Czy elektroniczne zaświadczenie o stażu pracy trafi do akt?

Przejście z tradycyjnej, papierowej dokumentacji na formaty cyfrowe rodzi w działach kadr wiele praktycznych pytań. Jedno z najczęstszych dotyczy tego, czy elektroniczne zaświadczenie o stażu pracy wydane przez ZUS może być złożone do akt osobowych. Gdy pracownik dostarcza cyfrowe potwierdzenie z PUE ZUS, pojawia się wątpliwość: czy taki plik lub jego wydruk może bez przeszkód stanowić podstawę do wyliczenia uprawnień pracowniczych?

Okresy wpływające na staż pracy

Okresy przyjmowane do stażu pracy to okres:

• zatrudnienia na podstawie umowy o pracę;
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej: kc) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług, umowę agencyjną, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• korzystania z Ulgi na start;
• współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z Ulgi na start;
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe;
• wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą, który to okres został odpowiednio udokumentowany;
• prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy współpracy z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
• służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej.

Dokumentowanie okresów stażu pracy

Świadectwo pracy jest podstawowym i najważniejszym dokumentem potwierdzającym okresy zatrudnienia do stażu pracy. Jednak świadectwo pracy wydawane jest wyłącznie w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracy.

To, jaki rodzaj zaświadczenia będzie dowodził dany okres pracy, wynika z rodzaju pracy.

Zaświadczenie z ZUS-u o zapłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu potwierdza okres:

• służby w Policji;
• służby w Urzędzie Ochrony Państwa;
• służby w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
• służby w Agencji Wywiadu;
• służby w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego;
• służby w Służbie Wywiadu Wojskowego;
• służby w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym;
• służby w Biurze Ochrony Rządu;
• służby w Służbie Ochrony Państwa;
• służby w Służbie Więziennej;
• służby w Straży Granicznej;
• służby w Państwowej Straży Pożarnej;
• służby w Straży Marszałkowskiej;
• służby w Służbie Celno-Skarbowej;
• prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy współpracy z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
• współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z Ulgi na start;
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Zaświadczenie z ZUS-u o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym potwierdza:

• okresy wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kc stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
• okresy współpracy przy wymienionych wyżej umowach;
• okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.

Zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego wydane przez ZUS potwierdza na potrzeby ustalenia stażu pracy okres Ulgi na start przedsiębiorcy.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o okresie wliczanym do stażu pracy przez ZUS

Osoba ubiegająca się o potwierdzenie przez ZUS innych okresów pracy niż umowa o pracę musi złożyć do ZUS-u wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy zaliczane do stażu pracy. Wniosek składa się w postaci elektronicznej za pośrednictwem profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy oznaczono symbolem USP i dotyczy okresów ubezpieczenia po 1 stycznia 1999 roku. Jeżeli osoba wnioskująca o wydanie zaświadczenia chce wystąpić o zaświadczenie o okresach ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 roku, musi korzystać z wniosku US-7.

Forma dokumentów wydawanych przez ZUS potwierdzających staż pracy

Po otrzymaniu wniosku o wydanie zaświadczeń ZUS wystawi je na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego.

W przypadku ich braku ZUS wydaje decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Wówczas ubezpieczony może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające. Wtedy też można dołączyć dokumenty mające na celu wykazanie ubezpieczenia.

Wszystkie te formy są prawidłowe.

Przykład 1.

Pani Barbara, nowo zatrudniona asystentka księgowej, pracowała w latach 2018–2020 na umowie zlecenie. Aby udokumentować ten okres i uzyskać prawo do wyższego wymiaru urlopu (26 dni), pobrała ze swojego konta na portalu eZUS dokument potwierdzający przebieg ubezpieczeń. Wygenerowany plik PDF nie miał odręcznego podpisu ani pieczątki, zawierał jedynie automatyczny nadruk z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem urzędnika ZUS-u. Pani Barbara przekazała ten plik do działu kadr. Kadrowa powzięła wątpliwość co do prawdziwości tego dokumentu. Czy jest to uzasadnione? ZUS wydaje różne rodzaje zaświadczeń, o czym informuje nawet na swojej stronie. W tej sytuacji nie ma podstaw do kwestionowania autentyczności dokumentu. Na tej podstawie zaświadczenia staż pracy powinien zostać zaktualizowany.

Czy elektroniczne zaświadczenie o stażu pracy podlega weryfikacji?

Pracodawca może zweryfikować zaświadczenie, które Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydał uprawnionemu do jego otrzymania do celów potwierdzenia stażu pracy. Zaświadczenie w formie elektronicznej potwierdza się na stronie ZUS-u poprzez wgranie go.

Elektroniczne zaświadczenie o stażu pracy a akta osobowe

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Może też dokonać zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową.

Jak wygląda załączanie zaświadczenia dokumentującego staż pracy wydanego przez ZUS do akt osobowych? W przypadku dokumentacji elektronicznej wystarczy taki dokument załączyć do systemu, w którym prowadzona jest ta dokumentacja.

Przykład 2.

Pan Arkadiusz przesłał do działu kadr elektroniczne zaświadczenie z ZUS-u potwierdzające jego 5-letni okres prowadzenia działalności gospodarczej. Pracodawca mężczyzny prowadzi akta osobowe w tradycyjnej, papierowej formie. W tym wypadku kadrowa nie mogła po prostu wgrać pliku do systemu. Co musi zrobić kadrowa, aby taki dokument dołączyć do akt, a w konsekwencji, aby pan Arkadiusz miał dłuższy staż pracy? Kadrowa musi wydrukować przesłane przez pracownika zaświadczenie na papierze, a następnie dopisać adnotację: „Stwierdzam zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym”, po czym złożyć własnoręczny podpis. Tak przygotowany, uwierzytelniony wydruk może zostać bezpiecznie wpięty do części B papierowej teczki osobowej pana Arkadiusza jako oficjalny dowód pozwalający na przeliczenie jego stażu pracy.

Podsumowanie

Elektroniczne potwierdzenie stażu pracy wydane przez ZUS jest w pełni legalnym dokumentem, który pracodawca ma obowiązek honorować. Odrzucanie takich dokumentów jest działaniem pozbawionym podstaw prawnych. Zarówno w formie pliku PDF dołączonego do elektronicznych akt osobowych, jak i uwierzytelnionego wydruku w papierowej teczce z aktami osobowymi, cyfrowe zaświadczenie z ZUS-u stanowi rzetelny fundament do prawidłowego naliczania uprawnień pracowniczych.