Karty sportowe dla pracowników a VAT i księgowanie

Karty sportowe dla pracowników stanowią jeden z najczęściej wybieranych pozapłacowych elementów systemu wynagradzania w nowoczesnych firmach. Ich popularność wynika z relatywnie niskiego kosztu jednostkowego, szerokiego zakresu usług oraz pozytywnego wpływu na dobrostan zatrudnionych. Przedsiębiorcy często mierzą się jednak z wyzwaniami, jakie niesie ze sobą prawidłowe rozliczenie częściowo sfinansowanych kart sportowych dla pracowników w kontekście podatkowym oraz księgowym.

Karty sportowe

Firmy oferujące usługi związane z poprawą kondycji fizycznej wydają karty sportowe, z których chętnie korzystają pracodawcy. Przekazując je swoim pracownikom, liczą na wzrost ich motywacji, pogłębienie więzi z firmą, zwiększenie atrakcyjności firmy, zmniejszenie rotacji pracowników, obniżenie absencji chorobowej, poprawę efektywności pracy. Karty sportowe często oferują zakres usług takich jak:

• siłownie,
• kluby fitness,
• baseny,
• zajęcia grupowe,
• lodowiska,
• ścianki wspinaczkowe,
• korty tenisowe,
• obiekty sportowe współpracujące z operatorem.

Pracodawca może w całości albo w części sfinansować zakup karty sportowej.

Karty sportowe dla pracowników a przychód podlegający opodatkowaniu PIT

Na mocy z art. 11 oraz 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) przychodem ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki,
• nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop

– oraz wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zatem otrzymanie przez pracownika karty sportowej:

1. w całości sfinansowanej ze środków obrotowych pracodawcy będzie u pracownika przychodem ze stosunku pracy, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT;
2. w części sfinansowanej ze środków obrotowych pracodawcy (np. w 50%) będzie u pracownika przychodem ze stosunku pracy, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT w kwocie wynikającej z różnicy między wartością karty sportowej (według ceny zakupu) a wartością sfinansowaną przez pracownika.

Należy jednak podkreślić, że źródło finansowania karty sportowej na gruncie obowiązku opodatkowania podatkiem PIT u pracownika ma kluczowe znaczenie.

Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej – rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł.

Jeżeli karta sportowa została sfinansowana ze środków ZFŚS, a jej roczna wartość nie przekroczyła 1000 zł, to u pracownika nie powstanie przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem PIT. Natomiast nadwyżka ponad tę kwotę będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT.

Przykład 1.

Pracownik otrzymał od pracodawcy kartę sportową, której miesięczna wartość wynosi 200 zł. Karta ta będzie w całości finansowana ze środków obrotowych pracodawcy. Czy wobec pełnego sfinansowania karty sportowej przez pracodawcę powstanie u pracownika przychód do opodatkowania podatkiem PIT, czy też nie? W tej sytuacji cała wartość karty (świadczenia) podlega u pracownika opodatkowaniu podatkiem PIT.

Przykład 2.

Pracownik otrzymał od pracodawcy kartę sportową, której miesięczna wartość wynosi 400 zł. Karta ta będzie w części finansowana ze środków obrotowych pracodawcy – 300 zł, a w części z wynagrodzenia pracownika – 100 zł. Czy wobec częściowego sfinansowania karty sportowej przez pracodawcę powstanie u pracownika przychód do opodatkowania podatkiem PIT, czy też nie? W tym przypadku:

• część sfinansowana przez pracodawcę – 300 zł podlega u pracownika opodatkowaniu podatkiem PIT,
• część pokryta przez pracownika nie jest u pracownika przychodem, a więc nie podlega opodatkowaniu PIT.

Przykład 3.

Pracownik otrzymał od pracodawcy kartę sportową, której roczna wartość wyniosła 1500 zł. Karta została w całości sfinansowana ze środków ZFŚS. Czy na okoliczność pokrycia pełnej wartości karty ze środków ZFŚS powstanie u pracownika przychód do opodatkowania podatkiem PIT, czy też nie? U pracownika powstanie przychód do opodatkowania podatkiem PIT, ale tylko w kwocie nadwyżki ponad kwotę wolną (kwota wolna wynosi 1000 zł), czyli w kwocie 500 zł.

Karty sportowe dla pracowników a koszt pracodawcy

Nawiązując do art. 22 ustawy o PIT, wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę będzie u niego kosztem uzyskania przychodu, jeżeli spełni następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• został właściwie udokumentowany;
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Jeżeli wydatek na karty sportowe skutkuje wzrostem motywacji pracowników, pogłębieniem więzi z firmą, zwiększeniem atrakcyjności firmy, zmniejszeniem rotacji pracowników, obniżeniem absencji chorobowej, poprawą efektywności pracy, wzrostem wydajności i jakości pracy, wówczas będzie stanowił koszt uzyskania przychodu.

Potwierdza to m.in. stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z 31 października 2024 roku (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.461.2024.2.AG).

Należy jednak zaznaczyć, że na gruncie zarówno PIT, jak i VAT kluczowe jest źródło finansowania kart sportowych.

Jeżeli wydatek na karty sportowe został pokryty przez pracodawcę środkami z ZFŚS, wówczas w myśl art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Z kolei, gdy wydatek na karty sportowe został sfinansowany ze środków obrotowych pracodawcy w części lub w całości oraz przyznawanie karnetów nie będzie odbywać się na podstawie kryterium socjalnego, wówczas wydatek ten będzie stanowił koszt uzyskania przychodów odpowiednio w części lub w całości.

Częściowe sfinansowanie kart sportowych dla pracowników ze środków obrotowych firmy a VAT

W przypadku gdy pracodawca jedynie w części dofinansowuje karty sportowe dla pracowników (ze środków obrotowych firmy), a w części z wynagrodzenia pracownika, wówczas w świetle stanowiska Dyrektora KIS stanowi to odpłatne świadczenie usług, a więc daje pracodawcy prawo do odliczenia VAT (zakup w celu dalszej odsprzedaży – refakturowanie na rzecz pracowników).

Natomiast z uwagi na to, że częściowe sfinansowanie przez pracodawcę (ze środków obrotowych firmy) kart sportowych stanowi odpłatne świadczenie usług, to powoduje to obowiązek opodatkowania podatkiem VAT na mocy art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.

Potwierdza to stanowisko Dyrektora KIS wyrażone w interpretacji indywidualnej z 25 maja 2021 roku (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.112.2021.2.IK), w której wskazuje, że: „[…] W przedstawionych okoliczności sprawy, biorąc pod uwagę brzmienie powołanego wyżej art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, należy uznać, że Wnioskodawca, jako podmiot obciążający pracowników, kosztami nabywanej usługi w stosownej części, traktowany jest jako usługobiorca, a następnie usługodawca tej samej usługi. Tym samym, w analizowanej sprawie na gruncie ustawy występuje odpłatne świadczenie usług.

Podkreślić przy tym jeszcze raz należy, że czynność może być albo odpłatna, albo nieodpłatna. A na gruncie podatku od towarów i usług nie występują czynności częściowo odpłatne. Jeśli tylko czynność została wykonana za wynagrodzeniem, to jest ona odpłatna. Nie ma żadnego znaczenia, czy wynagrodzenie to pokrywa koszty świadczenia tej czynności poniesione przez podatnika, ewentualnie kreuje dla podatnika zysk. Także czynności wykonane »po kosztach« ich świadczenia, bądź poniżej tych kosztów, są czynnościami odpłatnymi, o ile tylko pobrano za nie wynagrodzenie.

Wobec tego nie można uznać, że czynności wykonywane za wynagrodzeniem, które to wynagrodzenie jest niższe od kosztów świadczenia tych czynności (w tym przypadku kosztów nabycia kart MultiSport), są nieodpłatne w części.

Zatem uzyskanie zapłaty, która pokrywa jedynie koszty czy też tylko ich część, nie oznacza, że czynność ma charakter nieodpłatny lub częściowo nieodpłatny.

Dla opodatkowania czynności podatkiem od towarów i usług nie ma znaczenia, czy przez dostawcę towaru lub świadczącego usługę została odniesiona korzyść finansowa. Istotnym jest, czy w zamian za dostarczony towar lub wykonaną usługę zostało wypłacone wynagrodzenie na rzecz dostawcy. Bez znaczenia pozostaje zatem fakt, czy wynagrodzenie sprzedającego towar/wykonującego usługę obejmuje jedynie kwotę stanowiącą zwrot kosztów lub jej część, czy też zostało powiększone o marżę stanowiącą zysk dla dostawcy.

W świetle powyższych uwag należy uznać, że obciążenie pracowników określoną kwotą do zapłaty z tytułu przekazania im opisanych kart spowoduje, że na gruncie ustawy o VAT czynność ta będzie odpłatna. Należy zatem stwierdzić, w oparciu o przepisy art. 8 ust. 1 w związku z art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług, że w niniejszej sprawie Wnioskodawca świadczy na rzecz pracowników usługi, podlegające opodatkowaniu na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Skoro Wnioskodawca (pracodawca), czynny zarejestrowany podatnik podatku VAT, nabywa karty MultiSport w celu przekazania ich pracownikom za częściową nawet tylko odpłatnością, czyli w celu odsprzedaży, to ich zakup służy bezpośrednio realizacji czynności opodatkowanej. Wnioskodawcy przysługuje więc prawo do pełnego odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup tych kart, otrzymanych od podmiotu trzeciego.

Należy zatem stwierdzić, że w sytuacji, gdy dany zakup jest wykorzystywany przez Wnioskodawcę wyłącznie do działalności opodatkowanej VAT i nie jest wykorzystywany do działalności zwolnionej oraz Wnioskodawca może przyporządkować ten zakup wprost do czynności opodatkowanych, przysługuje Mu prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu tego nabycia.

Tym samym, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z prawidłowo wystawionych faktur, w związku z nabyciem świadczeń w celu ich przekazania pracownikom/osobom współpracującym lub prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie, w jakim służą one do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym należy zaznaczyć, że prawo to będzie przysługiwało, o ile nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy. […]”.

Ponadto należy podkreślić, że przekazania kart sportowych dla pracowników nie należy dokumentować fakturą. Potwierdza to stanowisko Dyrektora KIS wyrażone w interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2025 roku (sygn. 0112-KDIL3.4012.362.2025.2.AK), w której wskazuje, że: „[…] Podsumowując, stwierdzam, że nie mają Państwo obowiązku dokumentowania ani fakturą, ani paragonem udostępnienia kart sportowych typu […] zatrudnionym na podstawie umowy o pracę pracownikom, członkom ich rodzin oraz ich osobom towarzyszącym. Natomiast w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, członków ich rodzin oraz ich osób towarzyszących nie mają Państwo obowiązku dokumentowania fakturą udostępnienia kart sportowych typu […]. Jednak będą Państwo mieli obowiązek ewidencjonowania udostępnienia kart sportowych typu […] w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, członków ich rodzin oraz ich osób towarzyszących przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a tym samym dokumentowania tej sprzedaży paragonem.

Ponadto, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na żądanie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności, Spółka będzie obowiązana wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę. […]”.

Częściowe sfinansowanie kart sportowych dla pracowników ze środków obrotowych firmy a VAT

Z kolei, gdy pracodawca w części finansuje zakup karty sportowej dla pracowników ze środków ZFŚS, a pozostałą część finansuje pracownik ze swojego wynagrodzenia, wówczas pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z faktury zakupowej za karty sportowe. Natomiast przekazanie karty sportowej pracownikom nie podlega opodatkowaniu VAT.

Z uwagi na to, że środki na częściowe sfinansowanie zakupu kart sportowych pochodzą z ZFŚS (a nie z bieżących środków obrotowych firmy), pracodawca nie działa w tym zakresie jako podatnik VAT. Przekazanie kart sportowych sfinansowanych częściowo z ZFŚS nie jest traktowane jako odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT.

Częściowe sfinansowanie kart sportowych dla pracowników w księgach rachunkowych

Wydatki na zakup kart sportowych dla pracowników ze środków obrotowych firmy, w części sfinansowanej przez pracodawcę, a w części przez pracownika, powinny być ujęte w podstawowych kosztach działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.

Przykład księgowania przedstawiono poniżej.

Warto na koniec jeszcze zaznaczyć, że wydatki na zakup kart sportowych mogą być pokryte przez pracodawcę w części albo w całości ze środków obrotowych firmy lub ze środków pochodzących z ZFŚS oraz w części z wynagrodzenia pracownika.