Poradnik Przedsiębiorcy

Ubezpieczenie OC i AC a międzyokresowe rozliczenie kosztów

Przedsiębiorca zobowiązany jest w pewnych sytuacjach do wykupienia polisy ubezpieczeniowej. Do polis obowiązkowych należy np. polisa OC od pojazdów firmowych. Często jednak przedsiębiorca wraz z obowiązkową polisą OC wykupuje również dobrowolne ubezpieczenie AC. Pojawia się więc pytanie, jak prawidłowo zaksięgować ubezpieczenie OC i AC samochodu osobowego?

Ujmowanie kosztów ubezpieczenia OC i AC w KPiR

Zaksięgowanie polisy ubezpieczeniowej OC i AC jest uzależnione od tego, czy przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów ewidencjonuje koszty przy zastosowaniu metody uproszczonej (kasowej) czy też memoriałowej. Jednak bez względu na stosowaną do rozliczeń kosztów metodę wydatek ten zawsze będzie znajdował się w kolumnie 13 KPiR, a więc będzie ujmowany jako pozostałe wydatki.

Wybraną metodę rozliczeń kosztów należy stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Ubezpieczenie OC i AC - metoda kasowa (uproszczona)

Podatnicy, którzy zdecydowali się na wybór metody kasowej do rozliczania kosztów, poniesione wydatki zaliczają do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Nie ma tutaj znaczenia to, jakiego okresu dany wydatek dotyczy, a także czy poniesiony koszt przyczyni się do uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym został poniesiony.

Ponadto przedsiębiorca, który stosuję metodę kasową, zwaną uproszczoną, nie musi dzielić kosztów na bezpośrednio i pośrednio związanych z przychodami - wszystkie wydatki traktowane są tak samo. Co więcej, nie ma również znaczenia fakt, czy dany wydatek został faktycznie opłacony. Powyższe zasady dotyczą również kosztów ubezpieczenia OC i AC.

Jeśli podatnik wykupi polisę ubezpieczeniową, bez względu na okres, którego ona dotyczy, księguje ją zgodnie z datą zawarcia umowy ubezpieczenia. Dla pojazdów firmowych stanowiących środek trwały lub użytkowanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu operacyjnego polisa OC księgowana jest w pełnej wartości. Natomiast polisa AC ujmowana jest proporcjonalnie do limitu 150 000 zł odnoszącego się wartości pojazdu osobowego przyjętej w polisie. Dla pojazdu prywatnego użytkowanego również w celach firmowych ubezpieczenie OC, jak również AC księgowane jest w kosztach do limitu 20%.

Przykład 1.

1 lutego 2020 roku przedsiębiorca zakupił ubezpieczenie OC i AC o wartości 1 500 zł dla samochodu o wartości 100 000 zł. Polisa ta obejmuje 12 miesięcy kalendarzowych, czyli okres od 1 lutego 2020 roku do 31 stycznia 2021 roku. Oznacza to, że polisa obejmuje dwa lata podatkowe.

Przedsiębiorca, który stosuje metodę kasową (uproszczoną), wartość całej polisy ujmuje w KPiR w dacie zawarcia polisy, czyli 1 lutego 2020 roku. Należy mieć jednak na względzie, że przedsiębiorca nie musi posiadać faktury, która dokumentuje poniesienie wydatku, ponieważ zakup polisy można ująć na podstawie samej polisy wystawionej przez ubezpieczyciela.

Ubezpieczenie OC i AC - metoda memoriałowa

Metoda memoriałowa wiąże się z koniecznością rozróżnienia kosztów na koszty bezpośrednio i pośrednio związane z osiąganym przychodem. Przedsiębiorca, który stosuje tę metodę, powinien ujmować koszty bezpośrednie w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody. Z kolei koszty pośrednie należy ewidencjonować w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia dokumentu księgowego. Koszty pośrednie, które obejmują więcej niż jeden rok podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe, których dotyczą.

Metodę memoriałową stosują:

  • podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, a więc podmioty, które prowadzą ewidencję księgową w formie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości np. sp. z o.o., spółki akcyjne, spółki w organizacji,

  • podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, jeśli prowadzą księgi rachunkowe,

  • podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, jeżeli wybrali taką metodę rozliczania kosztów w czasie. Jednak podatnicy ci muszą spełnić dodatkowy warunek - zobowiązani są do prowadzenia w każdym roku podatkowym KPiR w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Ubezpieczenie OC i AC co do zasady zaliczane jest do kosztów pośrednich. W związku z tym, jeśli zakupiona polisa obejmuje więcej niż jeden rok podatkowy, należy ją podzielić proporcjonalnie w stosunku do lat podatkowych, których dotyczy. Dodatkowo polisę AC należy objąć limitem 150 000 zł w stosunku do wartości pojazdu osobowego, a gdy ubezpieczenie OC oraz AC dotyczy samochodu prywatnego - limitem 20%. 

Przykład 2.

Przedsiębiorca, który rozlicza koszty metodą memoriałową, zakupił ubezpieczenie OC od sierpnia 2019 roku do lipca 2020 roku o wartości 2 400 zł. Polisa dla firmowego samochodu osobowego o wartości 90 000 zł została wystawiona na 12 miesięcy, obejmuje więc dwa lata podatkowe. Przedsiębiorca powinien więc ująć jej wartość proporcjonalnie do lat, których dotyczy.

Wartość ubezpieczenia należy podzielić na 12 miesięcy, po czym przemnożyć przez liczbę miesięcy przypadającą na dany rok podatkowy:

2 400 zł : 12 miesięcy = 200 zł

1 rok -> 5 miesięcy (sierpień - grudzień) czyli 200 zł x 5 miesięcy = 1 000 zł

2 rok -> 7 miesięcy (styczeń - lipiec) czyli 200 zł x 7 miesięcy = 1 400 zł

Kwotę ubezpieczenia, która przypada na rok wykupienia polisy, należy zaksięgować w dacie zawarcia umowy polisy, natomiast część, która przypada na drugi rok - ująć w przyszłym roku podatkowym, czyli 2020. Wartość tę dla celów porządkowych można ująć na dzień 1 stycznia 2020 roku.

Ujęcie ubezpieczenia dobrowolnego AC w kosztach podatkowych

Ubezpieczenie AC nie jest ubezpieczeniem obowiązkowym, dlatego też (jak już wyżej wspomniano) ustawodawca wprowadził dodatkowe ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych. Wówczas ubezpieczenie AC pojazdu osobowego o wartości powyżej 150 000 zł księgowane jest w wartości wynikającej z przeliczenia:

150 000/wartość pojazdu x wartość polisy AC

Ubezpieczenie samochodu osobowego będącego środkiem trwałym lub użytkowanym na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu operacyjnego stanowi koszt podatkowy, jednak do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się składki na ubezpieczenie AC samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ustaloną część w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150 000 zł do wartości pojazdu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Dla pojazdów prywatnych wykorzystywanych także w działalności polisa AC rozliczana jest do limitu 20%.

Należy mieć jednak na względzie, że powyższe ograniczenie dotyczy wyłącznie samochodów osobowych. Jeżeli natomiast przedsiębiorca wykupi polisę dla samochodu ciężarowego, ograniczenie to nie będzie miało zastosowania.

Przykład 3.

Przedsiębiorca wykupił polisę AC dla firmowego samochodu osobowego, którego wartość do celów ubezpieczenia została przyjęta w wysokości 190 000 zł, zaś składka ubezpieczenia AC wynosi 3 500 zł.

Przedsiębiorca do kosztów podatkowych będzie mógł zaliczyć kwotę 2 763,16 zł z tytułu opłaconej składki na ubezpieczenie AC firmowego samochodu osobowego, ponieważ 150 000/190 000 x 3 500 = 2763,16 zł.

Ubezpieczenie OC i AC - księgowanie w systemie wfirma.pl

Polisa OC samochodu będącego środkiem trwałym lub używanego na podstawie umowy leasingu lub najmu

W celu zaksięgowania kosztów związanych z ubezpieczeniem samochodu należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) - w przypadku czynnych podatników VAT lub WYDATEK - w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Jako numer dokumentu należy wprowadzić "Polisa nr ...", natomiast jako kontrahenta wpisać dane towarzystwa ubezpieczeniowego. W polu RODZAJ WYDATKU należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ oraz wypełnić pozostałe dane zgodnie z dokumentem polisy. W przypadku oznaczenia w systemie metody memoriałowej przy wprowadzaniu wydatku należy zaznaczyć opcję RMK i wpisać okres, którego dotyczy polisa.

Ubezpieczenie OC i AC firmowego samochodu - księgowanie

W przypadku metody kasowej wartość polisy zostanie ujęta w dacie wystawienia dokumentu w 13 kolumnie KPiR - Pozostałe wydatki. W metodzie memoriałowej system automatycznie dokona wpisów w kolumnie 13 KPiR w odpowiedniej wartości w każdym miesiącu trwania polisy.

Polisa AC samochodu będącego środkiem trwałym lub używanego na podstawie umowy leasingu lub najmu

W celu zaksięgowania polisy AC firmowego pojazdu (stanowiącego środek trwały lub wykorzystywanego na podstawie umowy leasingu operacyjnego, najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze) należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT). Jako numer dokumentu należy wprowadzić "Polisa nr ...", natomiast jako kontrahenta wpisać dane firmy ubezpieczeniowej. W polu RODZAJ WYDATKU należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ oraz wypełnić pozostałe dane zgodnie z dokumentem polisy.

W przypadku samochodu osobowego w polu RAZEM należy wprowadzić:

  • pełną wartość ubezpieczenia, jeśli wartość pojazdu nie przekracza 150 000 zł,

  • wartość ubezpieczenia w proporcji do 150 000 zł w przypadku, gdy wartość pojazdu przekracza limit 150 000. zł.

W przypadku oznaczenia w systemie metody memoriałowej przy wprowadzaniu wydatku należy zaznaczyć opcję RMK i wpisać okres, którego dotyczy polisa.

Ubezpieczenie OC i AC - jak zaksięgować dla samochodu będącego środkiem trwałym?

W przypadku metody kasowej wartość polisy zostanie ujęta w dacie wystawienia dokumentu w 13 kolumnie KPiR - Pozostałe wydatki. W metodzie memoriałowej system automatycznie dokona wpisów w kolumny 13 KPiR w odpowiedniej wartości w każdym miesiącu trwania polisy.

Polisa OC i AC samochodu będącego samochodem prywatnym używanym w działalności

Polisę OC i AC samochodu prywatnego wykorzystywanego do celów firmowych należy zaksięgować przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) - w przypadku czynnych podatników VAT lub WYDATEK - w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Jako numer dokumentu należy wprowadzić "Polisa nr ...", natomiast jako kontrahenta wpisać dane towarzystwa ubezpieczeniowego. W polu RODZAJ WYDATKU należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU oraz wypełnić pozostałe dane zgodnie z dokumentem polisy, gdzie RAZEM: całkowita wartość polisy. W przypadku oznaczenia w systemie metody memoriałowej przy wprowadzaniu wydatku należy zaznaczyć opcję RMK i wpisać okres, którego dotyczy polisa.

Ubezpieczenie OC i AC - jak zaksięgować dla samochodu prywatnego

W przypadku metody kasowej 20% wartości polisy zostanie ujęte w dacie zawarcia umowy polisy w 13 kolumnie KPiR - Pozostałe wydatki. Przy metodzie memoriałowej system automatycznie dokona wpisów w kolumnie 13 KPiR w odpowiedniej wartości w każdym miesiącu trwania polisy.