Prowadzenie dokumentacji związanej z pomiarami jest istotnym elementem działań służących zapobieganiu chorobom zawodowym. Obowiązki pracodawcy w tym zakresie określono w Kodeksie pracy oraz w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 roku w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy – dalej „rozporządzenie o pomiarach”. Dotyczą one w szczególności odpowiedniego dokumentowania oraz ewidencjonowania badań i pomiarów.
Regulacja zawarta w kp
Zgodnie z art. 227 § 1 kp pracodawca jest obowiązany stosować środki zapobiegające chorobom zawodowym i innym chorobom związanym z wykonywaną pracą, w szczególności:
utrzymywać w stanie stałej sprawności urządzenia ograniczające lub eliminujące szkodliwe dla zdrowia czynniki środowiska pracy oraz urządzenia służące do pomiarów tych czynników;
przeprowadzać, na swój koszt, badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia, rejestrować i przechowywać wyniki tych badań i pomiarów oraz udostępniać je pracownikom.
Rozwinięciem tego przepisu są omówione niżej unormowania rozporządzenia o pomiarach, wydanego na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 227 § 2 kp.
Identyfikacja czynników szkodliwych dla zdrowia
Pracodawca powinien wskazać czynniki szkodliwe dla zdrowia w środowisku pracy, dla których wykonuje się badania i pomiary, po przeprowadzeniu rozpoznania źródeł ich emisji oraz warunków wykonywania pracy, które mają wpływ na poziom stężeń lub natężeń tych czynników lub na poziom narażenia na oddziaływanie tych czynników.
Konsultacji pracodawcy z pracownikami lub ich przedstawicielami, w trybie przyjętym u danego pracodawcy, wymagają działania dotyczące:
rozpoznania i typowania czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy;
wykonywania badań, pomiarów i pobierania próbek tych czynników na stanowisku pracy.
Prowadzenie dokumentacji związanej z pomiarami
Pracodawca zapewnia wykonanie badań i pomiarów czynnika szkodliwego dla zdrowia w środowisku pracy, nie później niż w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności.
W przypadku występowania szkodliwego dla zdrowia czynnika chemicznego lub pyłu, z wyjątkiem czynnika o działaniu rakotwórczym lub mutagennym lub substancji reprotoksycznej, badania i pomiary wykonuje się:
co najmniej raz na 2 lata – jeżeli podczas ostatniego badania i pomiaru stwierdzono stężenie czynnika szkodliwego dla zdrowia powyżej 0,1 do 0,5 wartości najwyższego dopuszczalnego stężenia (NDS), określonego w przepisach Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 czerwca 2018 roku w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy – dalej „rozporządzenie NDS”;
co najmniej raz w roku – jeżeli podczas ostatniego badania i pomiaru stwierdzono stężenie czynnika szkodliwego dla zdrowia powyżej 0,5 wartości NDS.
W przypadku występowania szkodliwego dla zdrowia czynnika chemicznego, dla którego została ustalona wartość najwyższego dopuszczalnego stężenia pułapowego (NDSP), określonego w rozporządzeniu NDS, pracodawca wykonuje we własnym zakresie pomiary ciągłe stężenia tego czynnika za pomocą urządzeń lub z uwzględnieniem procedur spełniających wymagania określone w Polskiej Normie 4.
W przypadku występowania czynnika o działaniu rakotwórczym lub mutagennym lub substancji reprotoksycznej, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 26 lipca 2024 roku w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym w środowisku pracy, badania i pomiary wykonuje się:
co najmniej raz na 6 miesięcy – jeżeli podczas ostatniego badania i pomiaru stwierdzono stężenie czynnika o działaniu rakotwórczym lub mutagennym lub substancji reprotoksycznej powyżej 0,1 do 0,5 wartości NDS;
co najmniej raz na 3 miesiące – jeżeli podczas ostatniego badania i pomiaru stwierdzono stężenie czynnika o działaniu rakotwórczym lub mutagennym lub substancji reprotoksycznej powyżej 0,5 wartości NDS.
W przypadku narażenia na pył zawierający azbest badania i pomiary wykonuje się co najmniej raz na 3 miesiące. Jeżeli wyniki 2 ostatnich badań i pomiarów nie przekroczyły 0,5 wartości NDS, częstotliwość ta może być odpowiednio zmniejszona.
Jeżeli wyniki 2 ostatnich badań i pomiarów szkodliwych dla zdrowia czynników chemicznych lub pyłów, wykonanych w odstępie co najmniej 2 lat, a w przypadku czynników o działaniu rakotwórczym lub mutagennym lub substancji reprotoksycznej – co najmniej 6 miesięcy, nie przekroczyły 0,1 wartości NDS, pracodawca może odstąpić od wykonywania badań i pomiarów.
Odrębnie uregulowano częstotliwości badania i pomiarów:
promieniowania optycznego nielaserowego;
promieniowania laserowego;
pól lub promieniowania elektromagnetycznego;
wskaźników mikroklimatu zimnego lub gorącego;
szkodliwego dla zdrowia czynnika fizycznego, występującego w postaci: hałasu, hałasu ultradźwiękowego, drgań mechanicznych działających na organizm człowieka przez kończyny górne lub drgań mechanicznych o ogólnym działaniu na organizm człowieka.
Niemniej jednak, wspomniane częstotliwości ustalono co do zasady również na poziomach: raz na 2 lata lub raz w roku.
Laboratoria wykonujące badania i pomiary
Badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy wykonują laboratoria, które uzyskały akredytację w tym zakresie na podstawie przepisów Ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o systemie oceny zgodności lub Ustawy z dnia 13 kwietnia 2016 roku o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku.
W przypadku braku wymienionych wyżej laboratoriów akredytowanych do badania lub pomiarów określonego czynnika badania i pomiary wykonują:
laboratoria szkół wyższych, instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk lub instytutów badawczych, które prowadzą badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy i mają wdrożony system zapewnienia jakości, lub
laboratoria Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Wojskowej Inspekcji Sanitarnej – jeżeli mają wdrożony system zapewnienia jakości, lub laboratoria prowadzone przez jednostki organizacyjne lub osoby fizyczne, które uzyskały certyfikat w zakresie wykonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy na podstawie przepisów ustawy o systemie oceny zgodności lub na podstawie przepisów ustawy o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku, dysponujące aparaturą do badań i pomiarów tych czynników, która podlega udokumentowanemu nadzorowi metrologicznemu obejmującemu okresowe wzorcowania lub sprawdzania i konserwację.
Przechowywanie wyników badań i pomiarów. Informowanie pracowników
Wyniki badań i pomiarów pracodawca obowiązany jest przechowywać przez okres 3 lat, licząc od daty ich wykonania.
Pracodawca ma również obowiązek niezwłocznego informowania pracowników narażonych na oddziaływanie czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy o aktualnych wynikach badań i pomiarów oraz udostępniania im tych wyników i wyjaśniania ich znaczenia.
Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy i karta badań i pomiarów
Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia na bieżąco rejestru czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy (dalej „rejestr”), którego wzór jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia o pomiarach.
Pracodawca wpisuje na bieżąco wyniki badań i pomiarów czynnika szkodliwego dla zdrowia do karty badań i pomiarów (dalej „karta”), której wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia o pomiarach.
Postępowanie z dokumentacją w razie likwidacji zakładu pracy
W przypadku likwidacji zakładu pracy pracodawca niezwłocznie przekazuje rejestr oraz kartę właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu, a w odniesieniu do jednostek, o których mowa w art. 22a ust. 1 Ustawy z dnia 14 marca 1985 roku o Państwowej Inspekcji Sanitarnej, czyli jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych – właściwemu komendantowi wojskowego ośrodka medycyny prewencyjnej.
Podsumowując, warto zaznaczyć, że wyniki badań i pomiarów wpisane do rejestru i karty są niezwłocznie udostępniane pracownikowi, byłemu pracownikowi, ich przedstawicielowi ustawowemu lub pełnomocnikowi, na jego pisemne żądanie. Każda z tych osób może wystąpić do pracodawcy lub podmiotu przechowującego rejestr oraz karty o sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii zawartych w nich wyników badań i pomiarów.
