Poradnik Przedsiębiorcy

Polisa jako dowód księgowy - jak księgować?

Ubezpieczyłem działalność gospodarczą. Ubezpieczyciel nie wystawił mi jednak faktury, mam jedynie dowód w postaci polisy z adnotacją, że została opłacona gotówką. Czy może służyć polisa jako dowód księgowy? Czy mogę jakoś wprowadzić ten wydatek do kosztów firmy i jeśli tak, to w jaki sposób?

Marek, Szczecin

 

Polisa jako dowód księgowy może stanowić podstawę ujęcia wydatku w kosztach firmowych. Najlepiej jest w tym celu wprowadzić wydatek do ewidencji jako fakturę bez VAT - jako kontrahenta należy wpisać dane ubezpieczyciela. Dodatkowo powinna ona trafić do kolumny 13 księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki.

Sposób księgowania polisy zależy od metody ujmowania kosztów w KPiR, jaka jest stosowana (metody tej nigdzie się nie zgłasza, a jedynie stosuje dla celów rozliczeniowych przez cały rok podatkowy). Możliwy jest wybór jednej z dwóch metod: 

  • w przypadku metody uproszczonej (kasowej), wartość całej polisy należy ująć do kosztów w dacie wystawienia polisy,

  • w przypadku metody memoriałowej, jeżeli okres polisy wychodzi poza dany rok podatkowy, wartość należy podzielić proporcjonalnie na miesiące, których dotyczy.

Wartość ubezpieczenia OC można zaliczyć do kosztów w całości, w odniesieniu do AC należy zastosować limit 20 000 euro.

Przeliczenia na złotówki należy dokonać według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy z ubezpieczycielem, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.