Kary umowne to zastrzeżone w umowie kwoty należne jednej ze stron z tytułu nie wykonania bądź nienależytego wykonania zobowiązania przez drugą stronę. Najczęściej są to kary dotyczące nieterminowego wykonania przedmiotu umowy bądź nienależytego ze względu na jakość wykonania. Jak ewidencja kar umownych powinna być ujmowana w KPiR? Sprawdź!
Ewidencja kar umownych w ewidencji wierzyciela
Otrzymanie kary umownej stanowi przychód podatkowy ujmowany na zasadzie kasowej - czyli w momencie otrzymania. Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o PIT przychodem są wszystkie otrzymane odszkodowania i kary, w tym również kary umowne. Nie ma tu znaczenia, czy w przypadku dłużnika kara ta stanowiła koszt uzyskania przychodów czy też nie. Otrzymane kary umowne podatnik ewidencjonuje w KPiR jako pozostałe przychody.
Ewidencja kar umownych w ewidencji dłużnika
W przypadku dłużnika, poniesione przez niego kary umowne, nie zawsze będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się kar umownych z tytułu:
- wad dostarczonych towarów,
- wad wykonanych robót i usług,
- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
- zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Kary dotyczące wyżej wymienionych tytułów wynikają z winy dłużnika w związku z czym nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Nie oznacza to jednak, że inne rodzaje kar umownych, których ustawodawca nie wymienia w powyższym artykule zawsze mogą stanowić koszty podatkowe. By wydatek związany z zapłatą kary umownej mógł zostać zaliczony do kosztów musi by przede wszystkim poniesiony, oznacza to, że w kosztach ujmuje się tylko kary zapłacone, zgodnie z metodą kasową. Kosztów uzyskania przychodów nie będą stanowiły naliczone lecz niezapłacone kary umowne. Wydatek ten nie może również znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, a ponadto:
- musi istnieć związek przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskaniem przychodu,
- poniesienie tego wydatku musi być zasadne z punktu widzenia prowadzonej działalności,
- spełnione jest założenie, iż zachowana została należyta staranność w zapobieganiu powstania szkody (brak wad oraz zwłoki w ich usuwaniu).
Przykładem kar umownych, które zalicza się do kosztów uzyskania przychodów są przede wszystkim kary za nieterminowe wykonanie umowy np. nieterminową dostawę towarów, bądź nieterminową realizację robót czy usług (przykładem oceny sytuacji według organów skarbowych jest Interpretacja podatkowa: IBPBI/1/415-370/10/WRz). Ważne jest by nałożona kara i wynikający z niej wydatek był w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami np. zapłata kary umownej umożliwi kontynuowanie współpracy z danym kontrahentem, a w związku z tym i osiąganie przychodów, co potwierdza jednocześnie związek z prowadzoną działalnością.
Koszty poniesione z tytułu kar umownych podlegające zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów ewidencjonuje się w KPiR jako pozostałe wydatki.
Podsumowując, kary umowne otrzymane, zawsze będą stanowiły przychód podatkowy, natomiast kary umowne zapłacone, będą kosztem uzyskania przychodów tylko w przypadku spełniania ściśle określonych warunków.
