Poradnik Przedsiębiorcy

Kary umowne a koszty uzyskania przychodów w działalności

Rozwój działalności gospodarczej, sezonowość, nagłe zlecenia wiążą się z pojawiającymi się komplikacjami w zachowaniu terminowości ich realizacji. Nierzadko występują opóźnienia w dostawach towaru. Skutkiem tego może okazać się otrzymanie kary umownej za nieterminowe dostarczenie towaru. Przedsiębiorca zastanawia się czy kary umowne za opóźnienie dostawy towarów mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodu firmy.

Koszty firmy stanowiące koszty uzyskania przychodów

Generalna zasada stanowi, iż koszty ponoszone przez firmę w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła tych przychodów stanowią koszty uzyskania przychodów.

Wydatki niestanowiące kosztów firmy

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Powołany przepis określa, iż wszelkie kary umowne, których nie można zaliczyć do kosztów firmy stanowią kary związane z wadami dostarczonych towarów lub usług albo ze opóźnieniem w usuwaniu tych defektów. Ustawodawca określa je jako kary umowne związane z nienależytym wykonaniem zobowiązania, czyli nie zostały wypełnione obowiązki wykonawcy na mocy zawartej umowy albo przepisów prawa, i dlatego wyłącza je z katalogu kosztów uzyskania przychodów.

Kary umowne stanowiące koszty firmy

Poza wyżej wymienionymi otrzymane kary umowne z innego tytułu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów. Jednakże będą one musiały mieć związek z uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła tegoż przychodu.

Na co należy zwrócić uwagę przy kwalifikowaniu kary jako koszt firmy

W sytuacji gdy charakter kary nie zawiera się w katalogu wyłączeń przytoczonych powyżej, nie oznacza to jeszcze, że przedsiębiorca może ją od razu zaliczyć do kosztów firmy. Niezwykle ważną kwestią jest to, czy kara za opóźnienie dostawy towarów będzie stanowić koszt firmy. Należy też pamiętać, że kara ta nie może być wywołana nieprawidłowościami zawinionymi przez podatnika.

Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 2 grudnia 2014r., sygn. akt II FSK 2775/12, który stwierdził, że kryterium celu poniesienia kosztu wiąże się z zamiarem działania podatnika, ukierunkowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Oznacza to, że przedsiębiorca będący wykonawcą zrobił wszystko, co stanowi o prawidłowości realizacji zawartej umowy.

Przykładem otrzymanej kary umownej nie zaliczanej do kosztów firmy może być świadomy wybór taniego, ale wątpliwego pod względem jakości usług podwykonawcę.

Innym przykładem powstałej kary niebędącej kosztem uzyskania przychodów jest brak właściwego nadzoru nad podwykonawcą w trakcje realizacji umowy.

Przedsiębiorca, otrzymując karę za opóźnienia w dostawie towarów albo usług musi mieć pewność, że do jej powstania nie doprowadziło działanie przedsiębiorcy lub zaniechanie działania.

Potwierdzeniem powyższego może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 stycznia 2011r. o sygn. IBPBI/2/423-1303/BG oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 24 listopada 2015r. o sygn. IBPB-1-1/4510-84/15/BK.

Niektóre niezależne od przedsiębiorcy przyczyny opóźnień w dostawie towarów a kary umowne

Organy podatkowe, analizując okoliczności, w jakich doszło do otrzymania kary umownej badają, czy rzeczywiście nie doszło, z winy przedsiębiorcy, do opóźnień w dostawie towarów. Poniżej znajdują się niektóre z wielu przyczyn opóźnień w dostawie towarów wskazanych przez przedsiębiorców a zaakceptowanych przez organy podatkowe w liniach orzeczniczych:

  1. „(…) w związku z procedurą planowania i bieżącym modyfikowaniem planów, nowe założenia przekazywane są niekiedy do dostawców w czasie uniemożliwiającym realizację zamówienia przez dostawców w pierwotnie zakładanym terminie, w wyniku czego przedsiębiorca opóźnia się z realizacją własnych dostaw;

  2. realizacja dostaw przez dostawców nieodpowiadająca warunkom zamówienia w zakresie długości okresu przydatności do spożycia dostarczonych towarów; w związku z wymogami odbiorców przedsiębiorcy w tym zakresie, towar niewłaściwy musi podlegać wymianie, co opóźnia dostawę realizowaną przez przedsiębiorcę;

  3. opóźnienia w transporcie realizowanym przez podmioty zewnętrzne i opóźnienia w prawidłowym wykonaniu usług konfekcjonowania przez podmioty zewnętrzne;

  4. zwiększony niż przewidywany na etapie zawierania umowy poziom zapotrzebowania kontrahenta/sklepu na konkretny produkt, co jest skutkiem przykładowo działań promocyjnych prowadzonych przez kontrahenta w zakresie określonych towarów,

  5. braki towarów na stanie magazynowym przedsiębiorcy mogą być również spowodowane zmianami rynkowymi, związanymi przykładowo z aktualnymi trendami na rynku przekładającymi się na zwiększoną sprzedaż danego asortymentu,

  6. braki towarów mogą być wynikiem przejściowych problemów z dostępnością surowców na rynku, czy dostępnością opakowań (spowodowanych przykładowo problemami z dostawą od dostawców surowców bądź zwiększonym zużyciem surowców ponad spodziewane prognozy).”

Oczywiście przyczyn w opóźnieniach dostaw jest znacznie więcej, niemniej powyższe okoliczności pokazują pewną istotę kwalifikacji kosztów przez organy podatkowe w odniesieniu do przyczyn wpływających na niezawinione przez przedsiębiorcę postępowanie w przedmiocie otrzymanej kary umownej.

Takie samo stanowisko wyraża interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 10 maja 2016r. o sygn.. IBPB-1-2/4510-422/16/JW.

Kary umowne muszą być zapłacone

Poza powyższymi przesłankami przedsiębiorca, który otrzymał kary umowne musi je zapłacić, aby mógł je zaliczyć do kosztów firmy.

Na koniec należy podkreślić, że , to czy można zaliczyć kary umowne do kosztów uzyskania przychodów będzie zależeć od tego, czy kara nie zawiera się w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów i czy nie jest spowodowana nieprawidłowościami wynikającymi z działania przedsiębiorcy; a ponadto, czy jest związana z osiągniętym przychodem lub jego zabezpieczeniem oraz czy została zapłacona, a także czy przedsiębiorca jest w stanie obiektywnie udowodnić, że jego działanie było zgodne z zawartą umową i w żaden sposób nie wpłynęło na wynikłe zdarzenie w postaci opóźnienia w dostawie towaru, Warto dodać, iż w liniach orzeczniczych kładziony jest nacisk przede wszystkim na wymienione powyżej aspekty.