Płatność kartą kredytową to jeden z najpopularniejszych sposobów zapłaty za dokonane zakupy. Bardzo często korzystają z niego przedsiębiorcy dokonujący zakupów na cele działalności gospodarczej. Warto się zatem zastanowić, jak powinny być udokumentowane wydatki uregulowane kartą kredytową poniesione na zakupy firmowe oraz czy opłaty związane z korzystaniem z karty kredytowej mogą stanowić koszt podatkowy.
Wydatki uregulowane kartą kredytową – jak je dokumentować?
Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, musi spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu określoną w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, a zatem być faktycznie poniesionym w związku z prowadzoną działalnością, związanym bezpośrednio bądź pośrednio z uzyskaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodu, a także powinien być właściwie udokumentowany. Zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR podstawą zapisów w księdze pozostają dowody księgowe, którymi są:
-
faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
-
inne dowody, wymienione w § 12 i 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
-
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
-
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
-
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
-
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Ponadto zgodnie z § 12 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:
-
dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
-
noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
-
dowody przesunięć;
-
dowody opłat pocztowych i bankowych;
-
inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.
W związku z powyższym istnieje zamknięty katalog dokumentów uprawniających do ujęcia wydatku w kosztach. Sama płatność kartą kredytową i wydruk dokonanego zamówienia nie są do tego wystarczającymi dowodami księgowymi.
Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 marca 2013 roku, ILPB1/415–37/13–2/AA, w której można przeczytać, że:
„[...] dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być co do zasady faktura bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast zgodnie z ww. § 12 ust. 3 pkt 2 powołanego rozporządzenia podstawą zapisów mogą być również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczych zawierające m.in. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Z uwagi na powyższe wydrukowany dokument, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów”.
Płatność kartą kredytową a ujęcie wydatku w kosztach
Transakcje, za które dokonuje się płatności kartami kredytowymi, potwierdzane są najczęściej papierowym wydrukiem z terminala z widniejącą na nim uiszczoną kwotą oraz datą. Z dokumentu tego nie wynika natomiast, kto i na czyją rzecz dokonał płatności, ani też co było przedmiotem transakcji. Podobnie sytuacja będzie wyglądać z wyciągiem z karty kredytowej. Na nim również brak niezbędnych informacji do zewidencjonowania na jego podstawie kosztów w KPiR.
Przykład 1.
Pan Darek zakupił na aukcji internetowej towar, na który uzyskał wyłącznie potwierdzenie zakupu i zapłaty kartą kredytową. Czy na podstawie potwierdzenia przedsiębiorca może ująć poniesiony wydatek w kosztach firmowych?
W związku z tym, że dokument potwierdza jedynie dokonanie zapłaty i nie zawiera wymaganych elementów, aby uznać go za dowód księgowy, nie może stanowić podstawy do ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Wśród opłat za prowadzenie konta wyróżnić można m.in.:
-
opłaty za prowadzenie konta;
-
opłaty za przelewy;
-
opłaty za kartę płatniczą;
-
prowizje za wypłaty w bankomatach;
-
dodatkowe opłaty.
Aby wydatek taki mógł zostać ujęty w kosztach podatkowych na podstawie wyciągu bankowego, musi dotyczyć transakcji związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest założenie osobnego firmowego konta bankowego, z którego nie będą wypłacane środki w celach prywatnych.
Wydatki uregulowane kartą kredytową a księgowanie opłaty za używanie karty w systemie wFirma.pl
Aby zaksięgować opłatę za użytkowanie karty w systemie wFirma.pl, należy wejść w zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY.
Wprowadzone opłaty bankowe trafią do kolumny 13. KPiR – Pozostałe wydatki. Co do zasady wprowadzane koszty związane z opłatami bankowymi ewidencjonuje się na koniec miesiąca jako zbiorczy dowód wewnętrzny podsumowujący poniesione opłaty bankowe w danym miesiącu. Pod wygenerowane DW należy podpiąć wyciąg bankowy z zaznaczonymi opłatami bankowymi.
