Wezwanie pracownika zdalnego do firmy - czy pracodawca może to zrobić?

Nie wszystkie kwestie związane z wykonywaniem pracy zdalnej zostały uregulowane wprost w przepisach dotyczących tego rodzaju pracy, a to z kolei budzi wątpliwości pracodawców i pracowników. Jednych z problematycznych zagadnień jest wezwanie pracownika zdalnego do firmy, czy pracodawca może to zrobić? Odpowiedź znajduje się w treści niniejszego artykułu.

Uregulowanie pracy zdalnej

Obecnie praca zdalna może być uregulowana w następujących formach:

• w porozumieniu zawartym przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową, 
• w regulaminie pracy zdalnej,
• w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem,
• w poleceniu pracy zdalnej. 

Porozumienie regulujące zasady pracy zdalnej a wezwanie pracownika zdalnego do firmy

Porozumienie regulujące zasady pracy zdalnej zawiera pracodawca i zakładowa organizacja związkowa, a w przypadku kiedy u danego pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, wówczas porozumienie to zawierają wszystkie te organizacje. Przy braku możliwości uzgodnienia treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. 

Ustawa o związkach zawodowych za reprezentatywną zakładową organizację związkową uznaje zakładową organizację związkową będącą jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszającą co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub zrzeszającą co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy. Gdy żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyższych kryteriów, za reprezentatywną zakładową organizację związkową uznaje się organizację zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

Regulamin regulujący zasady pracy zdalnej

Jeśli nie udało się zawrzeć porozumienia regulującego pracę zdalną przez pracodawcę i zakładowe organizacje związkowe we wskazany sposób lub we wskazanym terminie, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej. W takim przypadku określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, mając na uwadze ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia, którego nie udało się zawrzeć.

Regulamin określający zasady pracy zdalnej wprowadzony przez pracodawcę musi zostać ogłoszony w sposób u niego przyjęty.

Brak porozumienia z organizacjami zawodowymi i regulaminu regulującego zasady pracy zdalnej

Świadczenie pracy w formie pracy zdalnej jest możliwe także, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi lub nie został wydany regulamin regulujący zasady jej realizowania. W takim przypadku pracodawca określa warunki wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Polecenie pracy zdalnej

Polecenie pracownikowi pracy zdalnej jest możliwe, jeżeli bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracownik złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do realizowania pracy zdalnej w następujących sytuacjach:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Ponadto pracownik w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, a ten niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Indywidualne porozumienie regulujące zasady pracy zdalnej

Pracownik może również świadczyć pracę zdalnie na mocy indywidualnego porozumienia zawartego pomiędzy nim a pracodawcą, zawierającego te same elementy co porozumienie zawarte przez pracodawcę z zakładowymi organizacjami związkowymi czy regulamin pracy. 

Elementy, jakie muszą zawierać dokumenty regulujące zasady pracy zdalnej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy porozumienie albo regulamin określające zasady pracy zdalnej powinny zawierać w szczególności następujące elementy:

1. oznaczenie grup lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2. określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo pokrycia innych kosztów niż wskazane, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, których zwrot został określony w porozumieniu lub regulaminie;
3. określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej wypłacanego w miejsce obowiązku pokrycia kosztów związanych z obowiązkiem zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu;
4. określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5. określenie zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. określenie zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. określenie zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8. określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Wezwanie pracownika zdalnego do firmy a brak uregulowania zasad – co robić?

Nawet gdyby możliwość wezwania pracownika pracującego zdalnie nie została uregulowana w porozumieniu pracodawcy z zakładowymi organizacjami związkowymi, regulaminie pracy zdalnej, indywidualnym porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej, to pracodawca ma możliwość wydać pracownikowi polecenie służbowe obejmujące konieczność stawiennictwa w siedzibie firmy. W tym przypadku tego rodzaju polecenie służbowe wydane pracownikowi zdalnemu nie różni się niczym od polecenia służbowego, jakie ten pracownik otrzymałby od pracodawcy, świadcząc pracę bezpośrednio w siedzibie firmy. 

Wezwanie pracownika zdalnego do firmy

Należy odróżnić wezwanie pracownika świadczącego pracę zdalnie do firmy od odwołania pracy zdalnej. 

Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika należącego do grupy uprzywilejowanej, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracownikami należącymi do grupy uprzywilejowanej są:

1. pracownik – rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie potwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej;
2. pracownik – rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
3. pracownik – rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
4. pracownica w ciąży;
5. pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
6. pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Wezwanie pracownika zdalnego do firmy - podsumowanie

Podsumowując, najlepiej, aby w dokumencie określającym zasady pracy zdalnej określić szczegółowo zasady wzywania pracownika do biura, pozwoli to bowiem na wyeliminowanie wątpliwości mogących pojawić się tego tytułu. W ostateczności pracodawcy pozostaje powołanie się na polecenie służbowe, jednak to może zostać uznane jako sprzeczne z prawem lub umową o pracę, gdyby pracownik nie zastosował się do niego i poniósł z tego tytułu konsekwencje pracownicze. W przypadku polecenia wykonywania pracy zdalnej możliwe jest jeszcze jego odwołanie z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem, a to oznaczać będzie konieczność stawiennictwa pracownika w firmie.