Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy i w jaki sposób należy wypełnić zaświadczenie A1?

Formularz A1 to zaświadczenie o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej zgodnie z Rozporządzeniem UE nr 883/04 oraz Rozporządzeniem UE nr 987/09. Zaświadczenie A1 jest wydawane w celu potwierdzenia, któremu ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego podlega osoba je składająca oraz poświadczenia, czy dana osoba nie podlega przepisom dotyczącym opłacania składek w innym państwie. Zaświadczenie jest wydawane w przypadku spełnienia wszystkich warunków wynikających z prawa unijnego według rozporządzenia jak powyżej.

Wniosek o wydanie zaświadczenia na formularzu A1 może złożyć: pracownik, pracodawca lub osoba pracująca na własny rachunek. Zgodnie z art. 12 rozporządzenia 883/2004 poświadczenie podlegania przepisom o zabezpieczeniu społecznym jest wydawane:

  • osobie, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.

  • osobie, która normalnie wykonuje działalność jako osoba pracująca na własny rachunek w Państwie Członkowskim, a która udaje się, by wykonywać podobną działalność w innym Państwie Członkowskim, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego Państwa Członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy.

Natomiast zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 powyższego rozporządzenia poświadczenie podlegania przepisom o zabezpieczeniu społecznym wydaje się:

  • osobie, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega: ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim; lub jeżeli nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy.

  • osobie, która normalnie wykonuje pracę na własny rachunek w dwóch lub w kilku Państwach Członkowskich podlega: ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym Państwie Członkowskim lub ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym znajduje się centrum zainteresowania dla jej działalności, jeżeli osoba ta nie zamieszkuje w jednym z Państw Członkowskich, w których wykonuje ona znaczną część swej pracy.

  • osobie, która normalnie wykonuje pracę najemną i pracę na własny rachunek w różnych Państwach Członkowskich podlega ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym wykonuje swą pracę.

Zaświadczenie A1 powinno być poświadczone przez stosowną instytucję funkcjonującą w danym państwie. W Polsce instytucją, która zajmuje się wydawaniem formularza A1, jest ZUS.

Jak wypełnić zaświadczenie A1?

Zgodnie z informacjami zawartymi na stronie ZUS-u zaświadczenie A1 podzielone jest na 6 bloków, przy czym blok 6. wypełnia i poświadcza ZUS. Wzór zaświadczenia A1 i wzory wniosków o jego wydanie zostały umieszczone na stronie ZUS-u.

W bloku 1 powinny zostać wpisane dane osobowe posiadacza.

Zatem w polu 1.1 należy wpisać numer PESEL (P) lub w przypadku jego braku serię i numer dowodu osobistego (D.O.) lub paszportu (PAS.). Potem w stosownej kratce należy zaznaczyć, czy zaświadczenie dotyczy kobiety, czy mężczyzny. Następnie należy wpisać: 1.2 – nazwisko; 1.3 – imiona; 1.4 - nazwisko rodowe; 1.5 - datę urodzenia; 1.6 – obywatelstwo; 1.7 - miejsce urodzenia; 1.8.1 - ulicę, numer domu i numer mieszkania; 1.8.2 – miasto; 1.8.3 - kod pocztowy; 1.8.4 - symbol państwa; 1.9.1 - ulicę, numer domu i numer mieszkania; 1.9.2 – miasto; 1.9.3 - kod pocztowy; 1.9.4 - symbol państwa.

Blok 2 - ustawodawstwo państwa członkowskiego mające zastosowanie.

W polach o następujących numerach należy wpisać: 2.1 – symbol PL; 2.2 - datę początkową poświadczenia polskiego ustawodawstwa; 2.3 - datę końcową poświadczenia polskiego ustawodawstwa; 2.4 – potwierdzić poświadczenie formularza A1;

Powyższy dokument może być wystawiony tymczasowo lub ostatecznie. W sytuacji poświadczenia tymczasowego w formularzu należy zaznaczyć pkt 2.4, to jest zaświadczenie obowiązuje w okresie wykonywania pracy.

W polu 2.6 należy potwierdzić, jeśli na podstawie art. 87 ust. 8 rozporządzenia 883/2004 będzie miało zastosowanie poprzednio obowiązujące rozporządzenie 1408/71.

W bloku 3 zostają umieszczone informacje dotyczące statusu wnioskodawcy.

Zatem w poniższych punktach należy: 3.1 – potwierdzić, jeśli oddelegowanie dotyczy pracownika najemnego; 3.2 – potwierdzić, jeśli pracownik wykonuje pracę najemną w dwóch lub w kilku państwach członkowskich; 3.3 – potwierdzić, jeśli oddelegowanie dotyczy osoby pracującej na własny rachunek; 3.4 – potwierdzić, jeśli oddelegowanie dotyczy osoby pracującej na własny rachunek w dwóch lub w kilku państwach członkowskich; 3.5 – potwierdzić, jeśli osoba jest urzędnikiem służby cywilnej; 3.6 – potwierdzić, jeśli osoba należy do personelu kontraktowego.

Pola o następujących numerach należy wypełnić w następujący sposób: 3.7 – potwierdzić, jeśli pracownik jest marynarzem; 3.8 – potwierdzić, jeśli osoba wykonuje pracę najemną i pracuje na własny rachunek w różnych państwach; 3.9 – potwierdzić, jeśli osoba jest urzędnikiem służby cywilnej zatrudnionym przez jedno państwo i wykonującym pracę najemną/pracę na własny rachunek w jednym lub w kilku innych państwach; 3.10 – potwierdzić w przypadku innego uregulowania (wyjątek od przepisów - art. 16 rozporządzenia 883/2004).

W bloku 4 powinny zostać zawarte informacje dotyczące pracodawcy lub działalności na własny rachunek w państwie, którego ustawodawstwo ma zastosowanie.

Pole 4.1.1 – należy potwierdzić, jeśli osoba wykonuje w Polsce pracę najemną; 4.1.2 – należy potwierdzić, jeśli osoba wykonuje w Polsce działalność na własny rachunek; 4.2 – należy wpisać NIP i REGON pracodawcy lub osoby prowadzącej działalność na własny rachunek bądź numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego (D.O.) albo paszportu (PAS.); 4.3 – należy wpisać nazwę lub imię i nazwisko pracodawcy bądź osoby prowadzącej działalność na własny rachunek; 4.4.1 – należy wpisać ulicę, numer domu i mieszkania; 4.4.2 – należy wpisać symbol PL; 4.4.3 – należy wpisać miasto; 4.4.4 - należy wpisać kod pocztowy.

Blok 5 - informacje o pracodawcy/działalności na własny rachunek w innym państwie lub państwach członkowskich.

W polu 5.1 – należy wpisać nazwę/nazwy firmy/firm lub statków, gdzie wykonywana jest praca najemna lub działalność na własny rachunek; 5.2 - należy wpisać adresy wymienionych w punkcie 5.1 firm lub banderę statku; 5.3 - należy potwierdzić w każdym przypadku, gdy nie jest możliwe określenie stałego adresu wykonywania pracy za granicą ze względu na specyfikę wykonywanej pracy.

Warto zwrócić uwagę, że w przypadku osób pracujących w transporcie międzynarodowym podaje się nazwy konkretnych krajów.

Wycofanie lub zmiana decyzji poświadczającej formularza A1

Należy zaznaczyć, że formularz A1 jest dokumentem uznawanym przez instytucje ubezpieczenia społecznego i sądów innych państw członkowskich. Tylko organ go wydający może dokonać zmiany tej decyzji. Wydanie zaświadczenia A1 powinno w każdym przypadku być ocenione przez instytucję zobowiązaną do jego wydania pod kątem ustalenia właściwych regulacji prawnych danego państw i spełnienia warunków delegowania. W tej kwestii w Polsce płatnik składek składa oświadczenie „Informacji w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym”. Za fałszywe podanie informacji ponosi odpowiedzialność karną za fałszywe zeznania. W przypadku zgłoszenia wątpliwości w kwestii zaświadczenia A1 przez instytucję państwa, na terenie którego pracownik wykonuje pracę, ZUS powinien sprawdzić ponownie prawidłowość wydanej decyzji. Jeśli nieprawidłowości zostaną potwierdzone, formularz A1 powinien być wycofany lub zmniejszony, a pracownicy powinni zostać zgłoszeni do systemu ubezpieczeń państwa, na terenie którego wykonywana jest praca.

Zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia UE 987/2009 na wniosek zainteresowanego lub pracodawcy instytucja właściwa państwa członkowskiego, którego ustawodawstwo ma zastosowanie (…), poświadcza, że to ustawodawstwo ma zastosowanie, oraz w stosownych przypadkach wskazuje, jak długo i na jakich warunkach ma ono zastosowanie.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony w Hiszpanii. W Polsce prowadzi własną działalność. Należy wskazać, że będzie on podlegał ubezpieczeniu w tym kraju, w którym wykonuje pracę najemną. Zatem w okresie podlegania ubezpieczeniu społecznemu w Hiszpanii, nie będzie podlegać ubezpieczeniom społecznym czy zdrowotnym w Polsce. W tym celu powinien starać się o n w hiszpańskiej instytucji ubezpieczeniowej, która poświadczy podleganie ustawodawstwu hiszpańskiemu w zakresie ubezpieczeń.

Konkludując, zaświadczenie A1 jest niezbędne w przypadku świadczenia pracy za granicą, w celu potwierdzenia, któremu ustawodawstwu dotyczącemu ubezpieczeń społecznych podlega osoba. W przypadku pracownika świadczącego pracę za granicą, który posiada poświadczenie podlegania ustawodawstwu polskiemu oznacza opłacanie składek w Polsce. Instytucją, która poświadcza i wydaje zaświadczenie A1 Polakom jest ZUS, który ma obowiązek na wezwanie innego państwa UE sprawdzić zasadność wydania decyzji i formularza A1.