Harmonogram prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2024 rok

Zamknięcie ksiąg rachunkowych to jedno z kluczowych zadań kończących rok obrotowy, wymagające precyzji, dobrej organizacji oraz zachowania zgodności z przepisami prawa. Proces ten obejmuje szereg czynności, takich jak weryfikacja zapisów księgowych, uzgadnianie sald, sporządzanie sprawozdania finansowego czy przygotowanie niezbędnych rozliczeń podatkowych. Aby zapewnić sprawne i terminowe zakończenie tego etapu, niezbędne jest opracowanie szczegółowego harmonogramu prac, który uwzględni zarówno specyfikę działalności jednostki, jak i obowiązujące terminy ustawowe. W artykule przedstawimy harmonogram prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych oraz jego najważniejsze etapy za 2024 rok.

Okres sprawozdawczy i rok obrotowy w jednostce prowadzącej księgi rachunkowe 

Jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości jest zasada periodyzacji, która zakłada podział zdarzeń gospodarczych na przedziały czasowe ograniczone datami umownymi. Daty te nazywane są datami umownymi, a wyznaczone okresy są okresami obrachunkowymi. Zasada periodyzacji wyznacza ramy czasowe, w których powinny być stosowane inne nadrzędne zasady rachunkowości.

Okresy obrachunkowe obejmują:

• okres sprawozdawczy, czyli okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe jednostki w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych;
• rok obrotowy, czyli rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Rok obrotowy jest okresem, w którym jednostka kontynuująca działalność realizuje cykl rachunkowości. Księgi rachunkowe prowadzi się odrębnie dla każdego roku obrotowego. Co do zasady jednostki gospodarcze otwierają księgi rachunkowe na dzień rozpoczynający każdy rok obrotowy i zamykają je na koniec każdego roku obrotowego.

Wycena bilansowa

Wyceny aktywów i pasywów dokonuje się nie rzadziej niż na dzień bilansowy zgodnie z zasadami określonymi w art. 28 dla poszczególnych grup aktywów i pasywów. Wycena bilansowa aktywów i pasywów jednostki gospodarczej w momencie zamknięcia roku obrotowego powinna być dokonywana zgodnie z jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości, czyli z zasadą ostrożności. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić:

• zmniejszenie wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;
• wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne;
• wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne;
• rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Celem zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2024 rok jednostka przeprowadza wycenę bilansową na dzień bilansowy, czyli na 31 grudnia 2024 roku. 

Inwentaryzacja

Kolejnym krokiem w celu zamknięcia roku obrotowego jest uzgodnienie sald z rzeczywistym stanem końcowym składników bilansowych drogą inwentaryzacji. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z kolejnej nadrzędnej zasady rachunkowości, a mianowicie zasady wiernego i rzetelnego obrazu. Zgodnie z art. 4 ust. w ustawy o rachunkowości jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Oznacza to, że dane wprowadzane do ksiąg rachunkowych oraz prezentowane w sprawozdaniu finansowym mają przedstawiać prawdziwy i rzetelny obraz jednostki. W tym celu przeprowadza się okresową konfrontację obrazu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym. Elementem procesu inwentaryzacji są czynności zmierzające do ustalenia rzeczywistego stanu składników bilansowych w celu sprawdzenia i ewentualnego sprostowania danych ewidencji księgowej. Inwentaryzacji podlegają wszystkie składniki bilansowe, czyli zarówno rzeczowe składnik, jak i składniki mające charakter praw majątkowych.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Na dzień inwentaryzacji sporządza się zestawienie sald inwentaryzowanej grupy aktywów (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Inwentaryzację aktywów i pasywów celem zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2024 rok przeprowadza się zatem na 31 grudnia 2024 roku, z możliwością przeprowadzenia niektórych czynności od 1 października 2024 roku do 15 stycznia 2025 roku lub metodą ciągłą. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się bowiem za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1. składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
2. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;
3. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat;
4. zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku;
5. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku.

Kolejnym elementem procesu inwentaryzacji jest ustalenie i wyjaśnienie przyczyn powstania różnic ilościowych i wartościowych pomiędzy stanem rzeczywistym składników bilansowych a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Rozliczenia wyników inwentaryzacji, czyli ujawnionych w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji nadwyżek i niedoborów, dokonuje się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji. Przy czym rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych należy dokonać przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za ten rok, zatem rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych za 2024 rok należy dokonać w terminie do 26 marca 2025 roku. 

Sporządzenie zestawienia obrotów

Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 UoR są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym. Oznacza to, że sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za 2024 rok powinno nastąpić w terminie do 26 marca 2025 roku. Zestawienie to jest podstawą do dokonania weryfikacji wewnętrznej zgodności kont syntetycznych oraz stanowi źródło informacji potrzebnych do prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego.

W momencie zamknięcia roku obrotowego konieczne jest odpowiednie uzgodnienie analityki z syntetyką. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Zestawienie to należy sporządzić do 31 marca 2025 roku, stanowi ono podstawę do weryfikacji zgodności kont syntetycznych z kontami analitycznymi oraz jest źródłem informacji potrzebnych do prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego.

Harmonogram prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych - sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Na harmonogram prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych składa się kilka kluczowych etapów. Zamknięcie kont jest końcowym etapem prac związanych z zakończeniem roku obrotowego. Zgodnie z art. 12 ust. 1 UoR księgi rachunkowe zamyka się w szczególności na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tego zdarzenia. Księgi rachunkowe za 2024 rok zamyka się zatem na 31 grudnia 2024 roku w terminie do 31 marca 2025 roku, przy czym jest to tzw. wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych za 2024 rok sporządza się sprawozdanie finansowe za 2024 rok w terminie do 31 marca 2025 roku. Również do 31 marca 2025 roku powinno nastąpić podpisanie sprawozdania finansowego za 2024 roku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. 31 marca 2025 roku to także termin na sporządzenie sprawozdania z działalności i innych sprawozdań wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym.

Udostępnienie sprawozdania finansowego za 2024 rok powinno nastąpić najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, akcjonariuszy lub członków. Badanie sprawozdania finansowego za 2024 rok należy przeprowadzić do 30 czerwca 2025 roku, przy czym wybór firmy audytorskiej do badania sprawozdania finansowego i podpisanie umowy powinno mieć miejsce w IV kwartale 2024 roku. 

W końcu zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2024 rok powinno nastąpić w terminie do 30 czerwca 2025 roku. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2024 rok następuje podział lub pokrycie wyniku finansowego za 2024 rok. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych i ich otwarcie dla jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić natomiast najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Należy mieć na uwadze, że na mocy art. 12 ust. 4 i 5 UoR zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Złożenie sprawozdania finansowego w KRS zgodnie z art. 69 ustawy o rachunkowości powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania za 2024 rok. W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania za 2024 rok ma miejsce także złożenie sprawozdania finansowego do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 70 UoR).