Zgodnie z przepisami sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu na rzecz innego podmiotu gospodarczego tylko wówczas, gdy na paragonie widnieje NIP nabywcy. Co jednak powinien zrobić sprzedawca, w razie gdy popełni błąd i omyłkowo zostanie wystawiona faktura do paragonu wystawionego bez NIP nabywcy?
Kasa fiskalna w działalności gospodarczej
Ewidencjonowanie transakcji na kasie fiskalnej jest wymagane przy prowadzeniu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także rolników ryczałtowych. Większość przedsiębiorców dokonujących sprzedaży dla tych grup jest zobligowana do zakupu i instalacji kasy fiskalnej. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nie dotyczy z kolei sprzedaży dokonywanej na rzecz innych podmiotów, w tym także osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Transakcje sprzedaży dla innych firm dokumentujemy bowiem fakturą VAT.
„Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”.
Aktualnie przepisy dopuszczają różnego rodzaju zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, jak np. limit przychodów czy przyjmowania wpłat wyłącznie w formie przelewu na rachunek bankowy. Aby jednak móc skorzystać ze zwolnień, należy szczegółowo przeanalizować ich dostępne rodzaje, a także wyłączenia z ich stosowania w odniesieniu do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.
Zasady wystawiania faktur do paragonów
Wystawienie faktury do paragonu na rzecz innej firmy jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy na paragonie widnieje NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, że sprzedawca w momencie zawierania transakcji sprzedaży musi wiedzieć, czy kupujący występuje w roli osoby fizycznej i dokonuje zakupów na cele prywatne czy reprezentuje firmę, a zakupy mają być wykorzystane w działalności gospodarczej. Zmiana przepisów podyktowana była dużą skalą wyłudzeń VAT, nieuczciwi przedsiębiorcy wykorzystywali paragony, do których wystawiano puste faktury. Celem modyfikacji przepisów było więc uszczelnienie polskiego systemu podatkowego.
„W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej”.
Jeżeli zatem dana transakcja zostanie zaewidencjonowana na kasie fiskalnej bez uwzględnienia NIP nabywcy, sprzedawca nie może wystawić faktury do tego paragonu dla innej firmy. Może się jednak zdarzyć, że faktura do paragonu wystawionego bez NIP nabywcy zostanie wystawiona przez sprzedawcę omyłkowo. Trzeba mieć na uwadze, że sankcje za wystawienie faktury do paragonu niezawierającego NIP nabywcy zostały przewidziane zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy, w razie gdy ten posłuży się fakturą w rozliczeniach podatkowych.
Faktura do paragonu wystawionego bez NIP - co powinien zrobić sprzedawca, gdy wystawił fakturę dla innej firmy?
W przypadku, gdy została wystawiona faktura do paragonu wystawionego bez NIP nabywcy na rzecz innego podmiotu gospodarczego, przewidziane zostały dla niego sankcje. Powstaje wówczas dodatkowe zobowiązanie podatkowe wynoszące 100% podatku VAT wykazanego na fakturze, której dotyczy dane wykroczenie.
„W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się”.
W praktyce oznacza to, że sprzedawca powinien wykazać daną transakcję podwójnie w ewidencji VAT, czyli na podstawie paragonu i wystawionej faktury VAT. Do ewidencji sprzedaży VAT należy zatem wprowadzić miesięczny raport fiskalny zawierający paragon bez NIP nabywcy oraz fakturę ze wskazaniem danych nabywcy. Podatek VAT do zapłaty z tytułu tej sprzedaży będzie zatem dwukrotnie większy.
Wystawienie faktury dla innej firmy do paragonu bez NIP nabywcy nie powoduje natomiast negatywnych konsekwencji z tytułu podatku PIT, co oznacza, że sprzedawca nie zapłaci podwójnego podatku dochodowego od wspomnianej transakcji.
Faktura do paragonu wystawionego bez NIP dla osoby prywatnej
Nie ma przeciwwskazań, aby sprzedawca wystawił fakturę na rzecz osoby prywatnej do paragonu bez NIP. Jeżeli zakup został dokonany przez osobę fizyczną na cele prywatne, to transakcja powinna zostać zewidencjonowana na kasie fiskalnej. W przypadku, gdy nabywca prosi o wystawienie faktury na rzecz osoby prywatnej, sprzedawca w dalszym ciągu może to zrobić. Do egzemplarza faktury pozostającego w dokumentacji księgowej podatnika należy wówczas dołączyć paragon fiskalny dokumentujący tę sprzedaż.
Konsument ma 3 miesiące na żądanie wystawienia faktury do paragonu, które liczone są od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi bądź w którym otrzymano całość lub część zapłaty. Do tego czasu sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu dla osoby fizycznej – po upływie 3 miesięcy jest to natomiast kwestia jego dobrej woli. W zakresie wystawiania faktur do paragonów dla konsumentów przepisy nie uległy zmianie.
Jeżeli konsument zwróci się z prośbą do sprzedawcy o wystawienie faktury (do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi bądź otrzymano całość lub część zapłaty), to sprzedawca powinien ją w wystawić w terminie:
- do 15 dnia kolejnego miesiąca – gdy konsument zgłosił żądanie wystawienia faktury do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
- do 15 dnia kolejnego miesiąca od dnia prośby klienta – gdy żądanie nastąpiło po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
