Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, co zrobić w sytuacji, gdy wystawią paragon bez NIP nabywcy, który jest podatnikiem VAT. W artykule wyjaśniamy, czy w takim przypadku możliwe jest uzupełnienie brakującego numeru identyfikacji podatkowej poprzez korektę dokumentu lub wystawienie nowej faktury oraz jakie są konsekwencje prawno-podatkowe takich działań.
Paragon bez NIP i faktura a NIP
W pierwszej kolejności wyjaśnijmy, w jaki sposób odbywa się ewidencjonowanie obrotu przy pomocy kasy fiskalnej.
Stosownie do treści § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego, podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.
W tym miejscu warto podkreślić, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu). W konsekwencji korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa § 3 ust. 3-5 rozporządzenia.
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół nabycia sprawdzającego.
Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyny zaistniałej korekty wymienione w § 3 ust. 3 rozporządzenia, a zapisy widniejące w ewidencji pozwalały na określenie prawidłowej kwoty sprzedaży i podatku należnego.
W myśl § 3 ust. 4 rozporządzenia w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
- błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej – podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.
Jeżeli chodzi natomiast o faktury, to co do zasady podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Ustawodawca nie nakłada jednak na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy niebędącego podatnikiem, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.
W tym zakresie należy przede wszystkim wskazać na przepisy art. 106b ust. 5 ustawy o VAT. Przepis ten podaje, że w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 6 ustawy w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego się nie ustala.
Brak prawa do uzupełnienia brakującego NIP-u
Do przedstawionego problemu odnosi się treść interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 25 października 2024 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.572.2024.2.PRM). Organ podatkowy wskazał, że wystawienie faktury do paragonu na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy na paragonie widnieje NIP nabywcy. Jeżeli zatem dana transakcja zostanie zewidencjonowana na kasie fiskalnej bez uwzględnienia NIP-u nabywcy będącego podatnikiem podatku od wartości dodanej, sprzedawca nie może wystawić faktury do tego paragonu dla tego podatnika.
W takim przypadku wystawienie faktury na rzecz podatnika jest możliwe tylko pod warunkiem, że na paragonie fiskalnym będzie NIP nabywcy. W takiej sytuacji, jeżeli nabywca wystąpi o wystawienie mu faktury przez sprzedawcę, powinien otrzymać fakturę taką, jak dla konsumentów, a więc bez NIP-u nabywcy.
Jak już wcześniej wskazano, kasa rejestrująca jest ewidencją uregulowaną w przepisach prawa i przeznaczoną do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, natomiast dla podmiotów gospodarczych wystawia się faktury. Zatem jeżeli podatnik, również w wyniku pomyłki, ewidencjonuje za pomocą kasy fiskalnej sprzedaż, której nie powinien tam ewidencjonować, to z wszelkimi tego konsekwencjami.
W omawianej sprawie w pierwszej kolejności oceny wymaga, czy błąd dotyczący zewidencjonowania sprzedaży dokonywanej na rzecz nabywcy, będącego podatnikiem podatku od towarów i usług, przy zastosowaniu kasy rejestrującej zakończony wystawieniem paragonu fiskalnego bez NIP-u może stanowić oczywistą omyłkę, o której mowa w wyżej powołanych przepisach.
Należy podkreślić, że ewidencja, o której mowa, dotyczy błędnie zewidencjonowanej sprzedaży, tj. wartości sprzedaży brutto i wysokości podatku należnego, co wynika wprost z zapisu z § 3 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia i wymaga ponownego zewidencjonowania sprzedaży w prawidłowej wysokości - § 3 ust. 5 ww. rozporządzenia.
Przez oczywistą pomyłkę trzeba rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej omyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca, zamiast zewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości np. 8%, naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą.
Jak już wcześniej wskazano, wyłącznie pomyłka, która jest łatwa do zauważenia i nie wymaga dodatkowych ustaleń, dokumentów, może zostać nazwana oczywistą omyłką. Oczywistą omyłką dotyczącą NIP-u nabywcy może być błąd polegający np. na braku jednej cyfry, przestawieniu cyfr bądź pomyłka w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego NIP-u na paragonie fiskalnym czy zmianą NIP-u na innego podatnika. Brak NIP-u nabywcy na paragonie fiskalnym nie stanowi zatem oczywistej omyłki, o której mowa w ww. § 3 ust. 4 rozporządzenia, która mogłaby być ujęta w ewidencji opisanej w § 3 ust. 3 rozporządzenia.
Ww. ewidencja dotyczy zatem oczywistych pomyłek, które odnoszą się do wartości i przedmiotu sprzedaży. Nie można przyjąć, że korygowanie NIP-u poprzez jego „uzupełnienie” (wobec braku tego numeru na paragonie) będzie stanowiło „oczywistą omyłkę” w zakresie wartości i przedmiotu sprzedaży, którą można zniwelować poprzez ujęcie w ww. ewidencji i ponowne zewidencjonowanie na kasie rejestrującej, a więc udokumentowanie kolejnym paragonem fiskalnym.
Przepis art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP-em (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko wtedy, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.
Mając powyższe na uwadze, należy zatem wskazać, że w ocenie organów podatkowych sprzedawca nie dysponuje prawem do uzupełnienia brakującego NIP-u nabywcy. W takim przypadku również faktura powinna zostać wystawiona bez NIP-u.
Polecamy:
