Poradnik Przedsiębiorcy

Użyczony samochód w firmie - polisa OC i AC w kosztach firmowych

Zdecydowana większość przedsiębiorców używa obecnie samochodu w firmie. Co ważne, nie musi on stanowić składnika majątku w przedsiębiorstwie. Do celów firmowych może być również wykorzystywany samochód używany na podstawie umowy użyczenia. Wydatki poniesione na ubezpieczenie takiego pojazdu mogą - w określony sposób - trafić do kosztów uzyskania przychodu. Czy zasada ta dotyczy również polisy OC i AC gdy używamy użyczony samochód w firmie?

Użyczony samochód w firmie

Jak zostało już wspomniane, samochód w firmie może być użytkowany na podstawie umowy użyczenia. Została ona uregulowana w przepisach Kodeksu cywilnego, a dokładniej w art. 710 tej ustawy. Czytamy tam, że poprzez użyczenie właściciel sprzętu, czyli użyczający, zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. W zależności od ustaleń umowa taka może obowiązywać przez czas oznaczony lub nieoznaczony.

Po zawarciu właściwej umowy użyczenia przedsiębiorca może użytkować użyczony samochód w firmie. Pojawia się jednak pytanie - czy koszty użytkowania takiego pojazdu mogą obniżyć podstawę opodatkowania? W tym wypadku również należy zajrzeć do kodeksu - zgodnie z art. 713 stroną, która ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy, jest biorący do używania. Oznacza to, że w tym wypadku przedsiębiorca finansuje utrzymanie użytkowanego samochodu, dlatego też poniesione w związku z tym wydatki co do zasady mogą stanowić koszty firmowe.

Koszt polisy a użyczony samochód w firmie

Rozliczanie w kosztach wydatków związanych z samochodem w firmie jest uregulowane dość prostymi zasadami - w sytuacji gdy jest on środkiem trwałym, wydatki mogą być księgowane w KPiR bez limitów. Jeżeli natomiast nie posiada on statusu środka trwałego, kosztem będą wówczas wyłącznie wydatki w granicach limitu, który określa się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówki.

Należy pamiętać, że aby samochód w firmie był uznany za środek trwały, musi spełnić kilka warunków, np. być własnością lub współwłasnością właściciela firmy. Jeżeli auto jest użytkowane na podstawie umowy użyczenia, warunek ten nie jest spełniony. Właśnie dlatego w jego przypadku niezbędne jest prowadzenie kilometrówki.

Co to oznacza? Polisa OC samochodu w firmie użytkowanego na podstawie umowy użyczenia, jeśli została opłacona przez używającego, trafi do kosztów uzyskania przychodu w ramach limitu kilometrówki. Jest on wyznaczany na podstawie liczby przejechanych w celach firmowych kilometrów, przemnożonych przez wskazany w ustawie współczynnik (czyli stawkę za kilometr, zgodnie z pojemnością silnika). Nie można przy tym zapomnieć o właściwym udokumentowaniu tego wydatku, czyli posiadaniu dokumentu polisy oraz dowodu wpłaty.

Inaczej wygląda kwestia polisy AC (autocasco), które nie jest ubezpieczeniem obowiązkowym. Co ważne, może ono stanowić wydatek firmowy, jednak w tym wypadku, oprócz kilometrówki, należy uważać na jeszcze jeden limit. Odnosi się on do samochodów osobowych o wartości początkowej przekraczającej równowartość 20 000 euro (wg kursu sprzedaży walut NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia). W przypadku takiego samochodu w firmie do kosztów może zostać zaliczona wyłącznie ta część polisy AC, która proporcjonalnie odnosi się tylko do wskazanej wartości 20 000 euro.

Uwaga!

Wspomniane ograniczenie ma zastosowanie tylko w przypadku polisy AC. Obowiązkowe OC można - w tym kontekście - zaliczyć do kosztów podatkowych w pełnej wysokości. Co więcej, limit ten stosuje się do wszystkich samochodów osobowych o wskazanej wartości - nie tylko użyczonych, ale również stanowiących środki trwałe, czy też własność podatnika.

Podsumowując, polisa OC i AC samochodu w firmie użytkowanego na podstawie umowy użyczenia może stanowić koszt uzyskania przychodu. Jednak należy pamiętać, że użyczony samochód w firmie należy rozliczać kilometrówką. A więc wydatki na ubezpieczenie będą kosztem ale wyłącznie do limitu wynikającego z kilometrówki.