeszcze przed rozpoczęciem modernizacji, wysokie koszty takiego przedsięwzięcia znacznie zmniejszą bowiem ich obowiązek podatkowy. Po zakończeniu inwestycji będą oni mogli wrócić do poprzedniego systemu podatkowego, tj. ryczałtu.
Zmiana formy opodatkowania – kiedy można to zrobić?
Każdy podatnik (z wyjątkami wskazanymi w ustawie o PIT) może zmienić formę opodatkowania. Nie może jednak tego zrobić, kiedy tylko przyjdzie mu na to ochota.
Zmiana może być dokonana wyłącznie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód w danym roku podatkowym, lub do końca roku, jeżeli pierwszy taki przychód został osiągnięty w grudniu.
Przykład 1.
Przedsiębiorca założył firmę w maju, pierwszy przychód osiągnął w czerwcu. Na zmianę (w zasadzie to wybór, ale domyślną formą jest podatek progresywny) formy opodatkowania ma czas do 20 lipca tego roku.
Przykład 2.
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą od 5 lat, co miesiąc osiągając stały przychód. Chcąc zmienić formę opodatkowania, osiągając przychód już w styczniu nowego roku podatkowego, zmiany może dokonać maksymalnie do 20 lutego tego roku.
Zmiana formy opodatkowania – jak to zrobić?
Zmiana formy opodatkowania jest bardzo prosta. Wystarczy wejść do CEIDG, wypełnić formularz CEIDG-1, podpisać podpisem elektronicznym (ePUAP, bankowość elektroniczna, podpis kwalifikowany) i wysłać.
Formularz można również wydrukować, uzupełnić, podpisać i złożyć we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym.
Zmiana formy opodatkowania a oświadczenie woli złożone w tytule przelewu do urzędu skarbowego
Jak wskazano w poprzednim akapicie, zmiany formy opodatkowania dokonuje się na formularzu CEIDG-1 i składa do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Co w przypadku, gdy podatnik nie zrobił tej czynności formalnej, lecz dokonując przelewu do skarbówki, w jego tytule wskazał na nowy rodzaj formy opodatkowania? Wydawać by się mogło, że nie jest to prawidłowe i takie „oświadczenie woli” nie powinno odnieść skutku w postaci zmiany systemu opodatkowania. Tutaj zaskoczeniem dla wielu czytelników może być to, że w niedawnym orzeczeniu Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 lutego 2024 roku (sygn. akt: II FSK 710/21) możemy wyczytać, że jest to możliwe.
Sąd wskazał, że podatnik, składając przedmiotowe oświadczenie, dochowuje warunku pisemności oświadczenia poprzez wpisanie jego treści w tytuł przelewu. W przypadku zmiany formy z podatku progresywnego na liniowy poprzez wpisanie w tytule „zaliczka na podatek dochodowy PIT-36L” wpłatę przedsiębiorcy należy zarachować na podatek liniowy, a interpretacja tego oświadczenia woli nie pozostawia wątpliwości, że dokonał on wyboru formy opodatkowania podatkiem liniowym.
W uzasadnieniu skład sądu stwierdził, że brak jest definicji legalnej zwrotu „sporządzenia czegoś na piśmie” – stąd potocznie należy uznać, że oświadczenie powinno być sporządzone przy użyciu znaków alfabetu, w celu utrwalenia wypowiedzi. Idąc tym tokiem rozumowania – wskazanie w tytule przelewu formy opodatkowania spełnia warunek pisemności oświadczenia, o którym mowa w art. 9a ust. 2 ustawy o PIT. W ocenie NSA nie ma wątpliwości, kto jest autorem oświadczenia (dokonał przelewu), a więc podpis pod treścią tego oświadczenia nie jest konieczny. Podsumowując – zakładając, że podatnik dochował terminu na złożenie oświadczenia o wyborze formy opodatkowania, składając oświadczenie woli w przedmiocie zmiany formy opodatkowania w tytule przelewu, spełnione zostają wszystkie wymagane przez przepisy prawa warunki skutecznego złożenia oświadczenia o wyborze formy opodatkowania.
