Poradnik Przedsiębiorcy

Karta przedpłacona narzędziem dla pracodawców

Karty przedpłacone są jednym z rodzajów instrumentów płatniczych, umożliwiających dokonywanie płatności z wykorzystaniem środków dostępnych na przypisanym do karty rachunku płatniczym. Należą do tych rozwiązań, które stają się coraz bardziej osiągalne w XXI wieku. Warto sprawdzić jakie możliwości a jakie obowiązki narzuca to narzędzie dla przedsiębiorców – pracodawców.

W związku z rozwojem techniki i pojawieniem się nowych sposobów płatniczych, karta przedpłacona umożliwia przedsiębiorcom realizacje ustawowych obowiązków, ale także takich które wynikają z wewnętrznych uregulowań firmy, dotyczy to np. sposobu płatności za posiłki dla pracowników, czy sposobów przekazywania pracownikom w formie kart przedpłaconych środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Czym jest karta przedpłacona

Karta przedpłacona to rodzaj karty płatniczej, którą zasila się dowolną kwotą. Taką kartą można wykonywać transakcje do wyczerpania posiadanych na niej pieniędzy. Służy do dokonywania płatności bezgotówkowych. Sama zaś umowa w zakresie, w jakim obejmuje wydanie karty płatniczej, określa czy karta jest wydawana na okaziciela czy też na rzecz oznaczonej osoby. To rozwiązanie dotyczy zarówno kart płatniczych (debetowych, kredytowych), jak i przedpłaconych kart na okaziciela. 

„W wyniku płatności inicjowanej kartą przedpłaconą dochodzi do obciążenia kwotą płatności przypisanego do karty rachunku technicznego prowadzonego przez bank i uznania tą kwotą rachunku odbiorcy płatności (w tym także operatora bankomatu) prowadzonego z reguły w innym banku. Płatność ta jest zatem zwykłym transferem pieniądza bankowego, a więc transferem roszczenia o wypłatę znaków pieniężnych pomiędzy płatnikiem a akceptantem, połączonym z transferem zobowiązania do wypłaty tych znaków pieniężnych pomiędzy bankiem płatnika a bankiem akceptanta.”

Obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia niektórym pracownikom posiłków i napojów w czasie pracy

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania, zostały określone w rozporządzaniu. 

Zgodnie natomiast z tym rozporządzeniem tj. z § 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, wynika że pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

Obowiązek jaki spoczywa na pracodawcy wraz ze zmianą przepisów od 2019 r. może zostać urzeczywistniony poprzez przekazanie pracownikowi bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku. 

Pracodawca może skorzystać z tej możliwości, jeśli „ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie”. 

Jak wynika z uzasadnienia projektu rozporządzenia z 12.06.2019 r., uprawnienie do przekazania bonów, talonów kuponów oraz innych dowodów wynikało z nowoczesnych rozwiązań jakie dzisiaj daje do ręki pracodawcy technika. Za inne dowody uprawniające do otrzymania produktu lub posiłku właśnie uznać należy karty przedpłacone, które promuje się, ze względu na wygodę dla obu stron stosunku pracy.

Pieniądze, które są na karcie przepłaconej wydane mogą być tylko na określony cel, do tego przeznaczony, a sama karta jest akceptowana w punktach gastronomicznych takich jak restauracje, piekarnie, cukiernie.

Wydaje się, że innowacyjność w tym przypadku to sposób na rozwiązanie problemów pracodawcy, który dotychczas musiał podejmować wysiłki, celem zorganizowania posiłków i napojów. 

Również dla samych pracodawców, jest to proste i komfortowe rozwiązanie, bowiem w razie utraty karty przedpłaconej środki, które tam zostały zdeponowane nie przepadają, a kartę na posiłki można zablokować i otrzymać duplikat.

Niebezpieczeństwo podatkowe a posiłkowe karty przedpłacone 

Cały pomysł na zastosowanie innowacyjnych rozwiązań, w dobie płatności kartą i zaleceń w tym zakresie, jest niezwykle pozytywny, chociaż występuje tu również pewne zagrożenie. 

Pracodawcy muszą pamiętać o kwestiach podatkowych związanych ze środkami na karcie przedpłaconej.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT wynika, że wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Z powyższego wynika, że tylko określone przypadki uprawniają do skorzystania ze zwolnienia podatkowego. Niemniej, z praktyki jaką przyjmują organy podatkowe wynika także, że gdy pracodawca nie ma kontroli nad tym jakie posiłki lub produkty spożywcze są kupowane przez pracownika i czy produkty te istotnie mają służyć przygotowaniu przez niego właściwego posiłku spełniającego normy określone w powołanym wyżej rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów - brak jest możliwości zastosowania przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT zwolnienia przedmiotowego.

Dlatego pomimo sporych zalet jakie umożliwiają karty przedpłacone w kontekście realizacji obowiązku pracodawcy na rzecz pracowników, pracodawca decydując się na to, czy wprowadzić karty przedpłacone, musi mieć świadomość i tak zorganizować proces kontrolny, aby nie zaszły przesłanki, niwelujące zwolnienie podatkowe.

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.

  • Ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, Dz.U.2020.794 t.j.

  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, Dz.U.1996.60.279

  • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U.2020.1426 t.j.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.