Poradnik Przedsiębiorcy

Wypowiedzenie umowy o pracę – 10 praktycznych wskazówek dla pracodawcy

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę jest dopuszczalne jedynie w zakresie wynikającym z przepisów prawa. Możliwość złożenia wypowiedzenia przysługuje dwóm stronom stosunku pracy, jednak na pracodawcę ustawodawca nałożył dodatkowe obostrzenia. Wystąpienie naruszeń w tym zakresie uzasadnia powstanie roszczeń po stronie pracownika. O czym musi pamiętać pracodawca, który decyduje się na wypowiedzenie umowy o pracę zatrudnionej przez niego osobie? Poniżej przedstawiamy 10 praktycznych wskazówek.

1. Jaki jest okres wypowiedzenia?

Rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia jest jedną z możliwości zakończenia stosunku pracy. W 2016 roku długość okresów wypowiedzenia – dla umów zawartych na czas określony, jak i nieokreślony – została zrównana. Obecnie okresy te wynoszą:

  • 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
  • 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
  • 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę na okres próbny także zależy od czasu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

  • 3 dni robocze, jeśli umowa zawarta jest na mniej niż 2 tygodnie;
  • 1 tydzień, gdy umowa zawarta jest na co najmniej 2 tygodnie;
  • 2 tygodnie w przypadku umowy zawartej na 3 miesiące.

Ustawodawca dopuszcza również możliwość wypowiedzenia umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W odniesieniu do pracodawcy (jako strony inicjującej rozwiązanie stosunku pracy) przypadki te zostały uregulowane w artykułach 52 i 53 Kodeksu pracy.

2. Czy możliwe jest skrócenie okresu wypowiedzenia?

Skrócenie okresu wypowiedzenia jest dopuszczalne w następujących przypadkach:

  • Na podstawie decyzji pracodawcy, zgodnie z art. 36(1) § 1 Kodeksu pracy, trzymiesięczny okres wypowiedzenia może zostać skrócony maksymalnie do jednego miesiąca, jeżeli rozwiązanie umowy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika (np. ogłoszenie likwidacji lub upadłości pracodawcy).
  • Okres wypowiedzenia może zostać także skrócony za obopólną zgodą pracodawcy i pracownika, a fakt ten nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę (w dalszym ciągu jest to rozwiązanie za wypowiedzeniem).

3. Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – jaką formę zastosować?

Zarówno pracodawca (składający wypowiedzenie pracownikowi), jak i pracownik (wypowiadający umowę) – powinni złożyć oświadczenia na piśmie.

Art. 30 § 3 Kodeksu pracy:
Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.
Należy jednak pamiętać, że niezachowanie tej formy nie skutkuje nieważnością dokonanej czynności. Oznacza jedynie jej wadliwość, a to daje pracownikowi podstawy do dochodzenia roszczeń.

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę może zatem przyjąć formę telefoniczną bądź mailową. Pracodawca musi jednak liczyć się z tym, że czynności przez niego dokonane mogą zostać podważone przez sąd pracy – w drodze postępowania zainicjowanego przez pracownika.

4. Czy wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę musi zawierać uzasadnienie?

Ustawodawca uregulował tę kwestię w odniesieniu do umów zawartych na czas nieokreślony.

Art. 30 § 4 Kodeksu pracy:
W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.
W przypadku umowy zawartej na czas nieokreślony niepodanie przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia stanowi naruszenie obowiązujących przepisów prawa. Nie oznacza jednak, że dokonana czynność jest nieskuteczna. Jest ona natomiast dotknięta wadą prawną, a to stanowi dla pracownika podstawę do wniesienia odwołania od wypowiedzenia do sądu pracy.

5. Czy na podstawie negatywnego orzeczenia lekarskiego można wypowiedzieć pracownikowi umowę?

Przepisy prawa regulują sytuację, gdy (po przeprowadzeniu badań lekarskich) lekarz medycyny pracy stwierdza, że istnieją przeciwwskazania do wykonywania przez pracownika pracy określonego rodzaju. Wówczas pracodawca może przenieść pracownika do innej pracy lub dostosować warunki pracy do zaleceń lekarskich. Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę może mieć miejsce w przypadku braku możliwości realizacji orzeczenia lekarskiego, jednak ocena jego skuteczności leży w kompetencji właściwego sądu pracy.

Pracodawca musi ponadto pamiętać, że – w przypadku uruchomienia przewodu sądowego przez pracownika – sąd pracy nie będzie związany przedmiotowym zaświadczeniem lekarskim. Oznacza to, że oceniając zasadność takiego rozwiązania, sąd najprawdopodobniej skorzysta z opinii biegłych.

6. Kiedy pracownikowi należy się odprawa pieniężna?

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę w niektórych przypadkach skutkuje nabyciem przez pracownika prawa do odprawy. Odprawa pieniężna jest jednorazowa i stanowi rekompensatę za rozwiązanie stosunku pracy.

Prawo do odprawy nie zostało uregulowane na gruncie Kodeksu pracy. Materia ta stanowi natomiast przedmiot ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (zwanej ustawą o zwolnieniach grupowych).

Ustawa o zwolnieniach grupowych
Art. 1 ust. 1:
Przepisy ustawy stosuje się w razie konieczności rozwiązania przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron, jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje co najmniej:
1) 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników;
2) 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników;
3) 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników – zwanego dalej „grupowym zwolnieniem”.
Art. 8 ust. 1:
Pracownikowi, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości:
1) jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
2) dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
3) trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.
Art. 10 ust. 1:
Przepisy art. 5 ust. 3–6 i art. 8 stosuje się odpowiednio w razie konieczności rozwiązania przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, jeżeli przyczyny te stanowią wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie na mocy porozumienia stron, a zwolnienia w okresie nieprzekraczającym 30 dni obejmują mniejszą liczbę pracowników niż określona w art. 1.
Mając na uwadze przytoczone przepisy, należy podkreślić, że prawo do odprawy przysługuje nie tylko pracownikom zwalnianym grupowo, ale także pracownikom zwalnianym indywidualnie – pod warunkiem że wyłączną podstawą rozwiązania stosunku pracy są przyczyny leżące po stronie pracodawcy.

7. Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – kiedy pracownikowi przysługuje odszkodowanie?

Zasadą ogólną jest możliwość dochodzenia przez pracownika (na drodze sądowej) zapłaty odszkodowania – w przypadku bezprawnego wypowiedzenia umowy. Uprawnienie to przysługuje zarówno pracownikom zatrudnionym na czas określony, jak i nieokreślony. Z tego względu pracodawca (w celu uniknięcia pociągnięcia do odpowiedzialności przed sądem pracy) każdorazowo powinien ocenić, czy nie naruszył przepisów z zakresu wypowiadania umów o pracę.

Ustalenia te warto uzupełnić o odniesienie do wspomnianej już wcześniej sytuacji, w której rozwiązanie umowy o pracę następuje z przyczyn niedotyczących pracownika. Wówczas, gdy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące, pracodawca może go skrócić do 1 miesiąca. W takim przypadku musi jednak pamiętać, że przepisy prawa nakładają na niego obowiązek zapłaty odszkodowania za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

8. W jakich sytuacjach nie można zwolnić pracownika?

Ustawodawca przewidział sytuacje, w których prawo pracodawcy do zwolnienia pracownika zostało ograniczone. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę:

  • co do zasady pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku (art. 39 kp);
  • w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 kp).

Co istotne, ochrona pracownika przed wypowiedzeniem umowy o pracę nie ma zastosowania, jeśli rozwiązanie umowy o pracę następuje w związku z ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych bądź jest konsekwencją upadłości lub likwidacji przedsiębiorcy.

9. Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę a okres epidemii – jaka jest forma i okres wypowiedzenia?

W okresie epidemii związanej z koronawirusem pracodawca posiada prawo do zwolnienia pracownika. Co do zasady również w tej sytuacji obowiązują okresy wypowiedzenia zależne od stażu pracy.

Podobnie jest w odniesieniu do formy wypowiedzenia – zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu pracy, regulujące tę materię. Warto raz jeszcze podkreślić – zwolnienie przez telefon, e-mail czy Skype będzie skuteczne, chociaż z gruntu wadliwe. W takim przypadku pracownik będzie mógł odwołać się do sądu pracy i dochodzić stosownych roszczeń.

Szczegółowe uprawnienia pracodawcy w okresie trwającej epidemii regulowane są na gruncie specustawy w sprawie koronawirusa (ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

10. Jakie dokumenty należy sporządzić w przypadku rozwiązania umowy?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a pracodawca zobowiązany jest prowadzić akta osobowe pracowników. W skład tej dokumentacji wchodzą m.in. dokumenty z zakresu ustania zatrudnienia. Do podstawowych dokumentów tego rodzaju zaliczamy:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
  • kopię wydanego świadectwa pracy;
  • wszelką korespondencję pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, której przedmiotem jest rozwiązanie stosunku pracy.

Powyższe dokumenty należy przechowywać w części C akt osobowych pracownika, co wynika z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – o czym należy pamiętać?

Pracodawca posiada prawo do wypowiedzenia umowy swojemu pracownikowi – nie ma jednak w tym zakresie pełnej swobody. Podejmowane przez niego czynności ograniczone są treścią przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Pracodawcy powinno zależeć na dopełnieniu ustawowo przewidzianych obowiązków, bowiem w razie nieprawidłowości w tym zakresie pracownik może wnieść odwołanie od wypowiedzenia umowy do sądu pracy.