Praca zdalna ma wielu zwolenników. Pozwala pracownikom na większą elastyczność, ponieważ nie ma potrzeby przebywania w jednym miejscu, aby wykonywać obowiązki. Pracownik zdalny może zamieszkiwać w innym kraju i świadczyć pracę zdalną pracodawcy w innym kraju. Problematyczne może okazać się jedynie to, gdzie powinny być w takiej sytuacji odprowadzane składki pracownika pracującego zdalnie z innego kraju. Nasz artykuł wyjaśni ten problem.
Regulacje dotyczące systemu ubezpieczeń na terenie Unii Europejskiej
Jeśli chodzi o pracę zdalną na terytorium Unii Europejskiej, to wskazać należy, że Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, zwane dalej rozporządzeniem, określa reguły związane ze stosowaniem odpowiednich regulacji związanych z zabezpieczeniem społecznym dla obywateli państwa członkowskiego, bezpaństwowców i uchodźców mieszkających w państwie członkowskim, którzy podlegają lub podlegali ustawodawstwu jednego lub kilku państw członkowskich oraz dla członków ich rodzin i osób pozostałych przy życiu, jak również dla osób pozostałych przy życiu po osobach zmarłych, które podlegały ustawodawstwu jednego lub kilku państw członkowskich, niezależnie od obywatelstwa tych osób, o ile pozostali przy życiu są obywatelami jednego z państw członkowskich, bezpaństwowcami lub uchodźcami, zamieszkującymi na terytorium jednego z państw członkowskich.
Rozporządzenie to zastępuje wszelkie konwencje dotyczące ubezpieczeń społecznych mające zastosowanie między państwami członkowskimi wchodzące w jego zakres. Na podstawie rozporządzenia osoby, do których zastosowanie ono znajduje, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego.
Urzędnik służby cywilnej podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, jakiemu podlega zatrudniająca go administracja. Osoba powołana lub odwołana ze służby w siłach zbrojnych lub służby cywilnej w państwie członkowskim podlega ustawodawstwu tego państwa.
Inne osoby wykonujące pracę niezakwalifikowane do powyższych kategorii podlegają ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym mają miejsce zamieszkania.
Delegacje na terenie Unii Europejskiej
Pracownik, który pracuje u pracodawcy prowadzącego działalność w państwie członkowskim, a który jest delegowany przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w jego imieniu, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.
Osoba wykonująca działalność na własny rachunek w państwie członkowskim, która udaje się wykonywać podobną działalność w innym państwie członkowskim, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy.
Wykonywanie pracy w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich
Pracownik, który wykonuje pracę w co najmniej dwóch państwach członkowskich, co do zasady podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim. Jednak jeżeli nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania, wówczas podlega:
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa bądź pracodawcy, jeżeli jest zatrudniony przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę, lub
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw lub pracodawców, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa lub co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim, lub
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy innego niż państwo członkowskie jego zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa lub co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem członkowskim zamieszkania takiej osoby, lub
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez dwa przedsiębiorstwa lub więcej bądź co najmniej dwóch pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub dwóch z tych pracodawców mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania tej osoby.
Od tych zasad możliwe są odstępstwa. Państwa członkowskie, właściwie władze tych państw lub organy wyznaczone przez te władze, mogą przewidzieć, za wspólnym porozumieniem, w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób wyjątki.
Porozumienie ramowe dotyczące telepracy transgranicznej
W ostatnim czasie tego rodzaju wyjątek wprowadzony został w ramach porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej.
Porozumienie ramowe pozwala na objęcie systemem zabezpieczenia społecznego państwa, w którym siedzibę ma zatrudniający pracodawca w przypadku pracowników mających pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim innym niż ich państwo zamieszkania i wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie zwyczajowej telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy.
Telepraca transgraniczna to praca zdalna (telepraca) wykonywana z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania.
Ważne, aby wiedzieć, że porozumienie ramowe nie ma zastosowania w następujących przypadkach:
- w przypadku osób normalnie wykonujących w państwie zamieszkania aktywność inną niż telepraca transgraniczna lub
- w przypadku osób normalnie wykonujących aktywność w państwie innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby, lub
- w przypadku osób wykonujących działalność na własny rachunek.
Czy pani Adrianna, która mieszka w Sztokholmie w Szwecji, ale jest zatrudniona przez spółkę mającą siedzibę w Gdyni w Polsce, może być objęta porozumieniem ramowym, gdy każdego miesiąca pracuje stacjonarnie 55% swojego czasu pracy w Polsce, a w pozostałej części czasu pracy (45%) wykonuje telepracę ze Szwecji? Pani Adrianna może być objęta porozumieniem ramowym, spełnia bowiem przewidziane w nim przesłanki.
Pracownicy zatrudnieni u polskich pracodawców lub polscy pracodawcy, chcąc skorzystać z porozumienia ramowego, muszą złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosek na formularzu US-36, który dostępny jest w każdej placówce ZUS-u oraz w Internecie. Wniosek może zostać złożony za pośrednictwem platformy PUE ZUS lub w formie papierowej. Do rozpoznawania wniosków wyznaczony został Oddział ZUS w Kielcach. Stwierdzenie spełnienia warunków wymaganych w porozumieniu skutkuje przekazaniem wnioskodawcy informacji z Oddziału ZUS w Kielcach. Następnie należy wystąpić z wnioskiem o wydanie dokumentu A1, który potwierdza dostosowanie polskiego ustawodawstwa, który składany jest na formularzu US-34. W tym przypadku formularz US-34 jest dostępny do wypełnienia wyłącznie za pośrednictwem portalu PUE ZUS, a sam wniosek będzie realizowany w Oddziale ZUS właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy.
Praca zdalna z innego kraju, z którym Polska zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym
Oczywiście wykonywanie pracy zdalnie z innego kraju nie ogranicza się tylko do krajów Unii Europejskiej. Dlatego też należy wiedzieć, że Polska jest stroną wielu umów o zabezpieczeniu społecznym, w których uregulowano zasady podlegania ubezpieczeniu społecznemu w przypadku pracowników transgranicznych. Umowy takie zawarte zostały m.in. z: USA, Kanadą, Ukrainą, Izraelem, Australią.
Dlatego też w przypadku wykonywania pracy zdalnie z kraju, który nie jest członkiem Unii Europejskiej, konieczne jest ustalenie, czy Polska zawarła odpowiednią umowę o zabezpieczeniu społecznym, a jeśli tak – weryfikacja obowiązujących na jej podstawie zasad. W większości przypadków w takich sytuacjach pracownik podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w państwie, w którym faktycznie wykonywana jest praca, ale możliwe jest pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń, jeśli spełnione są warunki określone w umowie.
Przykład 2.
Gdzie będą odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne w przypadku pana Jakuba, który zamieszkuje w USA, ale pracuje dla polskiej spółki mającą siedzibę w Szczecinie w Polsce?
Zgodnie z umową o zabezpieczeniu społecznym zawartą między Polską a USA osoba zatrudniona na terytorium jednej ze stron w odniesieniu do tego zatrudnienia podlega przepisom prawa wyłącznie tej strony, dlatego pan Jakub będzie podlegał przepisom zabezpieczenia społecznego w Polsce.
Praca zdalna z innego kraju, z którym Polska nie zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym
Co do zasady w przypadku państw trzecich, z którymi Polski nie łączą żadne umowy, zastosowanie mają jednocześnie przepisy ubezpieczeniowe obu państw.
Przykład 3.
Gdzie pani Sabina, która zamieszkuje we Japonii, ale pracuje zdalnie dla polskiego pracodawcy, będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym?
Polska nie posiada umowy o zabezpieczeniu społecznym z Japonią. Składki na ubezpieczenie społeczne w tym przypadku odprowadzane przez pracodawcę do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych nie oznaczają, że nie będzie obowiązku ich odprowadzenia w Japonii, czyli tam gdzie praca jest wykonywana. W tym przypadku konieczne jest ustalenie, jak wygląda obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w Japonii.
Składki pracownika pracującego zdalnie z innego kraju - podsumowanie
Podsumowując, każdorazowo należy zweryfikować, jakie zasady związane są z zabezpieczeniem społecznym obowiązują w przypadku wykonywania pracy zdalnej lub każdej innej z terytorium obcego państwa. Pozwoli to uniknąć problemów w przypadku, gdyby istniała konieczność objęcia ubezpieczeniem w dwóch państwach.
