Użyczony samochód w firmie - polisa OC i AC w kosztach firmowych

Zdecydowana większość przedsiębiorców używa obecnie samochodu w firmie. Co ważne, nie musi on stanowić składnika majątku w przedsiębiorstwie. Do celów firmowych może być również wykorzystywany samochód używany na podstawie umowy użyczenia. Wydatki poniesione na ubezpieczenie takiego pojazdu mogą w określony przepisami sposób trafić do kosztów uzyskania przychodu. Czy zasada ta dotyczy również polisy OC i AC gdy używamy użyczony samochód w firmie?

Użyczony samochód w firmie

Jak zostało już wspomniane, samochód w firmie może być użytkowany na podstawie umowy użyczenia. Została ona uregulowana w przepisach Kodeksu cywilnego, a dokładniej w art. 710 tej ustawy. Czytamy tam, że poprzez użyczenie właściciel sprzętu, czyli użyczający, zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. W zależności od ustaleń umowa taka może obowiązywać przez czas oznaczony lub nieoznaczony.

Po zawarciu właściwej umowy użyczenia przedsiębiorca może wykorzystywać użyczony samochód w firmie. Pojawia się jednak pytanie, czy koszty użytkowania takiego pojazdu mogą obniżyć podstawę opodatkowania? W tym wypadku również należy zajrzeć do kodeksu - zgodnie z art. 713 stroną, która ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy, jest biorący do używania. Oznacza to, że w tym wypadku przedsiębiorca finansuje utrzymanie użytkowanego samochodu, dlatego też poniesione w związku z tym wydatki co do zasady mogą stanowić koszty firmowe.

Koszt polisy a użyczony samochód w firmie

Użyczony samochód osobowy

Rozliczanie w kosztach wydatków związanych z samochodem w firmie jest uregulowane dość prostymi zasadami. W sytuacji gdy pojazd osobowy jest środkiem trwałym lub używanym na podstawie umowy użyczenia, najmu, bądź dzierżawy (lub innej umowy o podobnym charakterze) oraz jednocześnie podatnik:

1. wykorzystuje pojazd wyłącznie do celów działalności gospodarczej,
2. prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówkę,
3. stworzył regulamin użytkowania pojazdu w firmie,
4. zgłosił pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26 (dotyczy czynnych podatników VAT),

wówczas wydatki związane z danym pojazdem mogą być księgowane w kosztach bez limitów. Jeżeli przedsiębiorca nie spełni jednego z warunków (np. brak prowadzenia kilometrówki) w kosztach firmy może ująć jedynie 75% wartości wydatków eksploatacyjnych związanych z danym pojazdem np. za paliwo czy naprawy.

Jeżeli natomiast wykorzystywany samochód w firmie stanowi pojazd prywatny, kosztem będą wyłącznie wydatki eksploatacyjne do limitu 20% ich wartości.

Nowelizacja ustawy o PIT wprowadza jednak pewne ujednolicenie odnośnie kosztów polisy samochodu wykorzystywanego w firmie. Jak bowiem wyjaśnia Ministerstwo Finansów składki dobrowolne (AC) na ubezpieczenie samochodu osobowego (z wyjątkiem samochodu prywatnego) nie stanowią kosztu działalności "w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia" (art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT). Natomiast składki na obowiązkowe ubezpieczenie OC tego rodzaju pojazdu w całości stanowią koszt uzyskania przychodu (nie ma do nich zastosowania ograniczenia wynikającego z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy).

Oznacza to, że polisa OC samochodu w firmie użytkowanego na podstawie umowy użyczenia, jeśli została opłacona przez używającego, trafi do kosztów uzyskania przychodu w 100% jej wartości. Nie można przy tym zapomnieć o właściwym udokumentowaniu tego wydatku, czyli posiadaniu dokumentu polisy oraz dowodu wpłaty.

Inaczej wygląda kwestia polisy AC (autocasco), które nie jest ubezpieczeniem obowiązkowym. Co ważne, może ono stanowić wydatek firmowy, jednak w tym wypadku należy uważać na limit. Odnosi się on do samochodów osobowych o wartości przekraczającej równowartość 150 000 zł. W przypadku takiego samochodu w firmie do kosztów może zostać zaliczona wyłącznie ta część polisy AC, która proporcjonalnie odnosi się tylko do wskazanej wartości 150 000 zł. W związku z tym polisa użyczonego samochodu o wartości powyżej 150 000 zł, księgowana jest w wartości wynikające z przeliczenia:

150 000 zł/wartość pojazdu x wartość polisy AC

Użyczony samochód ciężarowy

W przypadku użyczonych samochodów ciężarowych ubezpieczenie rozliczane jest w odrębny sposób. Jeżeli:

1. masa całkowita pojazdu przekracza 3,5 tony lub
2. konstrukcja pojazdu wyklucza jego użycie do celów innych niż związanych z działalnością bądź wskazuje, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne,

wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu ciężarowego księgowane są w pełnej wartości w kosztach podatkowych. Ponadto jeżeli o pełnym rozliczeniu decyduje konstrukcja pojazdu, podatnik zobowiązany jest do posiadania dokumentu potwierdzającego spełnienie tych wymagań w formie zaświadczenia wydanego przez okręgowa stację kontroli pojazdów (na podstawie dodatkowego badania technicznego) oraz dowodu rejestracyjnego samochodu zawierającego odpowiednią adnotację.

W związku z powyższym, jeżeli samochód spełnia definicję pojazdu ciężarowego to ubezpieczenie OC i AC można ująć w kosztach podatkowych w całej wartości, bez uwzględnienia limitu 150 000 zł. W przeciwnym wypadku ubezpieczenie pojazdu rozliczane jest analogicznie, jak w przypadku samochodu osobowego.

Podsumowując, ubezpieczenie OC i AC samochodu osobowego, jak również ciężarowego użytkowanego w firmie na podstawie umowy użyczenia może stanowić koszt uzyskania przychodu. W przypadku samochodu osobowego należy wziąć pod uwagę limit 150 000 zł w stosunku do wartości pojazdu.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu w systemie wfirma.pl

W systemie wfirma.pl możesz w prosty sposób rozliczać wydatki związane z samochodami firmowymi czy też użyczonymi, wynajmowanymi bądź prywatnymi. Aby prawidłowo rozliczać wydatki związane z samochodem należy w pierwszej kolejności wprowadzić pojazd do systemu. W przypadku samochodu użyczonego na cele firmowe należy go dodać przez zakładkę EWIDENCJE » POJAZDY wybierając opcję DODAJ POJAZD i uzupełniając odpowiednie pola. Dla pojazdu używanego na podstawie umowy użyczenia w polu FORMA WŁASNOŚCI należy wybrać INNY.

W zależności od rodzaju pojazdu (osobowy czy ciężarowy) należy odpowiednio oznaczyć pole TYP a następnie wybrać SPOSÓB UŻYWANIA jako:

• PRYWATNIE I W DZIAŁALNOŚCI - dotyczy pojazdów osobowych i ciężarowych zdefiniowanych jako pojazdy poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2, dla których przysługuje 50% odliczenia podatku VAT oraz 75% odliczenia kosztów eksploatacji,
• TYLKO W DZIAŁALNOŚCI - oznacza 100% odliczenia VAT i 100% odliczania kosztów od wydatków związanych z pojazdem, pod warunkiem prowadzenia szczegółowej kilometrówki oraz zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 w urzędzie skarbowym.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu następuje w systemie przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ, wybierając FAKTURA (BEZ VAT) - u czynnych podatników VAT lub WYDATEK - u podatników zwolnionych z VAT. Jako numer dokumentu należy wprowadzić "Polisa nr ..." oraz jako kontrahenta wpisać dane towarzystwa ubezpieczeniowego. W przypadku samochodu użyczonego rodzaj wydatku należy określić jako INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ, następnie w polu RAZEM wprowadzić odpowiednią wartość ubezpieczenia podlegającą ujęciu w kosztach. W przypadku oznaczenia w systemie rozliczania kosztów metodą memoriałową, przy wprowadzaniu wydatku należy zaznaczyć dodatkowo opcję RMK i wpisać okres, który obejmuje ubezpieczenie.

Po zapisaniu wydatku w przypadku rozliczania kosztów metodą kasową (uproszczoną) wydatek zostanie ujęty w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki w całej wartości, zgodnie z datą wystawienia. Natomiast w przypadku metody memoriałowej, system automatycznie dokona wpisów w kolumnie 13 KPiR w odpowiedniej wartości, w każdym miesiącu obowiązywania polisy.