Poradnik Przedsiębiorcy

Posiłki dla pracownika - opodatkowanie

Pracodawcy coraz częściej zapewniają pracownikom obiady. W niektórych przypadkach jest to podyktowane przepisami prawa. Niemniej jednak zdarza się, że praktykuje się to pomimo braku takiego obowiązku, w celu zachęcenia pracowników do pracy u danego pracodawcy. W wielu przypadkach pracodawcy zobligowani do zapewnienia posiłków kupują pracownikom karty obiadowe. Posiłki dla pracownika a opodatkowanie na gruncie PIT, odpowiadamy!

Definicja przychodu pracowniczego

Ogólna definicja przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych znajdziemy w art. 11 ust. 1 Ustawy o PIT stanowi, że są to otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Natomiast zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o VAT, przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z powyższych przepisów wynika, że co do zasady nieodpłatne świadczenia podlegają opodatkowaniu.

Nieodpłatne świadczenia – niepodlegające opodatkowaniu

Należy podkreślić, że nie każde nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika stanowi jego przychód i podlega opodatkowaniu. W tym miejscu należy przypomnieć, że Trybunał Konstytucyjny z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 wypowiedział się, kiedy nieodpłatne świadczenie nie stanowi przychodu pracownika. Z wyroku tego wynika, że za przychód pracownika z tytułu innych nieodpłatnych świadczeń mogą być uznane świadczenia, jeżeli spełnione zostaną 3 warunki:

  • zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik korzysta z nich dobrowolnie)
  • zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy)
  • korzyść u pracownika jest wymierna i przypisana mu indywidualnie (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Kiedy pracodawca jest obowiązany zapewnić posiłki dla pracownika?

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (patrz art. 232 Kodeksu pracy). Rodzaje tych posiłków i napojów, przypadki i warunki ich wydawania oraz wymagania, jakie powinny spełniać, zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia, pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

  • posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, zwane dalej „posiłkami”, w formie jednego dania gorącego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2,
  • napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Stosownie do § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy:

  • korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,
  • przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

Przypomnijmy, że ustawodawca dokładnie określił, kiedy należy zapewnić posiłki pracownikom. Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

  • związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8 375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
  • związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C,
  • związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
  • pod ziemią.

Zwolnienie z opodatkowania PIT posiłków

W tym miejscu należy przytoczyć przepis art. 21 ust.1 pkt 11 ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Tym samym należy stwierdzić, że aby móc skorzystać z powyższego zwolnienia, muszą zaistnieć łącznie poniższe okoliczności:

  • otrzymane przez pracownika od pracodawcy świadczenia rzeczowego lub ekwiwalent za te świadczenia przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy,
  • zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Przykład 1.

Pracodawca zapewnia pracownikom posiłek. Pracodawca nie robi tego jednak z własnej woli, ale obowiązek ten wynika z przepisów prawa. Czy w takim przypadku zapewnienie posiłków pracownikom korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym?

Tak, w tym przypadku są spełnione wyżej wymienione warunki i pracodawca nie musi opodatkować wydawanych posiłków.

Zakup kart na obiady

Pracodawca nie zawsze może zapewnić pracownikom posiłki, mimo że jest do tego obowiązany na podstawie odrębnych przepisów. W takich sytuacjach, chcąc spełnić ustawowe zobowiązania, zakupuje on karty na posiłki.

Przykład 2.

Podatnik nie mając możliwości zapewnienia posiłków (jest ustawowo do tego zobowiązany) zakupił tzw. karty posiłkowe. Powyższe karty będą wydawane pracownikom. Pracodawca będzie zasilał powyższe karty codziennie kwotą 15 zł. Co istotne, przedsiębiorca nie ma wpływu, na jakie produkty (na posiłek) zostanie wydatkowana kwota z karty na posiłek.

W tym przypadku pracodawca nie będzie mógł zastosować zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym. Należy stwierdzić, że ustawodawca szczegółowo określił jakie posiłki i napoje winno się zapewnić osobom pracującym w szczególnie uciążliwych warunkach. Tym samym zwolnienie podatkowe możemy stosować tylko wtedy, gdy posiłki (ich kaloryczność) jest zgodna z przepisami. W tej sprawie przedsiębiorca nie ma wpływu, co zostanie zakupione za karty i czy nabyte produkty spełniają określone normy.

Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 lutego 2019 r. numer 0113-KDIPT2-3.4011.552.2018.3.SJ.

Tym samym zapewniając posiłki regeneracyjne, pracodawca musi zwracać uwagę, czy może on na podstawie dokonanych zakupów kart określić, czy zakupy spełniają ustawowe wymagania.