Aktualnie obowiązujące przepisy ustawy o VAT dopuszczają możliwość korzystania z wirtualnych kas fiskalnych mających postać oprogramowania. W związku z tym pojawia się pytanie, czy kasa fiskalna w postaci oprogramowania w telefonie jest możliwa do posiadania. Poniżej przedstawiamy wyjaśnienia na ten temat.
Kasa fiskalna w postaci oprogramowania w telefonie
W przypadku gdy podatnik dokonuje sprzedaży towarów lub usług na rzecz rolnika ryczałtowego lub na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, jest zobowiązany do posiadania kasy rejestrującej. Ten ogólny obowiązek wynika z treści art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.
Natomiast zgodnie z art. 111b ustawy o VAT ewidencja sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, spełniających wymagania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 pkt 2.
Ww. przepis umożliwia podatnikom korzystanie z kasy fiskalnej mającej postać oprogramowania. Doprecyzowanie tego zagadnienia ma miejsce w 2 rozporządzeniach, tj.:
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, oraz
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Należy zaznaczyć, że możliwość stosowania kas wirtualnych została przewidziana dla ściśle określonej grupy podatników. Z kas fiskalnych mających postać oprogramowania mogą korzystać tylko podatnicy wymienieni w par. 1 rozporządzenia w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W przepisie tym wymieniono 29 czynności, wśród których możemy przykładowo wskazać na czynności:
- usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego;
- usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
- usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
- usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
- usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
- usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
- pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
- usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
- usług przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
- pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);
- usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
- usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).
Dostępna jest opcja kasy fiskalnej w postaci oprogramowania w telefonie
Wskazane kasy wirtualne muszą spełniać te same warunki co „zwykłe” kasy rejestrującej. Na mocy art. 111 ust. 6a ustawy o VAT kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi mieć numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących. Potwierdzenie, o którym mowa, wydaje się na czas określony. Może ono być cofnięte w przypadku wprowadzenia do obrotu kas rejestrujących:
- niespełniających funkcji wymienionych w ust. 6a lub wymagań technicznych dla kas rejestrujących, lub
- niezgodnych z egzemplarzem wzorcowym kasy rejestrującej lub dokumentami dołączanymi do wniosku o wydanie tego potwierdzenia.
Zgodnie z art. 111 ust. 6d ustawy o VAT Prezes Głównego Urzędu Miar:
- w drodze decyzji wydaje, odmawia wydania lub cofa potwierdzenie;
- ogłasza w Dzienniku Urzędowym Głównego Urzędu Miar wykaz typów kas rejestrujących, które otrzymały potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6b, wraz z określeniem numeru i daty potwierdzenia, terminu jego obowiązywania oraz nazwy producenta krajowego, podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących,
W marcu i wrześniu 2023 roku Główny Urząd Miar wydał decyzje (PT 3/2023 oraz PT 11/2023), w ramach których wyraził zgodę na dopuszczenie do użytku kas fiskalnych mających postać aplikacji na smartfona. Aplikacja taka została stworzona przez firmę Wirtualne Kasy Fiskalne sp. z o.o. Można ją pobrać ze sklepu Google Play na urządzenie mobilne i wykorzystywać do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Praktyczne aspekty prowadzenia ewidencji przy użyciu wirtualnej kasy fiskalnej
Prowadzenie ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy wirtualnej nie odbiega znacząco od obowiązków związanych ze „zwykłą” kasą fiskalną. Otóż, jak wynika z treści par. 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i mają ważne certyfikaty kasy.
Podatnik zapewnia połączenie kasy z drukarką i jej konfigurację w sposób zapewniający poprawny wydruk. Zapewnia on także konfigurację urządzenia, na którym jest zainstalowana kasa, zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy.
Zgodnie zaś z par. 8 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, paragon fiskalny. Przy czym, jak stanowi par. 18 tego aktu, podatnicy, prowadząc ewidencję, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany w postaci elektronicznej.
W rezultacie posiadanie wirtualnej kasy fiskalnej w formie oprogramowania w telefonie jest obecnie możliwe, przy czym należy wyraźnie podkreślić, że taka opcja nie zwalnia uprawnionych podatników od elementarnych obowiązków związanych z posiadaniem kas rejestrujących, jak choćby konieczność wydawania paragonów fiskalnych.
