W okresie zwiększonej zachorowalności na grypę wiele firm decyduje się na profilaktykę zdrowotną, której elementem jest dobrowolne sfinansowanie przez pracodawcę szczepień przeciwko grypie dla pracowników. Takie świadczenie ogranicza absencje chorobowe, jednak jego ujęcie w ewidencji księgowej i podatkowej wymaga odpowiedniego zakwalifikowania zarówno po stronie kosztów pracodawcy, jak i przychodu pracownika.
Koszty szczepień przeciwko grypie w księgach rachunkowych pracodawcy
Wydatki na szczepienia przeciwko grypie sfinansowane dobrowolnie przez pracodawcę ujmowane są w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Wydatki te, jako związane z zatrudnieniem, ewidencjonuje się zazwyczaj na koncie 400 „Koszty według rodzajów”, a w analityce „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.
Fakturę za szczepienia przeciwko grypie przeznaczone dla pracowników w księgach rachunkowych ujmuje się zapisem:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”;
a następnie przeksięgowuje się koszt szczepień na odpowiednio konto w zespole 4:
- Wn konto 400 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
Natomiast zapłatę zobowiązania wobec dostawcy na podstawie wyciągu bankowego lub dowodu kasowego KW:
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”/konto 100 „Kasa”.
Dobrowolne sfinansowanie przez pracodawcę szczepień przeciwko grypie – PIT i ZUS
Pracodawca w trosce o zdrowie pracowników oraz w celu ograniczenia ich nieobecności spowodowanych ewentualnymi zachorowaniami na grypę może podjąć decyzję o dobrowolnym sfinansowaniu dla nich szczepień przeciwko grypie. Poszczególni pracownicy mogą skorzystać z dodatkowego benefitu w postaci darmowego szczepienia lub z niego zrezygnować, jednak każdy, kto zdecyduje się na szczepienie sfinansowane przez pracodawcę, uzyskuje wymierną korzyść, unikając wydatku, który musiałby ponieść w przypadku samodzielnego zaszczepienia się. Dobrowolne sfinansowanie szczepień przez pracodawcę stanowi więc dla pracowników przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.
„Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.
Oznacza to, że wartość sfinansowanego dobrowolnie przez pracodawcę szczepienia podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnego świadczenia, a na pracodawcy ciążą obowiązki płatnika podatku dochodowego. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 28 kwietnia 2023 roku (sygn. 0115-KDIT2.4011.69.2023.1.ŁS). Należy przy tym podkreślić, że dobrowolnie sfinansowane przez pracodawcę szczepienia przeciwko grypie nie mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Pracodawca dolicza więc wartość szczepienia do przychodów pracownika uzyskanych ze stosunku pracy i od całości oblicza, pobiera i uiszcza zaliczkę na PIT. Przy czym wartość pieniężną szczepienia ustala się według ceny zakupu, a jeśli pracownik pokrywa część kosztu, przychodem jest różnica między ceną zakupu a kwotą poniesioną przez zatrudnionego.
W księgach rachunkowych kwotę podatku PIT ewidencjonuje się na podstawie sporządzonej listy płac w następujący sposób:
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym – PIT).
Dobrowolnie sfinansowane przez pracodawcę szczepienia przeciwko grypie należy uwzględnić także w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia ZUS. Przy czym w razie spełnienia warunków zawartych w art. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe szczepienie nie podlega oskładkowaniu.
„Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji”.
W księgach rachunkowych potrącone składki ZUS ewidencjonuje się na podstawie sporządzonej listy płac w następujący sposób:
składki w części finansowanej przez pracownika:
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS);
składki w części finansowanej przez pracodawcę:
- Wn konto 400 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).
Przykład 1.
Spółka z o.o. działająca w branży usługowej w okresie wzmożonych zachorowań na grypę zdecydowała się jednorazowo dobrowolnie sfinansować swoim pracownikom szczepienia ochronne. Celem przedsięwzięcia było ograniczenie ryzyka absencji chorobowych oraz zapewnienie ciągłości pracy w kluczowych działach. Finansowanie szczepień nie wynika z obowiązków nałożonych przepisami prawa pracy, a więc ma charakter dobrowolnego świadczenia na rzecz pracowników, a każdy pracownik podjął decyzję, czy chce skorzystać z dodatkowego benefitu w postaci szczepienia przeciwko grypie. W jaki sposób przebiega ewidencja dobrowolnie sfinansowanych przez pracodawcę szczepień przeciwko grypie? Spółka otrzymała od przychodni medycznej fakturę dokumentującą usługę szczepień. Wartość faktury została ujęta w ewidencji księgowej w następujący sposób:
Ujęcie faktury za usługę szczepień:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Konto imienne kontrahenta);
Zarachowanie wydatków poniesionych na szczepienia przeciw grypie dla pracowników do kosztów działalności operacyjnej jednostki:
- Wn konto 400 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”;
Uregulowanie przelewem zobowiązania wobec przychodni:
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Konto imienne kontrahenta),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Ponieważ sfinansowanie szczepień stanowi dla pracowników wymierną korzyść, wartość świadczenia podlega opodatkowaniu podatkiem PIT i oskładkowaniu, co zostało uwzględnione w sporządzonej liście płac ujmowanych w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych.
Dobrowolne sfinansowanie przez pracodawcę szczepień przeciwko grypie stanowi koszt działalności operacyjnej, ujmowany w ewidencji jako pozapłacowe świadczenie na rzecz pracowników. Jednocześnie po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy, od którego należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Właściwe ujęcie tych operacji w księgach rachunkowych pozwala prawidłowo rozliczyć zarówno koszty poniesione przez jednostkę, jak i obowiązki płatnika wynikające z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.
Polecamy:
