Koszty pracy zdalnej: kto je ponosi i jak je rozliczyć?

Pracodawca, zatrudniając pracownika, zobowiązuje się zapewnić mu warunki umożliwiające wykonywanie pracy. W szczególności do obowiązków pracodawcy należy pokrywanie kosztów ponoszonych przez pracownika w związku ze świadczeniem pracy – np. kosztów związanych z wyjazdem służbowym lub z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych. Obowiązkiem pracodawcy z tego zakresu jest też zwrot kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika. Obecnie dyskutowany jest problem charakteru tego obowiązku – czy jest on bezwzględny, czy też podlegać może uchyleniu. Sprawdź kto ponosi koszty pracy zdalnej i czy można sie ich zrzec.

Praca zdalna – jeden z wariantów elastycznej organizacji pracy

Zgodnie z art. 6718 Kodeksu pracy (kp) pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracę zdalną Kodeks pracy zalicza do elastycznych organizacji pracy, obok systemów przerywanego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej, a także przypadków ruchomego czasu pracy, indywidualnego rozkładu czasu pracy i obniżenia wymiaru czasu pracy (art. 1881 kp).

Zobacz też:

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

przy zawieraniu umowy o pracę albo
w trakcie zatrudnienia.

Praca zdalna może być również wykonywana na polecenie pracodawcy:

w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej (art. 67¹⁹ § 1 i 3 kp).

Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy taka organizacja nie działa – w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeśli wspomniane wyżej porozumienie nie zostało zawarte i nie wydano regulaminu, zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać określone w poleceniu wykonywania pracy zdalnej (jeżeli takie pracodawca wyda) albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem (art. 67²⁰ § 1–5 kp). We wspomnianych zasadach należy określić m.in., jak będą pokrywane ponoszone przez pracownika koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przepis art. 67²⁴ § 1 kp nakłada na pracodawcę obowiązki:

zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
pokrycia innych kosztów niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w obowiązujących u pracodawcy zasadach wykonywania pracy zdalnej;
zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędne do wykonywania tej pracy.

W myśl art. 67²⁴ § 2 i 3 kp strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy – Maszyny i inne urządzenia techniczne; wówczas pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa wyżej w pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 67²⁴ § 4 i 5 kp).

Zgodnie z art. 67³³ § 2 kp pracodawca nie musi pokrywać kosztów pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Koszty pracy zdalnej - czy można się ich zrzec?

Kodeks pracy formułuje wprost zakaz (nieważność) zrzeczenia się następujących uprawnień pracowniczych:

prawa do wynagrodzenia (art. 84);
prawa do urlopu wypoczynkowego (art. 152 § 2);
zarzutu przedawnienia, gdy zrzeczenie się tego zarzutu jest dokonane przed upływem terminu przedawnienia (art. 292 zdanie drugie).

Nie oznacza to jednak, że z pozostałych uprawnień kodeksowych pracownik może zrezygnować. W szczególności nie sposób byłoby zaakceptować zrzeczenie się przez pracownika np. prawa do:

równego traktowania z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków (art. 112);
bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 15);
otrzymania informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3);
ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę, gdy pracownikowi brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku (art. 39),
urlopu macierzyńskiego (art. 180).

Istnieje zatem pewna grupa uprawnień pracowniczych, z których pracownik nie może zrezygnować, chociaż wprost tego w unormowaniach prawnych nie zapisano. W przeciwnym razie funkcja ochronna przepisów prawa pracy w odniesieniu do pracowników byłaby iluzoryczna.

Nie ulega wątpliwości, że pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów pracy zdalnej w odniesieniu do tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, która w danym roku może mieć wymiar nieprzekraczający 24 dni (art. 6733 § 2 kp). W kwestii możliwości zrzeczenia się przez pracownika prawa do zwrotu kosztów pracy zdalnej innej niż okazjonalna wyrażane są różne poglądy. Zwolennicy możliwości zrzeczenia argumentują, że zwrot kosztów pracy zdalnej nie stanowi wynagrodzenia za pracę, lecz jest świadczeniem kompensacyjnym służącym pokryciu wydatków ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy, a zatem nie podlega zakazowi zrzeczenia się wynagrodzenia ustanowionemu w art. 84 kp.

Z kolei zwolennicy niedopuszczalności zrzeczenia się prawa do zwrotu kosztów pracy zdalnej wskazują, że pracodawca nie może uchylić się od obowiązku zwrotu wspomnianych kosztów, a jedynie może zastąpić go wypłatą ryczałtu. Zauważa się też, że uznanie, iż strony stosunku pracy mogą swobodnie decydować o zwrocie albo o braku zwrotu kosztów, mogłoby prowadzić do wymuszania przez pracodawców na pracownikach rezygnowania ze zwrotu kosztów. Ponadto brak zwrotu kosztów w przypadkach, w których nie mamy do czynienia z okazjonalną pracą zdalną, prowadziłby do naruszania przepisu o tym rodzaju pracy zdalnej poprzez przekraczanie wspomnianego wyżej limitu 24 dni.

Wydaje się, że za trafny uznać należy pogląd o braku możliwości zrzeczenia się przez pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej, gdyż taka interpretacja jest co do zasady korzystniejsza dla pracownika. Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach praca zdalna sama w sobie traktowana jest przez pracowników jako atrakcyjna forma wywiązywania się z obowiązków pracowniczych i nawet brak zwrotu kosztów wykonywania tej pracy nie zmienia takiego jej postrzegania. Innymi słowy, pracownicy dość często mogą być skłonni wykonywać pracę zdalną, bez zwrotu kosztów, tym bardziej że nierzadko faktyczne koszty jej wykonywania ponoszone przez pracowników są nieznaczne.

Polecamy:

Rok składkowy w aspekcie rozliczania składki zdrowotnej