Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki uregulowane kartą kredytową a ewidencja w KPiR

Płatność kartą kredytową to jeden z najpopularniejszych sposobów zapłaty za dokonane zakupy. Bardzo często korzystają z niego przedsiębiorcy dokonujący zakupów na cele działalności gospodarczej. Warto się zatem zastanowić, jak powinny być udokumentowane wydatki uregulowane kartą kredytową poniesione na zakupy firmowe oraz czy opłaty związane z korzystaniem z karty kredytowej mogą stanowić koszt podatkowy.

Wydatki uregulowane kartą kredytową – jak je dokumentować?

Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, musi spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu określoną w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, a zatem być faktycznie poniesionym w związku z prowadzoną działalnością, związanym bezpośrednio bądź pośrednio z uzyskaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodu, a także powinien być właściwie udokumentowany. Zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR podstawą zapisów w księdze pozostają dowody księgowe, którymi są:

  1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

  2. inne dowody, wymienione w § 12 i 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;

  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;

  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ponadto zgodnie z § 12 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

  1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

  2. noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

  3. dowody przesunięć;

  4. dowody opłat pocztowych i bankowych;

  5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

W związku z powyższym istnieje zamknięty katalog dokumentów uprawniających do ujęcia wydatku w kosztach. Sama płatność kartą kredytową i wydruk dokonanego zamówienia nie są do tego wystarczającymi dowodami księgowymi.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 marca 2013 roku, ILPB1/415–37/13–2/AA, w której można przeczytać, że:

„[...] dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być co do zasady faktura bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast zgodnie z ww. § 12 ust. 3 pkt 2 powołanego rozporządzenia podstawą zapisów mogą być również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczych zawierające m.in. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Z uwagi na powyższe wydrukowany dokument, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów”.

Płatność kartą kredytową a ujęcie wydatku w kosztach

Transakcje, za które dokonuje się płatności kartami kredytowymi, potwierdzane są najczęściej papierowym wydrukiem z terminala z widniejącą na nim uiszczoną kwotą oraz datą. Z dokumentu tego nie wynika natomiast, kto i na czyją rzecz dokonał płatności, ani też co było przedmiotem transakcji. Podobnie sytuacja będzie wyglądać z wyciągiem z karty kredytowej. Na nim również brak niezbędnych informacji do zewidencjonowania na jego podstawie kosztów w KPiR.

Przepisy jasno wskazują, jakie dane powinien zawierać każdy dowód księgowy. Brak wymaganych elementów powoduje, że niekompletnie udokumentowany wydatek nie może zostać ujęty w kosztach podatkowych.
Zgodnie z powyższym poniesione wydatki udokumentowane jedynie zestawieniem operacji kartą kredytową czy też wydrukiem potwierdzającym zapłatę nie będą stanowiły podstawy do ujęcia kosztu w KPiR. W takich sytuacjach przy dokonywaniu zakupów konieczne jest zażądanie faktury bądź rachunku.
Płatność kartą kredytową nie potwierdza dokonania czynności, a jedynie samą zapłatę.

 Przykład 1.

Pan Darek zakupił na aukcji internetowej towar, na który uzyskał wyłącznie potwierdzenie zakupu i zapłaty kartą kredytową. Czy na podstawie potwierdzenia przedsiębiorca może ująć poniesiony wydatek w kosztach firmowych?

W związku z tym, że dokument potwierdza jedynie dokonanie zapłaty i nie zawiera wymaganych elementów, aby uznać go za dowód księgowy, nie może stanowić podstawy do ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Pomimo że wydatki uregulowane kartą kredytową – udokumentowane jedynie potwierdzeniem zapłaty – nie mogą stanowić kosztu firmowego, to opłaty bankowe i opłaty za korzystanie z karty już można zaliczyć do wydatków na podstawie wyciągu bankowego.

Wśród opłat za prowadzenie konta wyróżnić można m.in.:

  • opłaty za prowadzenie konta;

  • opłaty za przelewy;

  • opłaty za kartę płatniczą;

  • prowizje za wypłaty w bankomatach;

  • dodatkowe opłaty.

Aby wydatek taki mógł zostać ujęty w kosztach podatkowych na podstawie wyciągu bankowego, musi dotyczyć transakcji związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest założenie osobnego firmowego konta bankowego, z którego nie będą wypłacane środki w celach prywatnych.

Wydatki uregulowane kartą kredytową a księgowanie opłaty za używanie karty w systemie wFirma.pl

Aby zaksięgować opłatę za użytkowanie karty w systemie wFirma.pl, należy wejść w zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY.

Wydatki uregulowane kartą kredytową

Wprowadzone opłaty bankowe trafią do kolumny 13. KPiR – Pozostałe wydatki. Co do zasady wprowadzane koszty związane z opłatami bankowymi ewidencjonuje się na koniec miesiąca jako zbiorczy dowód wewnętrzny podsumowujący poniesione opłaty bankowe w danym miesiącu. Pod wygenerowane DW należy podpiąć wyciąg bankowy z zaznaczonymi opłatami bankowymi.