Poradnik Przedsiębiorcy

Funkcje oprogramowania do magazynu

Podstawowe funkcje systemu do magazynowania online

Magazyn » magazyn

    1. akcje: produkt: (dodaj,modyfikuj, usuń, powiel, aktualizuj cenę zakupu, scal, ukryj), modyfikuj, usuń, importuj z pliku, powiel, wydanie (na podstawie WZ, RW, MM, faktury, paragonu niefiskalnego, paragonu fiskalnego), przyjęcie (na podstawie PZ, PW, faktury), drukuj (cennik, zestawienie stanów, cennik (nazwa grupy cenowej)), ikonki eksportu, druku, etykiety

    2. select: Aktywny magazyn (widoczny tylko jak jest więcej jak jeden magazyn)

    3. dodawanie produktu:

      1. podstawowe informacje:

        1.  nazwa (wymagane), typ (towar, usługa), pkwiu, jednostka, stawka, ceny (netto/brutto), rabat, opis, 

        2. dodawanie nowych pól (tryb edycji),

        3. ceny sprzedaży według grup cenowych: cena (netto/brutto), zysk, narzut, marża

        4. grupy cenowe można tworzyć w zakładce ustawienia » inne » magazyn. Mogą zawierać ceny w pln lub walucie z określonym narzutem

        5. wpisanie ceny zakupu netto lub brutto automatycznie przelicza ceny w grupach sprzedaży. Można je dowolnie modyfikować poprzez indywidualne ceny.

      2. progi stanów magazynowych: 

        1. minimalny <= bezpieczny <= maksymalny

        2. select widoczności produktu w innym magazynie

      3. kompletacja: 

        1. pozycje do wybrania produktu z katalogu

        2. po wybrania produktu ustawia się koszt z karty produktu a nie partii

    4. modyfikacja: 

      1. jeden produkt - zaczytanie wszystkich pól które zostały uzupełnione

      2. kilka produktów - masowa modyfikacja (stawki, progów, rabatu)

    5. usuwanie - tylko produkty które nie mają powiązania z dokumentami magazynowymi

    6. powielanie - tylko dla jednego produktu i zaczytanie wszystkich pól które zostały uzupełnione

    7. importuj z pliku: 

      1. po wpisaniu w pliku ilości tworzone są dokumenty magazynowe (stan dodatki - PW, stan ujemny - RW). 

      2. opcja aktualizacji produktów z tym samym kodem (dodaje stan a nie zamienia), 

      3. select magazynu (jak więcej jak jeden)

    8. aktualizuj cenę zakupu: 

      1. dostępna dla jednego jak i wielu produktów. Dostępna aktualizacja według cen dostawy (max, min, średniej, średniej ważonej, pierwszej, ostatniej)

      2. aktualizuj indywidualne ceny - tylko jak są wpisane ręcznie indywidualne

      3. uwzględniaj tylko partie dodatnie - nie uwzględnia już wyczerpanych

    9. scal produkty - opcja tylko dla towarów bez kompletacji. Można scalać minimum 2 produkty

    10. ukryj produkty - wskazywanie magazynu w którym produkt ma być niewidoczny

    11. drukuj:

      1. cennik: zestawienie cen dla danej grupy (nazwa, kod ,netto, brutto). Wydruk dla zaznaczonych produktów lub wszystkich

      2. zestawienie stanu - wybór dnia pokazuje wydruk wszystkich dodatnich partii danego produktu. Wydruk dla wszystkich bez względu na zaznaczenie.

    12. Szczegóły produktu:

      1. akcje: modyfikuj, usuń, powiel, generuj dokument.

      2. zakładka podstawowe informacje:

      3.  dane produktu oraz dwie tabele:

        1. stany magazynowe - rozbicie na progi z danego magazynu + link rezerwacji (db z tabelą powiązanych rezerwacji)

        2. ceny sprzedaży według grup 

      4. zakładka sprzedaż: zestawienie dokumentów sprzedażowych (faktury, korekty, paragony) z danym produktem. Podsumowanie tabeli dostępne jest po wybraniu z filtra danego typu dokumentów

      5. zakładka zakupy: zestawienie dokumentów zakupowych (wydatki)

      6. zakładka analizy: zestawienie sprzedaży netto danego produktu i ilości sztuk. Możliwe wybranie daty jak i sumowania (wg dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału, roku)

      7. zakładka dokumenty - powiązane załączniki

      8. zakładka magazyn - dwie tabele:

        1. powiązane z produktem dokumenty magazynowe. Podsumowanie tabeli dostępne jest po wybraniu z filtra danego typu dokumentów.

        2. partie magazynowe - zestawienie przyjęć magazynowych z uwzględnieniem ilości sztuk jak i ceną

    13. stany magazynowe produktów można zmieniać tylko poprzez wystawianie dokumentów magazynowych. Zwiększanie poprzez przyjęcie, zmniejszenie poprzez wydanie.

    14. wszystkie produkty są tylko w walucie PLN

    15. zaznaczenie kilku produktów i wybranie jednego z dokumentów zaczytuje te produkty w pozycjach.

    16. wpisanie “z palca” produktu (nie ma go w katalogu produktów) na wystawianej fakturze zakupu tworzy nowy produkt w magazynie.

    17. wpisywanie produktu w pozycji wystawianego dokumentu podpowiada produkty z katalogu jak i ich stan magazynowy

    18. na dokumenty magazynowe nie można dodawać usług. Usługi można dodawać tylko na dokumenty sprzedaży (faktury, paragony) i faktury zakupowe.

    19. jeśli usługa ma kompletacje wówczas dokumenty sprzedażowe i zakupowe zmieniają stan towaru z kompletacji

    20. w stan kompletacji mogą wchodzić i usługi i towary jednak zlecenia produkcyjne można realizować tylko dla towarów w kompletacji

    21. każde przyjęcie magazynowe tworzy nowe partie które są wykorzystywane do obliczania zysku (cena sprzedaży - cena zakupu wg partii). Partie schodzą na zasadach FIFO (co pierwsze przyszło pierwsze schodzi.)

    22. ta sama partia jako wydanie może być na wielu dokumentach

    23. jeśli produkt nie ma partii magazynowych wówczas do obliczenia zysku pobierana jest cena zakupu wpisana na karcie produktu

    24. wystawienie dokumentów automatycznie tworzy powiązany dokument magazynowy. Sprzedażowe (WZ) i zakupowe (PZ) .

    25. jeśli nie jest zaznaczona opcja “Włącz ujemne stany magazynowe” w zakładce ustawienia » inne » magazyn, wówczas nie można wystawiać dokumentów które by sprawiły że stan (kolumna dostępnych) będzie ujemny

    26. zarządzanie kodami produktów. Dostępne podczas dodawania/modyfikacji produktu lub w zakładce ustawienia » inne » magazyn.

      1. możliwość tworzenia grup, podgrup

      2. określanie ilości cyfr w kodzie i separatora

      3. podpowiadanie grup i podgrup poprzez autocomplite podczas dodawania/modyfikacji produktu

    27. tabela:

      1. kolumny: lp, kod, nazwa (link z przejściem do szczegółów produktu), razem (suma stanów z wszystkich magazynów), stan (stan z aktywnego magazynu, ikonka stanów bezpiecznych, tooltip ze stanami wszystkich magazynów), dostępnych (stan - rezerwacje), zarezerwowanych, jednostka, cena (możliwość edycji), opcjonalnie dodatkowe kolumny (np. ceny netto/brutto z danych grup)

      2. wyszukiwarka (po kodzie i nazwie)

      3. filtry: kod, rodzaj (towar, usługa), rezerwacja (bez rezerwacji, zarezerwowane), stan (niedostępne, z niskim, z zerowym, normalny, dodatni, niewidoczne), etykieta, czyszczenie filtrów, dodatkowe (lejek)

    28. sidebar: wyszukiwarka (wpisanie nazwy, kodu otwiera szczegóły produktu), podsumowanie pozycji w magazynie z filtrowaniem po stanach

Magazyn » rezerwacje

    1. akcje: dodaj rezerwacje, modyfikuj, usuń, powiel, wystaw (WZ, fakturę, proformę, paragon niefiskalny, paragon fiskalny, nowe zamówienie), drukuj, wyślij, zmień status (zrealizowana, oczekująca), generuj dokument

    2. wystawienie rezerwacji rezerwuje produkty w magazynie co widać na liście produktów w kolumnach “Dostępnych” i  “Zarezerwowanych” g

    3. podczas wystawiania można wskazać konkretną grupę cenową

    4. rezerwacje są wystawiane tylko w walucie PLN

    5. na podstawie jednej rezerwacji można wystawiać dokumenty (WZ, fakturę, proformę, paragon niefiskalny, paragon fiskalny, nowe zamówienie)

    6. na podstawie kilku rezerwacji można wystawiać (fakturę, proformę, paragon niefiskalny, paragon fiskalny, nowe zamówienie) pod warunkiem że:

      1. posiadają te same grupy cenowe

      2. posiadają te same metody wprowadzania cen (netto/brutto)

    7. po wystawieniu powiązanego zamówienia i proformy dodają się ikonki z linkiem do szczegółów tych dokumentów

    8. dodaj nowe zamówienie do rezerwacji - otwiera się okno z zaczytanymi produktami z możliwością wskazania ceny z utworzonych partii

    9. zmiana statusu rezerwacji:

      1. po wystawieniu rezerwacji ma status oczekująca. Można ręcznie zmienić status na zrealizowana.

      2. Do zrealizowanych rezerwacji nie można wystawiać dokumentów

      3. rezerwacji zrealizowanej bez powiązanych dokumentów można zmienić status na oczekująca

      4. wystawienie proformy nie zmienia statusu dopiero faktura końcowa do proformy zmienia status na zrealizowana i zmienia stan magazynowy produktów

      5. wystawienie nowego zamówienia zmienia status na “w realizacji”. Można wystawić tylko jedno zamówienie do rezerwacji. Po wystawieniu zamówienia  można wystawić do rezerwacji inne dokumenty sprzedażowe

      6. wystawienie WZ, faktury, paragonu niefiskalnego, paragonu fiskalnego zmienia status na zrealizowana.

    10. nie można modyfikować rezerwacji ze statusem w realizacji i zrealizowanej

    11. jeśli nie jest zaznaczona opcja “Włącz ujemne stany magazynowe” w zakładce ustawienia » inne » magazyn, wówczas nie można wystawiać rezerwacji które by sprawiły że stan będzie ujemny

    12. w zakładce przychody » proformy - można na ich podstawie wystawić rezerwacje. Do jednej proformy można wystawić tylko jedna rezerwację

    13. tabela:

      1. kolumny: lp, numer rezerwacji (link z przejściem do szczegółów rezerwacji), kontrahent (link z przejściem do szczegółów kontrahenta), wartość netto, waluta, data realizacji, data utworzenia, status, opcjonalnie dodatkowe kolumny ( dokumenty, notatki, etykiety)

      2. filtry: status (oczekująca, w trakcie realizacji, zrealizowana), etykieta, czyszczenie filtrów, dodatkowe (lejek)

    14. sidebar: wyszukiwarka (wpisanie numeru rezerwacji, otwiera jej szczegóły), podsumowanie rezerwacji w magazynie z filtrowaniem po statusach

Magazyn » zamówienia

    1. akcje: dodaj (dodaj zamówienie, wygeneruj automatycznie zamówienia), modyfikuj, usuń, powiel, wystaw (PZ, wydatek), drukuj, wyślij, generuj dokument

    2. wystawione zamówienie ma status “niezrealizowana”

    3. po wystawieniu powiązanej PZ lub wydatku zamówienie jest zrealizowane i nie można go modyfikować ani wystawiać kolejnych dokumentów

    4. podczas usuwania zrealizowanego zamówienie jest pytanie o to czy usunąć powiązany dokument (PZ)

    5. podczas wystawiania zamówienia można wskazać magazyn (jeśli więcej jak jeden) w którym ma być zrealizowane

    6. zamówienia można wystawiać w walutach

    7. generuj automatyczne zamówienie - otwiera się okno z zaczytanymi produktami i ilością brakującą do stanu bezpiecznego

    8. w zakładce ustawienia » inne » magazyn, można określić czy na wydrukach zamówień mają drukować się ceny

    9. tabela:

      1. kolumny: lp, numer dokumentu (link z przejściem do szczegółów zamówienia), powiązane PZ (link z przejściem do szczegółów PZ), kontrahent (link z przejściem do szczegółów kontrahenta), data wystawienia, termin realizacji, status realizacji, razem netto, razem brutto, waluta, opcjonalnie dodatkowe kolumny ( dokumenty, notatki, etykiety)

      2. wyszukiwarka (po numerze zamówienia, numerze powiązanego PZ  i kontrahencie)

      3. filtry: stan realizacji (zrealizowane, niezrealizowane), etykieta, czyszczenie filtrów, dodatkowe (lejek)

    10. sidebar: wyszukiwarka (wpisanie numeru zamówienia otwiera jego szczegóły), podsumowanie zamówienia w magazynie z filtrowaniem po stanie realizacji

Magazyn » produkcja

    1. akcje: Nowe zlecenie (montaż, demontaż), modyfikuj, usuń, powiel, realizacja (rozpocznij produkcję, zakończ produkcje), drukuj, generuj dokument

    2. wyróżniamy dwa typy dokumentów:

      1. montaż produkuje nowy produkt zużywając dodane do niego kompletacje i zmienia stany magazynowe tworząc automatycznie powiązane dokumenty. PW - przyjęcie na stan wyprodukowanego produktu, RW - rozchód z magazynu produktów użytych na montaż

      2. demontaż rozkłada na części produkt składający się z kompletacji  i zmienia stany magazynowe tworząc automatycznie powiązane dokumenty. PW - przyjęcie na stan towarów z kompletacji, RW - rozchód z magazynu demontowanego towaru

    3. produkować można tylko na podstawie towarów a nie usług

    4. wystawione dokumenty mają status “nowe”.

    5. dla każdego dokumentu można ustawić status “w realizacji” bez względu na to czy ma dodaną kompletacje czy nie

    6. status “zakończ produkcje” można ustawić tylko dla towarów zawierających kompletacje i których stan jest dodatki, chyba że w zakładce ustawienia » inne » magazyn są włączone ujemne stany

    7. po zakończeniu produkcji na dokumentach RW wyświetla się koszt według partii magazynowych

    8. po usunięciu zrealizowanego dokumentu produkcyjnego powinny się usunąć powiązane PW i RW.

    9. tabela:

      1. kolumny: lp, numer dokumentu (link z przejściem do szczegółów zlecenia), data wystawienia,status, opcjonalnie dodatkowe kolumny ( dokumenty, notatki, etykiety)

      2. wyszukiwarka (po numerze zlecenia)

      3. filtry: typ dokumentu (ZPM, ZPD), status (nowe, w realizacji, zakończone), etykieta, czyszczenie filtrów, dodatkowe (lejek)

    10. sidebar: wyszukiwarka (wpisanie numeru zlecenia otwiera jego szczegóły), podsumowanie zleceń w magazynie z filtrowaniem po statusie

Magazyn » dokumenty

    1. akcje: dodaj dokument (WZ, PZ, PW, RW, MM), modyfikuj, usuń, powiel, wystaw (fakturę, wydatek, paragon niefiskalny, paragon fiskalny), drukuj, wyślij,  generuj dokument

    2. WZ - wydanie zewnętrzne, PZ - przyjecie zewnętrzne, RW - rozchód wewnętrzne, PW - przyjecie wewnętrzne, MM - przeniesienie miedzy-magazynowe

    3. opcja wystaw » wydatek dostępna tylko w pakietach z księgowością

    4. dokumenty MM dostępne tylko kiedy więcej jak jeden magazyn

    5. Na podstawie WZ można wystawić fakturą i paragony. Na podstawie PZ wydatek

    6. na podstawie kilku WZ można wystawić dokument sprzedaży a na podstawie kilku PZ wydatek pod warunkiem że:

      1. posiadają te same grupy cenowe

      2. posiadają te same metody wprowadzania cen (netto/brutto)

    7. nie można usuwać dokumentów magazynowych powiązanych z innymi. WZ powiązanej z fv lub paragonami, PZ powiązanej z wydatkiem.

    8. usuwanie faktur powinno pytać o usunięcie powiązanych dokumentów magazynowych

    9. dodane dwie fv z powiązanymi dokumentami WZ. Wyłączone sprawdzanie numeracji. Nie można usunąć pierwszej FV ponieważ jest powiązany dokument magazynowy o wyższym numerze który wpłynie na stan produktu

    10. takie same produkty zaczytywane na dokumenty na podstawie kilku PZ, WZ nie są grupowane w jedną pozycję

    11. wystawienie korekty sprzedaży zwiększającej ilość tworzy powiązany dokument WZ, a zmniejszającej powiązany dokument PZ

    12. modyfikacja faktur:

      1.  zmienia stan produktu w powiązanej WZ i PZ.

      2. kiedy dodawana jest nowa pozycja wówczas powstaje kolejny powiązany dokument WZ lub PZ. 

      3. zmiana kontrahenta nie zmienia go na powiązanym dokumencie chyba że powstaje nowy wówczas tam się zaczytuje.

      4. odznaczenie wywołania skutku magazynowego - usuwa powiązany dokument WZ

    13. w zakładce ustawienia » inne » magazyn można wyłączyć drukowanie cen na wydruku dokumentów WZ i PZ

    14. dokumenty WZ i PZ mogą mieć swoja własną numerację  przypisana do konkretnego magazynu. Można je dodać podczas dodawania nowego magazynu w zakładce ustawienia » inne » magazyn.

    15. dokumenty PW, RW, MM nie posiadają możliwości podania kontrahenta, waluty, ani grupy cenowej

    16. nie ma możliwości wystawienia dokumentu na którym by znajdowały się produkty z różnych magazynów

    17. przeniesienie produktów na inny magazyn dokumentem MM powinno przenieść partie na zasadach FIFO

    18. tabela:

      1. kolumny: lp, numer dokumentu (link z przejściem do szczegółów dokumentu), magazyn źródłowy, kontrahent (link z przejściem do szczegółów kontrahenta), data wystawienia, koszt(PLN), razem netto, razem brutto, waluta, opcjonalnie dodatkowe kolumny (powiązane dokumenty, dokumenty, notatki, etykiety)

      2. wyszukiwarka (po numerze dokumenty, kontrahencie)

      3. filtry: dokumenty (powiązane z dokumentami, niepowiązane), typ dokumentu (PZ, WZ, PW, RW, MM), etykieta, czyszczenie filtrów, dodatkowe (lejek)