Spółka z o.o. w organizacji a faktury bez numeru NIP

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na podstawie różnego rodzaju formy organizacyjno-prawnej wystawiają przed albo po zakończonej transakcji faktury sprzedaży. Niekiedy sytuacja ta dotyczy podmiotu, który jeszcze nie posiada NIP-u. Mowa tu o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Powstaje wówczas pytanie, czy można wystawić fakturę na tego typu spółkę? Czy spółka z o.o. w organizacji może z kolei wystawić fakturę sprzedaży? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Spółka z o.o. w organizacji a powstanie bytu prawnego

Powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, powstanie osoby prawnej wymaga wykonania kilku czynności. Do nich należą:

1. zawarcie umowy spółki;
2. objęcie udziałów przez wspólników, czyli wniesienie pokrycia na poczet kapitału zakładowego;
3. powołanie zarządu (jeżeli podmiot spełnia określone warunki, to powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej);
4. dokonanie wpisu do rejestru podmiotów osób prawnych – do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Już w momencie zawarcia umowy spółki z o.o. i objęcia udziałów przez wspólników owa spółka rozpoczyna swój byt prawny jako spółka z o.o. w organizacji. Jest ona reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.

Spółka z o.o. w organizacji, a więc powstała spółka po zawarciu umowy spółki, może zainicjować prowadzenie działalności gospodarczej, mimo że nie posiada jeszcze NIP-u, REGON-u czy wpisu do KRS.

Spółka posiada już uprawnienia do podpisywania umów handlowych, zaciągania zobowiązań, zatrudniania pracowników, bycia stroną w pozwie sądowym oraz zostania pozwaną.

W momencie dokonania wpisu do KRS spółka z o.o. w organizacji przestaje stanowić tę formułę, a staje się spółką z o.o.

Wszelkie nabyte rzeczy, prawa i zaciągnięte zobowiązania automatycznie stają się własnością spółki z o.o.

Spółka z o.o. w organizacji a KRS

Po podpisaniu umowy spółki od wspólników zależy, czy dokonają wpisu do KRS oraz zrealizują pozostałe czynności zgłoszeniowe/aktualizacyjne, aby spółka otrzymała wpis do KRS, NIP oraz REGON.

Trzeba podkreślić, że spółka w organizacji już jest reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.

Należałoby w tym miejscu odnieść się do art. 6 ustaw o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Przepis ten wyjaśnia termin zgłoszenia podatnika do VAT.

Podatnicy podatku VAT (podatnicy, którzy chcą się zachować jak podatnicy VAT, czyli dokonać pierwszej sprzedaży) są zobligowani do wysłania zgłoszenia rejestracyjnego – o nadanie NIP-u jeszcze przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Zatem zanim spółka z o.o. w organizacji przeprowadzi pierwszą sprzedaż, to ma obowiązek dokonania zgłoszenia rejestracyjnego do VAT za pomocą formularza VAT-R.

Jednak niezależnie od tego spółka z o.o. w organizacji musi posiadać NIP. Jeżeli więc nie została zgłoszona do KRS, wówczas w imieniu spółki wspólnicy dokonują zgłoszenia rejestracyjnego.

Uzyskanie NIP-u dla spółki z o.o. w organizacji to kwestia 3 dni do niekiedy maksymalnie kilku dni.

Jeżeli nie dokonano jeszcze wpisu do KRS (i na razie wpis nie będzie dokonany), a zawarto umowę spółki z o.o., wspólnicy mają obowiązek przed dokonaniem pierwszej czynności sprzedaży postarać się o NIP. W tej sytuacji składają formularz rejestracyjny NIP-2.

Zatem spółka z o.o. w organizacji może wystawić fakturę sprzedaży dopiero po uzyskaniu NIP-u. 

Spółka z o.o. w organizacji a faktura bez NIP-u

Ustawa o VAT wymaga, aby faktura sprzedaży zawierała poniższe elementy:

• datę wystawienia;
• kolejny numer faktury;
• imię i nazwisko sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami;
• NIP-y sprzedawcy i nabywcy;
• datę sprzedaży – zakończenia dostawy towarów lub wykonania usług;
• nazwę, rodzaj, miarę, ilość zbywanych towarów lub usług;
• cenę jednej sztuki towaru lub usługi bez VAT;
• kwoty rabatów, obniżek, skont, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość wszystkich zbywanych towarów lub usług objętych daną transakcją bez VAT;
• stawkę lub stawki podatku VAT;
• wartość netto wszystkich sprzedanych w danej transakcji towarów lub usług z podziałem na różne stawki VAT;
• kwotę podatku VAT z podziałem na różne stawki VAT;
• kwotę należności ogółem.

Sprzedawca ma obowiązek zawrzeć na fakturze sprzedaży wszystkie powyższe elementy.

Niemniej, gdy spółka z o.o. w organizacji będąca nabywcą towarów lub usług nie posiada jeszcze NIP-u, to sprzedawca może na jej rzecz wystawić fakturę sprzedaży, ujmując na niej jedynie nazwę spółki (może użyć sformułowania „w organizacji”) wraz z adresem siedziby.

Spółka z o.o. w organizacji ma prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury na zasadach ogólnych, czyli:

1. w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę otrzymała;
2. nie później niż w jednym z 3 następnych okresów rozliczeniowych (dwóch kwartałów w przypadku kwartalnego rozliczania VAT), licząc od daty wystawienia faktury.

Spółka z o.o. w organizacji może otrzymać fakturę bez NIP-u, jednakże prawo do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie miała dopiero po uzyskaniu NIP-u i rejestracji do VAT – otrzymanie statusu czynnego podatnika VAT.

W podobnym tonie wypowiada się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 6 maja 2021 roku o sygn. nr 0112-KDIL3.4012.61.2021.2.MS.

Brak NIP-u na fakturze wystawionej dla spółki z o.o. w organizacji z uwagi na to, iż nie posiada ona jeszcze tego numeru, jest dopuszczalne. 

Jeżeli na podstawie pozostałych danych, tzn. nazwy firmy, adresu siedziby, jest możliwa identyfikacja takiej spółki z o.o., a faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą, wówczas faktura ta została wystawiona w sposób prawidłowy i na jej podstawie spółka z o.o. w organizacji ma prawo do odliczenia podatku VAT. 

Podatnik powinien jednak pamiętać o tym, że prawo do odliczenia VAT z owej faktury będzie mógł zrealizować po zgłoszeniu rejestracyjnym do VAT.

Spółka z o.o. w organizacji, czyli co po wpisie do KRS?

Spółka z o.o. w organizacji składa wpis do KRS. Następnie KRS przekazuje dane zgłoszeniowe do odpowiedniego rejestru podatników (nadanie NIP-u) do odpowiedniego rejestru podmiotów GUS (nadanie REGON-u) oraz do ZUS-u, jeżeli spółka ma być płatnikiem składek ZUS (zostaje założone konto spółki w ZUS-ie). 

W momencie, gdy KRS przekaże dane zgłoszeniowe spółki do odpowiedniego rejestru podatników – wówczas NIP jest nadawany automatycznie.

Po dokonaniu wpisu do KRS i uzyskaniu przez spółkę z o.o. w organizacji statusu spółki z o.o. – otrzymuje ona NIP, REGON (niekiedy zostaje dla niej utworzone konto w ZUS-ie). Wspólnikom pozostaje jeszcze wysłanie zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-8, w którym to uzupełniają:

1. nazwę skróconą;
2. adresy siedziby, miejsca prowadzenia działalności, korespondencyjny;
3. firmowe rachunki bankowe;
4. podmiot prowadzący księgowość;
5. inne dane.