Identyfikatorem podatkowym osób fizycznych jest PESEL lub NIP. Osoba fizyczna może posiadać jednocześnie oba te numery i często pojawiają się wątpliwości, który identyfikator podatkowy osoby fizycznej jest właściwy oraz kiedy należy się danym identyfikatorem posługiwać. Postaramy się wytłumaczyć te niejasności.
Jaki jest dostępny identyfikator podatkowy osoby fizycznej?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników identyfikatorem podatkowym jest:
- numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej;
- NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.
Z powyższego wynika zatem, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub będące zarejestrowanymi podatnikami podatku VAT (zarówno czynnymi, jak i zwolnionymi) mają obowiązek stosować NIP. Pozostałe osoby fizyczne jako identyfikatora podatkowego używają numeru PESEL.
W tym miejscu zwróćmy uwagę, że konieczność posiadania NIP-u nie wiąże się wyłącznie z przypadkami prowadzenia firmy rozumianej jako działalność gospodarcza.
Przykładowo możemy wskazać, że na gruncie ustawy VAT najem prywatny nieruchomości stanowi działalność gospodarczą, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy VAT. Osoba fizyczna prowadząca prywatny najem nieruchomości może być zatem zobligowana do zarejestrowania się jako czynny podatnika VAT, co z kolei obliguje ją do posiadania NIP-u.
Przykład 1.
Osoba fizyczna wynajmująca budynek magazynowy zrezygnowała ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ustawy VAT. Ponadto z uwagi na wynajem budynku użytkowego nie można w tym zakresie zastosować zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT. Czy najem prywatny wymaga posiadania NIP-u?
Osoba fizyczna powinna zatem przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej zarejestrować się jako podatnik VAT czynny i w tym zakresie musi posiadać NIP.
Dla potrzeb rejestracji w podatku od towarów i usług konieczne jest złożenie formularza VAT-R. Formularz ten wymaga, aby podatnik posługiwał się numerem NIP.
W związku z powyższym pojawia się pytanie, w jaki sposób można uzyskać NIP. W tym zakresie możemy wyróżnić dwie ścieżki.
Przede wszystkim wskażmy jednak, że w myśl art. 5 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.
Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imię (imiona), imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL, jeżeli został nadany.
Na mocy art. 5 ust. 2a ww. ustawy zgłoszenia identyfikacyjnego nie dokonują podatnicy, którzy posługują się numerem PESEL.
W rezultacie obowiązek identyfikacyjny dotyczy osób fizycznych podlegających rejestracji jako podatnicy od towarów i usług oraz jako podatnicy prowadzący działalność gospodarczą (jak już zostało wspomniane, zakresy pojęciowe nie muszą się pokrywać).
Jak wskazuje art. 5a ust. 1 ustawy, podatnicy będący osobami fizycznymi rozpoczynającymi działalność gospodarczą w ramach wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składają zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne.
Natomiast pozostali podatnicy składają w tym zakresie formularz NIP-7.
Przykład 2.
Osoba fizyczna rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wynajmu nieruchomości użytkowych. Kiedy należy złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7?
W takim przypadku zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się poprzez formularz CEIDG-1. Osoba fizyczna nie musi w tej sytuacji składać NIP-7. Gdyby nie zakładała ona działalności gospodarczej, a wymagane byłoby posiadanie NIP-u w zakresie konieczności rejestracji jako podatnik VAT, to w takim wypadku osoba fizyczna powinna złożyć NIP-7.
Identyfikator podatkowy osoby fizycznej - kiedy PESEL a kiedy NIP?
Podatnicy są obowiązani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są zobligowane organy podatkowe lub celne (art. 11 ust. 1 ww. ustawy).
Ponadto na mocy art. 11 ust. 3 ustawy płatnicy i inkasenci są obowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem powinności podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są zobligowane organy podatkowe lub celne.
Podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą oraz jednocześnie jest zatrudniony w oparciu o umowę o pracę, powinien posługiwać się tylko NIP-em.
W tym miejscu warto też dodać, że zgodnie z art. 81 § 1 pkt 3 kks podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi nie podaje numeru identyfikacji podatkowej lub podaje numer nieprawdziwy, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Co ciekawe, zgodnie z art. 13 ust. 3 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji naczelnik urzędu skarbowego wydaje informację o nadanym NIP podmiotowi, na wniosek osoby trzeciej, zawierający dane podmiotu, o którego NIP wystąpiono.
W konsekwencji naczelnik urzędu skarbowego obowiązany jest na wniosek zainteresowanego potwierdzić jedynie fakt nadania NIP-u podatnikowi, który nim się posługuje. Wobec tego nie ma możliwości uzyskania z urzędu skarbowego informacji o numerze NIP innego podatnika, ani nie ma możliwości otrzymania z urzędu skarbowego samego numeru NIP.
W tym zakresie właściwym formularzem będzie NIP-5/W „Wniosek o wydanie zaświadczenia / informacji o nadanym numerze identyfikacji podatkowej”.
Przechodząc do podsumowania, należy zaznaczyć, że przepisy podatkowe wyraźnie rozróżniają, w jakich przypadkach osoba fizyczna powinna posługiwać się NIP-em, a w jakich PESEL-em jako swoim identyfikatorem podatkowym. Co więcej, niepodanie NIP-u zagrożone jest dodatkowo sankcją karną z kks w postaci kary grzywny.
