Działalność sezonowa a księgi podatkowe – jakie obowiązki ma firma?

Ze względu na profil prowadzonej działalności niektóre firmy działają sezonowo. Rodzi to kluczowe pytanie o zależność między działalność sezonowa a księgi podatkowe. Biorąc pod uwagę, że podatnicy podatku dochodowego PIT są zobowiązani do posługiwania się księgą rachunkową lub KPiR, warto wyjaśnić, w jaki sposób okresowość przychodów i kosztów wpływa na te obowiązki.

Działalność sezonowa a KPiR

Rozpoczynając nasze rozważania, w pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe zgodnie z odrębnymi przepisami.

Księgę podatkową należy prowadzić w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a–22o.

Dalej wskażmy na wyłączenia. Otóż w myśl art. 24a ust. 3 ustawy PIT obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:

1. opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
2. wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
3. wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
4. dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:

1. po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
2. otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce.

Warto zatem podkreślić, że przepisy ustawy PIT nie wyłączają z zakresu obowiązku prowadzenia KPiR osób prowadzących działalność sezonową.

W dalszej kolejności odwołajmy się do treści rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak wynika z treści § 10, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do jej wzoru. Uważa się ją za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 

Dodajmy też, że zgodnie z § 9 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani założyć księgę na 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. 

Działalność sezonowa a księgi podatkowe

W myśl art. 24a ust. 4 ustawy PIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

Odnosząc się zatem do przepisów ustawy o rachunkowości, wskażmy, że w myśl art. 6 ust. 1 ustawy w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:

1. pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
2. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym;
3. ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Natomiast jak wynika z art. 12 ust. 2 ustawy, księgi rachunkowe zamyka się, z zastrzeżeniem ust. 3-3d:

1. na dzień kończący rok obrotowy;
2. na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie;
3. na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej;
4. w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia;
5. na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału;
6. na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości;
7. na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami

– nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Wyjątkiem od powyższych zasad jest norma przewidziana w art. 12 ust. 3b ustawy, gdzie podano, że można nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym bądź finansowym. 

Co jednak istotne, regulacja ta dotyczy sytuacji, gdy działalność jednostki była zawieszona przez cały rok obrotowy. Jak czytamy w definicji zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości, rok obrotowy to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

W rezultacie art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości wskazuje na przypadki, w których działalność jednostki jest zawieszona przez cały rok obrotowy, a nie przez część roku. 

Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że choć w okresie poza sezonem aktywności gospodarczej możliwe jest, że nie wystąpią żadne operacje gospodarcze podlegające księgowaniu, to jednak nie ma przepisów pozwalających na zamknięcie ksiąg podatkowych na czas braku aktywności podatnika.