Wyrażona w art. 14 Kodeksu pracy zasada prawa do wypoczynku stanowi, że pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. Zatem wszelkie dopuszczone prawem przekroczenia norm czasu pracy należy traktować jako wyjątki od tej zasady i odpowiednio rekompensować. Przykładem takiego wyjątku są przepisy o pracy w godzinach nadliczbowych i wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Dla zapewnienia właściwej realizacji obowiązków pracodawcy w zakresie wynagradzania za taką ponadnormatywną pracę, Kodeks pracy wymaga prowadzenia ewidencji czasu pracy, na podstawie której pracodawca rozlicza się z pracownikiem.
Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych
Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy (kp) pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:
konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
szczególnych potrzeb pracodawcy.
W myśl art. 151.1 § 1 kp, za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:
100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
- w nocy,
- w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
- w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.
Jak natomiast stanowi art. 151.1 § 2 kp, dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości określonej w art. 151.1 § 1.
Alternatywnym sposobem rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych jest udzielanie czasu wolnego. W art. 151.2 kp postanowiono, że w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy. Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
Jak wynika z art. 149 kp, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz do udostępniania tej ewidencji pracownikowi na jego żądanie (w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej – nie ewidencjonuje się godzin pracy).
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
liczbie godzin nadliczbowych;
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 pkt 1 lit. a Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Brak ewidencji czasu pracy a wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych
Z przywołanych wyżej unormowań prawnych wynika, że ewidencja czasu pracy jest narzędziem służącym w szczególności prawidłowemu ustalaniu wynagrodzenia z pracę. Jeżeli pracodawca nie dopełnia obowiązku dotyczącego prowadzenia tej ewidencji, to wśród problemów związanych z właściwym rozliczeniem czasu pracy pracownika pojawia się zagadnienie ustalenia wynagrodzenia należnego za pracę w godzinach nadliczbowych.
Sąd Najwyższy, odnosząc się do tego zagadnienia w wyroku z 16 listopada 2021 roku (I PSKP 25/21), stwierdził, że zwykłym obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie bieżącej i rzeczywistej ewidencji czasu pracy (art. 149 kp). Ciężar wykazania czasu pracy obciąża więc pracodawcę. Brak takiej ewidencji nie kończy jednak sporu, gdyż nie zwalnia całkowicie pracownika jako powoda z przedstawienia wersji czasu pracy, niemniej brak ewidencji czasu pracy po stronie pracodawcy może rzutować na ocenę dowodów i ustalanie czasu pracy pracownika.
Podobnie w wyroku Sądu Najwyższego z 5 kwietnia 2023 roku (II PSKP 34/22), wskazano, że nieuprawniona jest teza, jakoby w przypadku prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy niezgodnie z przepisami prawa oraz uprawdopodobnienia przez pracownika wystąpienia pracy w godzinach nadliczbowych, ich zakres czasowy winno się przyjąć zgodnie z twierdzeniami pracownika, o ile pracodawca nie udowodni okoliczności przeciwnych.
Ogólnie rzecz biorąc, należy stwierdzić, że w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, zgodnie z którą powód powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie (art. 3 i 232 Kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 6 Kodeksu cywilnego), z tą modyfikacją, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki, gdy pracownik udowodni swe twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy. Zarazem jednak uchybienia pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji czasu pracy pracownika nie oznaczają same z siebie, że pracownik pracował w godzinach nadliczbowych tylko na podstawie jego deklaracji, zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę nie tworzy bowiem domniemania wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych w wymiarze przedstawianym przez samego pracownika. Pracownik może i powinien wobec tego oferować inne środki dowodowe, które podlegają ocenie w ramach całokształtu materiału dowodowego (patrz postanowienie Sądu Najwyższego z 26 października 2021 roku, II PSK 103/21).
[alert-info]Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego, który do spraw dotyczących stosunku pracy stosuje się odpowiednio, na podstawie art. 300 kp, ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Zatem w przypadku domagania się przez pracownika od pracodawcy wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, gdy nie prowadzono ewidencji czasu pracy, to pracownik powinien wykazać (udowodnić, uprawdopodobnić), ile i kiedy godzin nadliczbowych przepracował.
Przykład 1.
Pracownik zażądał od pracodawcy wypłaty zaległego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, oczekując, że zostanie ono obliczone zgodnie z ewidencją czasu pracy. Okazało się jednak, że pracodawca takiej ewidencji nie prowadzi. Wobec tego pracownik zażądał wypłaty wskazanej przez siebie, konkretnej kwoty. Pracodawca odmówił, twierdząc, że żądanie pracownika jest gołosłowne, niczym niepoparte. W związku z tym pracownik przedstawił pracodawcy zeszyt, w którym zapisywał dni pracy w godzinach nadliczbowych wraz z wymiarem przepracowanych godzin. Skoro pracodawca nie prowadził ewidencji godzin nadliczbowych, sąd – w razie sporu między stronami stosunku pracy – może oprzeć się na treści wspomnianego zeszytu jako dowodzie, ustalając należne pracownikowi wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Natomiast pracodawca może przedstawiać inne dowody w celu zakwestionowania zasadności żądań pracownika. Sąd, rozstrzygając spór, oceni w takim przypadku, które dowody – prezentowane przez pracownika czy przez pracodawcę – są bardziej wiarygodne, i w jakim zakresie.
Chociaż brak prowadzenia ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, to wspomniane zaniedbanie ze strony pracodawcy nie sprawia automatycznie, że jakiekolwiek żądanie pracownika dotyczące wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych będzie zasadne. Aby pracodawca mógł zostać zobowiązany do wypłaty konkretnej kwoty wynagrodzenia, żądanie pracownika musi być uzasadnione poprzez wskazanie dostatecznie wiarygodnych dowodów.
