Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura bez NIP-u – czy można odliczyć VAT?

Faktura jest podstawowym dokumentem uprawniającym do odliczania podatku VAT. Dodatkowo przepisy ustawy VAT określają konkretne wymogi dla jej budowy i kształtu. Może się jednak zdarzyć, że wystawiona faktura nie zawiera pewnych elementów, jak np. NIP-u kontrahenta. Czy w związku z taką sytuacją możliwe jest skorzystanie z prawa do odliczenia podatku VAT? Czy faktura bez NIP-u może być do tego podstawą? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Warunki uprawniające do odliczenia VAT

Po pierwsze konieczne jest określenie, jakie warunki ustawowe nabywca musi spełnić, aby zmaterializowało się prawo do odliczenia podatku VAT.

W tym zakresie należy sięgnąć do treści art. 86 ust. 1 ustawy VAT, który podaje, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zwróćmy zatem uwagę, że powyższy przepis koncentruje się przede wszystkim na przesłankach materialnych. Zasadniczo najważniejsze w tej kwestii jest istnienie związku między nabywanymi towarami i usługami a transakcjami opodatkowanymi dokonywanymi przez podatnika.

Warto zauważyć, że wymogi ustawowe nie odnoszą się do kwestii formalnych, takich jak prawidłowo wystawiona faktura, która nie zawiera żadnych błędów. Naturalnie kwestia ta w pewien sposób może rzutować na prawo do odliczenia (o czym w dalszej części artykułu), jednakże pewne braki o charakterze formalnym nie mogą w sposób definitywny przekreślać prawa do odliczenia.

W tym miejscu warto również wskazać, że oprócz warunków pozytywnych istnieje katalog negatywnych przesłanek wykluczających prawo do odliczenia podatku. Mowa w tym przypadku o art. 88 ust. 3a ustawy VAT, gdzie czytamy, że nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

  1. sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

  2. transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

  3. wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

    1. stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

    2. podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

    3. potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

  4. faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

  5. wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Analiza powyższego przepisu prowadzi do wniosku, że również wśród negatywnych przesłanek nie określono przeszkody w postaci błędów formalnych typu brak NIP-u na fakturze.

Ustawa VAT określa zarówno przesłanki pozytywne, jak i negatywne warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wśród wszystkich warunków nie wymieniono takich, które odnosiłyby się do braków formalnych typu faktura bez NIP-u.

Elementy obowiązkowe faktury VAT

Następnie należy przejść do budowy faktury VAT. Ustawa określa bowiem katalog jej obligatoryjnych elementów.

Jak podaje art. 106e ust. 1 ustawy VAT faktura powinna zawierać:

  1. datę wystawienia;

  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

[…].

Suma powyższych przepisów określa, że faktura powinna w sposób jednoznaczny identyfikować strony transakcji, tzn. określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy oraz ich adresy oraz ich numery identyfikacji podatkowej, którymi w przypadku podatników VAT jest NIP.

Istotą faktur jest dokumentowanie rzeczywistych zdarzeń gospodarczych, których stroną są sprzedawca i nabywca będący faktycznymi uczestnikami transakcji. Każdorazowo należy ustalić więc sprzedawcę oraz nabywcę towaru lub usługi, który winien wynikać z zawartej umowy.

Podstawową funkcją faktury jest udokumentowanie rzeczywistych transakcji i prawidłowe oraz rzetelne określenie przedmiotu oraz podmiotów dostawy towarów lub świadczenia usług.

Podstawową funkcją faktury jest udokumentowanie rzeczywistych transakcji i prawidłowe oraz rzetelne określenie przedmiotu oraz podmiotów dostawy towarów lub świadczenia usług.

Faktura bez NIP-u nie pozbawia prawa do odliczenia VAT

W świetle powyższego możemy zatem wskazać, że faktury są dokumentem sformalizowanym z określonymi elementami obowiązkowymi. Zasadniczo zatem prawidłowa faktura daje prawo do odliczenia podatku VAT.

Przy czym poprzez prawidłową fakturę należy rozumieć taką, która odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli takie, które w rzeczywistości miało miejsce.

W rezultacie nie można uznać za prawidłową fakturę wskazującą na transakcję, która w ogóle nie zaistniała lub zaistniała, ale pomiędzy innymi podmiotami niż te określone w treści faktury.

Jak określił Dyrektor KIS w interpretacji z 18 lipca 2019 roku (nr 0112-KDIL1-1.4012.303.2019.1.AK), jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Z powyższego można zatem wyprowadzić wniosek, że jeżeli na fakturze występują braki mniejszej wagi, które nie wpływają na możliwość rzetelnego potwierdzenia prawdziwości zdarzenia gospodarczego udokumentowanego fakturą, to nie ma przeszkód, aby podatnik z takiej faktury dokonał odliczenia podatku VAT. 

Jeżeli zatem faktura w sposób dokładny identyfikuje strony transakcji poprzez wskazanie danych osobowych i adresu, a jedynym brakiem jest niewskazanie NIP-u, to tego rodzaju wadliwość faktury co prawda powoduje, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w art. 106e ustawy VAT, jednakże sama w sobie nie wpływa na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Powyższe prowadzi do wniosku, że choć strony powinny dążyć do tego, aby każda faktura zawierała elementy określone w art. 106e ustawy VAT, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwość identyfikacji stron na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze lub na podstawie innego rodzaju dowodów, np. treści umowy.

To zaś powoduje, że brak NIP-u przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotów jest wadą formalną, która jednak nie wyklucza możliwości odliczenia podatku naliczonego.

Dodatkowo możemy wskazać, że powyższy błąd w postaci braku NIP-u może zostać naprawiony poprzez wystawienie faktury korygującej. Jak bowiem stanowi art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek jej pozycji, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Ponadto zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. 

Faktura bez NIP-u nie wyklucza możliwości odliczenia podatku VAT na podstawie takiego dokumentu. Decydujące jest to, czy faktura dokumentuje rzeczywisty przebieg transakcji.

Analiza przedstawionego problemu prowadzi do wniosku, że pewne wady techniczne faktury, takiej jak omawiany przez nas brak NIP-u, nie prowadzi do definitywnej utraty prawa do odliczenia VAT. W tym zakresie konieczne jest jednak wykazanie prawdziwości zdarzenia gospodarczego potwierdzonego fakturą.