Choć w ostatnim czasie sporo się mówi o końcu pracy zdalnej i powrocie pracowników do firm, to jednak faktem jest, że wykonywanie pracy na odległość jest powszechną i popularną formą realizacji obowiązków służbowych. Systematycznie rośnie także odsetek zatrudnionych świadczących pracę zdalną za granicą. Do tych osób oraz do ich pracodawców są skierowane nowe regulacje zus związane z pracą zdalną za granicą. Jak więc zmieniły się zasady pracy zdalnej za granicą i jakie są skutki podatkowe w tym zakresie — piszemy na ten temat poniżej w artykule.
Umowa ramowa Unii Europejskiej (UE) dotycząca transgranicznej pracy zdalnej
Kluczową sprawą podczas omawiania kwestii odnoszących się do skutków podatkowych pracy zdalnej za granicą w kontekście nowych wytycznych ZUS-u jest nowe porozumienie międzynarodowe dotyczące pracy transgranicznej.
Oznacza to, że od 1 lipca 2023 roku postanowienia powyższej umowy ramowej obowiązują zarówno RP, jak i pozostałe państwa, które zaakceptowały ten akt prawny.
W tym miejscu należy wspomnieć, że stronami umowy ramowej są następujące państwa: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Niemcy, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia, Słowacja.
Przystąpienie Polski do umowy ramowej w sprawie transgranicznej pracy zdalnej oznacza ułatwienia dla pracowników wykonujących pracę zdalną za granicą w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz obowiązków podatkowych. Umowa wskazuje jednocześnie określone ograniczenia, których należy przestrzegać.
Definicja transgranicznej pracy zdalnej w rozumieniu umowy ramowej
Zgodnie z umową ramową transgraniczna praca zdalna oznacza pracę świadczoną z państwa zamieszkania pracownika przy wykorzystaniu łącza cyfrowego z pracodawcą, którego siedziba albo miejsce wykonywania działalności gospodarczej jest w innym kraju.
Z kolei pojęcie pracy zdalnej zostało sformułowane w przepisach ustawy – Kodeks pracy (kp). Jak stanowi art. 67(18) kp, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
Uprawnieni do korzystania z postanowień umowy ramowej
Do korzystania z rozwiązań przewidzianych w umowie ramowej uprawnione są osoby wykonujące pracę zdalną za granicą w przypadku gdy:
- pozostają w zatrudnieniu u jednego pracodawcy lub u więcej niż jednego pracodawcy posiadającego zarejestrowaną siedzibę w tym samym państwie;
- zwyczajowo pracują w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba pracodawcy i zwyczajowo wykonują transgraniczną pracę zdalną w państwie zamieszkania;
- praca zdalna jest wykonywana w państwie zamieszkania w wymiarze, który nie przekracza 50% pełnego czasu pracy.
Warto przypomnieć, że w stanie prawnym sprzed podpisania umowy ramowej praca zdalna świadczona z innego państwa mogła być wykonywana w wymiarze nie dłuższym niż 25% całkowitego czasu pracy. Po zmianach pracownik może pracować za granicą przez dłuższy okres (50% całkowitego czasu pracy) bez utraty prawa do ubezpieczenia na terytorium RP.
Wniosek o zawarcie porozumienia w sprawie stosowania postanowień umowy ramowej
W celu skorzystania z możliwości przewidzianych w postanowieniach umowy ramowej konieczne jest złożenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) stosownego wniosku oznaczonego symbolem US-36. Powyższy dokument składa pracownik lub pracodawca. Jeżeli ZUS zaakceptuje ten wniosek, można złożyć kolejny dokument (symbol US-34) o wydanie dokumentu A1, który stanowi potwierdzenie tego, że pracownik jest objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych.
Przykład 1.
Polski pracodawca zatrudnia pracownika, który świadczy pracę zdalną częściowo z innego państwa członkowskiego UE. Pracodawca postanowił wystąpić do ZUS-u z wnioskiem o zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie odnośnych przepisów prawa unijnego. Ma to na celu objęcie pracownika postanowieniami umowy ramowej. Pracodawca składa wniosek US-36, następnie — po jego uwzględnieniu — kieruje do ZUS-u formularz US-34, który jest wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1, czyli dokumentu stwierdzającego, że pracownik należy do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych.
Obowiązki podatkowe przy pracy zdalnej
W odniesieniu do pracy zdalnej za granicą stosuje się zasadę rezydencji podatkowej. Istotą sprawy w tym kontekście jest zatem ustalenie tej rezydencji na podstawie przepisów prawa podatkowego.
Omawiając kwestie rezydencji podatkowej, najlepiej odnieść się do zasad obowiązujących w tym zakresie na terytorium RP. Odpowiednie normy prawne zostały zawarte w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jak wynika z art. 3 ust. 1 wskazanej ustawy, osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium RP, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Ustawa definiuje także pojęcie „miejsca zamieszkania na terytorium RP”. Oznacza to, że za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium RP uważa się osobę fizyczną, która:
posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), lub
przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Jeżeli więc pracownik wykonujący pracę zdalną na rzecz pracodawcy z innego państwa zamieszkuje na terytorium RP i spełnia warunki posiadania rezydencji podatkowej w Polsce, to podlega obowiązkowi podatkowemu od całości dochodów w RP. Zmiana miejsca zamieszkania, polegająca np. na przeniesieniu się pracownika do innego kraju, będzie stanowić przesłankę do korekty statusu rezydencji podatkowej, czyli do objęcia pracownika normami prawa podatkowego państwa, na którego obszarze osoba ta aktualnie zamieszkuje.
Przykład 2.
Pracownik wykonuje pracę zdalną na rzecz przedsiębiorstwa mającego siedzibę poza Polską. Zatrudniony zamieszkuje na terytorium RP oraz spełnia warunki przewidziane w prawie podatkowym do posiadania statusu rezydenta podatkowego. Oznacza to, że pracownik ten jest objęty obowiązkiem podatkowym od całości uzyskanych dochodów według zasad krajowego systemu podatkowego. Pracodawca powinien więc dokonać rozliczeń podatkowych na podstawie przepisów prawa polskiego.
Nowe regulacje ZUS związane z pracą zdalną za granicą — podsumowanie
Praca zdalna za granicą jest prawnie dopuszczalna, jednak wiąże się to z pewnymi ograniczeniami. Po zawarciu przez Polskę umowy ramowej w sprawie transgranicznej pracy zdalnej pracownicy mają większe możliwości w zakresie świadczenia pracy na odległość. Przede wszystkim zwiększono limit pracy zdalnej do 50% całkowitego czasu pracy. Przy ustalaniu obowiązków podatkowych pracownika konieczne jest określenie rezydencji podatkowej. Posiadanie krajowej rezydencji podatkowej oznacza rozliczenie całości uzyskanych przez pracownika dochodów w Polsce. Nie ma w tym przypadku znaczenia położenie siedziby pracodawcy.
